刍议普通中学办公室工作人员应当具备的素质和技能

摘要：普通中学办公室是一个学校的综合办事机构，起着承上启下，左右沟通、上下协调、方方面面联系的重要作用。它上要服务于学校领导，下要服务于学校教职员与学生以及到学校来办事的群众，哪一个方面做的不好，都会带来负面效应。办公室人员素质的高低，个人修养好坏，工作能力的强弱，直接关系到学校的整体形象，关系到全局工作能否顺利地开展。同时，办公室工作还具有很大的保密性和实效性。因此，对办公室人员应有与其他处室不同的特殊要求。

关键词：办公室人员；素质；技能

Abstract: The ordinary high school office is a comprehensive office of a school, which plays an important role in communication, around, under the coordination, square field surface contact. It should serve the school leadership, to serve the school staff and students and the masses to work to school, which aspects do not, will bring negative effect. Office personnel quality level, personal quality, working ability, is directly related to the overall image of the school, related to the global work can proceed smoothly. At the same time, the office work also has the confidentiality and the effectiveness of the great. Therefore, different requirements for office staff should have with other offices.

Key words: office personnel; quality; skills

中图分类号： R153.4文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

引言

新时期普通中学教育的改革赋予了学校办公室更多的职能和更高的要求，既要当好领导的参谋，沟通上下，出谋献策．又要做好领导的助手，联系左右，搞好服务。这就对办公室工作人员应具备的素质和技能提出了较高的要求。

一、办公室人员应具备的素质与修养

(一)政治思想素养

必须具有过硬的政治素质和较强的政策水平和思想水平，要认真学习和掌握党和政府关于教育的各项方针政策，吃透上级精神，同时又要上请下达，为学校领导决策供提依据，提供建议，善于延伸领导者的智慧。

(二)作风素养

首先，实事求是、忠诚可靠是办公室工作人员必备的品德，是任何事都必须遵循的准则；其次，是要具有实干的精神，要严肃认真，扎扎实实地工作，要思想敏锐，敢于创新，要辨证地看待问题；第三，办公室工作人员要时刻记着自己是学校领导的参谋和助手，而不是决策者。另外还必须谦虚谨慎，平等待人，遵守纪律等。

(三)业务素养

第一要熟悉党和政府关于教育的方针和政策，而且要熟悉一些重要的具体工作的方针、政策和规定；第二,要有广博的知识和合理的知识结构；第三 要有调查研究和综合分析的能力；第四、要有出谋献策的能力；第五、具备出色的文字表达和口头表达能力；

科学办事的能力也不容忽视，科学办事最讲究时间管理和工作效率，还要有使用现代化办公用具的能力。

(四)良好的心理素养

(1)高度的注意力；(2)情绪稳定；(3)要有较强的意志；(4)良好的职业性格。

（五）要全面提高个人综合素质

（1）强责任严要求，按时完成工作。学校办公室人员必须热爱自己的工作，忠实于自己的职责，不能有丝毫的懈怠。领导交办的任务忘记了，或能够想方设法完成的工作敷衍塞责，推脱了事，都不是政治责任感强的表现。

（2）善待人亲接物，工作要主动。作为学校办公室人员，无论对领导，对师生员工，都应热情周到的服务。工作要主动，态度要和气，办事要尽心。特别是遇有师生员工来开取证明，了解情况，办公室人员更应放下手头工作，热情接待，尽快办理，绝不能不理不问，听之任之，让师生员工留下办公室“门难进，脸难看，事难办”的坏印象，给学校的形象抹黑，给领导的脸面抹黑。

（3）强理论抓学习，做到各项精通。办公室人员要求既能办事，又能办文。由于每个人性格特点各不相同，因此，领导在分工时会有所侧重，但绝不是说，我搞接待的，可以连简单的报告格式都不知道；我是搞文字的，对外联系工作就可以前怕狼后怕虎，口齿不清，叙事不明，给人留下不好的印象。办公室人员，应衣着整洁大方，待人接物彬彬有礼，处理问题有理、有力、有节。

(4)高素质好修养，提高自身形象。办公室人员必须具备一定的素质修养，虽说一个人的素质是以人的先天禀赋为基质，但是后天环境和教育影响也是非常重要的。一个人良好的修养最能体现一个人的品位与价值,一个有很高个人修养的人,才具最具有个性和人格魅力。

二、办公室工作人员应具备的技能

（一）办公技能

（1)文字水平(包括外语水平)；

(2)OA系统(即办公自动化)的能力；

(3)接待水平；

(4)公关能力

（二）接待技能

（1）迎接准备：接待人员在见到客人的第一时间，应站起来微笑着注视着对方，即接待中的“3S”（stand up,smile,see）

(2)礼貌迎：不管对方是否预约，都应向客人问好，然后听取客人的自我介绍。如果对方不是初次来访，认识对方要准确称呼对方。

（3）根据对方是否预约进行接待处理

对方已经预约的：首先确认对方身份，其次让对方明确所去的地点。

对方未预约的：首先问明对方姓名和来意，其次需要拒绝接见的客人要委婉拒绝。

（4）规范地引领来访者：引领客人时要明确告诉客人将去什么地方、会见何人。引领者要走在客人左前侧1米左右，与客人步伐一致。

（5）进入会客室：引领人员在引领客人进入会客室前应敲门，确认无人后再领客人进去。引领人员应事先安排好会客室，不要让客人