基于可视化的扁平化组织结构设计

摘 要：可视化管理技术的应用，使得现场信息能够得到及时有效的收集，管理效果渗透到各个环节，管理活动透明化，促进了扁平化组织结构的发展。该结构具有管理层次少，管理幅度大，决策权分散等特征。可视化管理的实现方式是：利用传感技术和识别技术实现有效的采集，凭借结构分析模型，展示数据处理内容，通过智能挖掘与在线分析，促进工作人员对信息的认知和运用，利用知识库和知识检索，实现建设学习型组织的目的。在可视化管理的基础上，扁平化组织结构的管理层次减少，对各个职位的人员素质有了更高的要求，分工更加明确，对工作环境的信息化需求同时提升。扁平化结构管控需要从提升人员素质，提高信息质量，重组业务，保持组织柔性中得到实现。

关键词：可视化 组织设计 管理幅度 管理层次 扁平化

中图分类号：D035 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0169-03

随着企业的发展壮大，企业自身面临机构臃肿，层级过多，信息传递缓慢，失真率高的困境，导致决策缓慢、失误或缺乏快速应变。同时，企业面临环境的变化，竞争激烈，客户需求多元化、个性化，产品更新换代快，企业需要及时了解客户需求及变化。

面对组织规模的扩大，传统组织理论认为，由于管理者受精力、知识、能力、经验的限制，所能管理的下属人数是有限的。因此惟有增加管理层次才能实现对人员的管理和控制。应对各级管理人员对信息品质需求的不断提升，可视化信息管理系统通过更全面，更直观的信息展示，被越来越多的企业应用于管理活动中。可视化管理系统以其突出的可视化特性，突破了管理者管理幅度的局限性，简化了传统锥形组织结构的繁杂层次。它的应用，使得企业形成简单清晰的扁平化组织结构成为可能。

1 可视化管理对组织设计的促进作用

可视化管理是利用IT系统使现场的信息得到充分的收集、有效整合、加强关联性等使得管理决策更为科学有效（如表1）。

可视化管理使得管理效果可以渗透到企业人力资源、供应链、客户管理等多个环节，对组织结构具有较大影响。大幅度的加快信息在组织中的传递速度，简化业务流程，有效提高主管与下属之间的沟通效率。对于管理者来说，他有更多精力关注更多的下属，增大了管理幅度，减少了组织层次，组织设计趋于扁平化。同时，借助可视化管理，管理者可以直接深入的了解各环节发生的真实状况，信息经过可视化管理系统处理与锥形结构中一级一级的人工传递相比较，及时发现并解决问题，达到了管理渗透的目的，使管理透明化，各部门之间相互监督，减少组织中监管的工作任务，使组织结构更加精简，分工明确。

在可视化管理应用于企业后，企业的组织结构从锥形更多的转向扁平型，形成扁平化的组织设计模式。

2 基于可视化的扁平化组织结构设计框架

2.1 基于可视化的扁平组织结构设计模式

2.1.1 结构设计流程图

扁平组织设计流程从设计到形成，每个步骤都有具体的任务分工（如图1）。

（1）职务设计是在目标活动逐步分解的基础上，设计和确定组织内具体管理工作所需要的职务类别和数量，分析担任每个职务的人员应负的责任，应具备的素质要求。可视化管理系统提供了强大的辅助功能，对工作量的分配有了重新的定义，要求员工具备更加专业的技术技能，下属拥有更多自主解决问题的空间的同时负有更多的责任，使每一位下属有强烈的主人翁意识，精简结构层次，以更轻巧的组织形式更有效的解决业务中的问题。

（2）根据职务从事的工作内容的性质以及职务之间的相互联系，按照因事设职和因人设职相结合、权责对等和命令统一的原则，将各个职位组合成不同的部门。部门的划分在可视化系统中能够突出工作内容的差异性，更好的合并工作内容的一致性，减少资源的浪费，以更少的层次结构，更少的部门，具备更出色的团队能力。

（3）在职务设计和部门划分的基础上，还要根据组织内外能够获取的人力资源进行调整，并平衡工作量，以使组织机构合理。如果再次分析合理，则根据工作内容性质规定各管理机构之间的职责、权限以及义务关系，使各管理部门和职务形成一个严密的网络。可视化管理的充分应用网络技术，构建组织的网络结构，层次清晰，职责明确。

2.1.2 扁平化组织结构系统图

扁平化的组织结构下，公司管理层次大体分为四层（如图2）。

2.1.3 职务说明书

扁平结构的影响体现在组织设计的各个方面，在这种组织结构下，包括对工作能力的要求，工作内容和性质的划分，工作环境和工作条件的改变，随着可视化的融入，都产生了较大的改变，形成了扁平化的组织设计新的分析要素特点（如图3）。

（1）主管和下属的工作能力：主管综合、表达、理解能力强，可以就下属请示提出恰当的建议，缩短与下属接触占用的时间。下属如果经过系统培训，则可以在很多问题上根据符合组织要求的主见解决，减少向主管请示的频率。这样，管理幅度可以适当放宽。

可视化的信息传递形式通过图元集的使用，更清晰，准确表达，降低知识负载带来的理解上的时间消耗。从主管角度，可以提高主管的综合分析能力，跟快捷的提出合理的建议，减少与下属接触的时间。从下属的角度，透明化的管理系统中，他们可以方便的获取需要的信息和知识，更加自主的完成任务。通过可视化强大的交互功能有效的提升了主管和下属的工作能力，进而拓宽管理的幅度，使组织设计趋于扁平化。

（2）工作内容和性质：主管的工作在于决策和用人。处在不同层次，决策与用人的比重不同。越接近高层，主管人员的决策职能越重要，其管理幅度较中层和基层管理人员小。

可视化管理系统的应用使得高层领导者突破较小的管理幅度的瓶颈。高层主管人员重要的决策职能在可视化管理系统的辅助下，缩减了常规步骤，使决策效率提升，主管人员的时间和精力可以投入用人方面。这样，高层的工作在决策和用人两边可以更加均衡，更全面的了解公司运营全貌，促进高层管理者结合业务和人员两方面做出更加合理的决策。同时，组织设计的层次减少，公司业务责任更加明朗。

下属工作内容越相似，主管指导和建议也大体相同，管理幅度就可以较大一些。在可视化管理系统中，透明化的管理可以更容易发现内容相似的工作，这样主管人员可以进行统一指导，同一时间给多个下属提出建议，管理幅度自然增大，管理层向扁平化过渡。

计划本身制定的详尽周到，主管指导下属所用的时间就少，增大有效管理幅度。

从认知心理学的角度分析，人不能完全预测未知的事情是因为人脑不能记忆所有的信息并对其加以利用，分析。通过可视化管理系统将所有的信息汇集在一起，并用科学的方法加以加工，分析，就可以制定出更加合理的计划，使计划的每个方面的都较为完善。这样，在执行中下属执行就不需要过多的请示，有效管理幅度增大，所以就不需要复杂的层次结构，给业务带来组织内的麻烦。

（3）工作条件：给主管配备必要的助手，由助手和下属进行一般联络，直接处理明显次要问题，减少主管的工作量，增加其管理幅度。可视化管理系统就扮演了主管的助手的角色。它具有一定的智能功能，对于一些相对简单的问题通过计算机运算，模拟，可以提供一些决策建议，提供给主管人员选择。

利用可视化管理的先进技术掌握信息，可以使下属更自主的处理分内事物。有利于扩大主管的管理幅度。

不同下属地理上的分散，会增加沟通之间的困难，影响主管直属部下的数量。可视化管理打破管理的地理局限性，信息在系统内流通，组合，分配，有效结合各种资源，使业务的管理范围进一步扩大，增进管理幅度的扩展。

（4）工作环境：组织环境稳定影响组织活动内容和政策的调整频度和幅度。环境变化越快，变化程度越大，下属向上级的请示就越有必要、越经常。环境越不稳定，各层管理人员的管理幅度越受到限制。输入可视化系统的信息能够让管理活动更好的适应环境的变化，及时预防、发现、解决存在的问题，维持组织长期运行的稳定性，形成扁平型的组织结构。

2.2 基于可视化的扁平化组织结构设计特点与实现方式

2.2.1 扁平化组织结构设计特点

传统的锥形结构如图4所示，管理幅度较小，从而形成管理层次较多的高、尖、细的金子塔形态。

与锥形结构比较，在层次幅度，权利结构，决策权，沟通方式等方面，扁平结构具有更符合当今企业环境的优势（如表1）。

2.2.2 扁平化组织中可视化管理的实现方式

（1）通过可视化管理系统直接观察生产作业，发现问题；观察其他人员工作情况，自动调整工作状态或帮助其他人员，充分发挥团队协作。

（2）从大量、动态、异构的数据中，发现隐性知识和数据结构特点，参照工作人员需求，设计统计分析模型库，如趋势外推法，结构分析模型（饼状图，柱状图，雷达图，曲线），展示数据处理内容，促进工作人员对信息的认知和运用。

（3）利用组态和图像渲染技术对各个管理对象的各个属性单元采用标准化设计和展示，使界面图像能够形象生动模拟现场。嵌入实时属性信息，促进人机交互。

（4）利用传感技术和识别技术实现有效的采集、传输、储存，根据需要挖掘，吸取，降维和可视化映射等方法挖掘潜在价值，提高信息利用率。

（5）智能挖掘与在线分析，以及统计分析，预警，防控，视频监督和图像模拟功能的实现，为工作人员提供判断决策信息，事故分析，概率分析和迭代计算功能描述各个方案的可能性。

（6）通过知识库和知识检索，使企业与专家的知识、经验通过一定的渠道和网络传播学习，实现建设学习型组织的目的。

2.3 基于可视化的扁平化组织结构管控

2.3.1 提高管理者与被管理者的素质

首先要求管理者提高责任意识。扁平化后管理者的责任范围加大，管理职位更加明朗化，管理责任更加明确化，管理者必须主动承当责任。其次，要求管理者提高应变与沟通能力，管理者需要根据实际情况调整自己的角色，适应变化的环境。最后，要求管理者掌握并运用可视化沟通手段，提高沟通效率。就被管理者而言，在掌握必要的技术技能之外，还需要掌握先进的沟通手段和技能，以实现与管理者及其他部门的有效沟通。公司也应加强对员工持续不断的培训。公司鼓励在组织内部建立学习型小组，使团队获得知识的同时，增进团队的凝聚力。

2.3.2 提高组织内信息传递的速度和信息传递的准确性

提高信息传递速度的途径，一方面靠人、一方面靠技术，只有两者协同作用，才能真正实现信息在组织畅通无阻的流动。提高人对信息传递贡献的最好途径是给信息传递作出贡献者给予适当奖励，提高信息传递速度的技术方法主要是通过建立支持信息传递的计算机网络技术和现代通信技术。培育组织内开放的文化也是提高组织内信息传递速度的有效途径。

2.3.3 按照顾客导向重组企业业务流程

传统的业务流程中存在许多缺少附加价值的冗余环节，使得组织运行效率低下，而这种低效率就是由等级森严、办事拖沓的中层组织带来的。扁平化组织要求流程的各环节都以顾客至上而不是上司或公司导向。流程重组的整体观要求为顾客提供准时、有效和全面的服务。因此，组织结构扁平化改造必然伴随业务流程的重组。新流程节省了中间转手的程序，使顾客的问题可以获得立即解决，真正体现了顾客至上的思想。

2.3.4 保持组织的柔性

保持组织柔性的有效方法之一是建立一些临时性的、以任务为导向的团队式组织。这种组织具有相当的柔性，其成员是临时的或流动的，一个临时团队一般都要完成一个完整的生产过程，如产品的设计开发、生产计划及准备、产品销售等。

3 结语

通过以上的分析，在可视化管理应用于企业中后，企业的组织设计从锥型结构过度为扁平型结构，更加适应企业的管理需求，我们可以归纳如下：

可视化管理使应用的组织促使其将原有的锥形组织结构转变为扁平型结构，减少了管理的层次，增大了管理者的管理幅度，更好的让管理渗透到各个环节，为主管人员节省更多花费在常规工作的时间，为更多的下属提供指导建议。同时，对下属的专业能力提出了更高的要求。使整个组织在紧密联系的扁平化，宽幅度，更深入的组织结构中创造更大的价值。从主管角度，他们具有更大的管理幅度，对组织中的下属具备更大更多的管理权限。从下属角度，更多的下属跟随同一个主管，在具体工作中，能够根据系统的支持和主管的建议拥有更多的自主抉择的权力，在一定意义上，将权力分配给下属更多一些。透明化的管理便于解决员工之间的矛盾，促进部门间的协调。扁平化的组织结构需要一支更加高效的团队，每一位员工的职责都对业务有着重要的影响，同时，在人才较多的当今社会，扁平的组织结构更有利于选拔人才，降低组织内部的管理消耗，把更多的精力和时间用在具体的业务中，创造更大的价值。

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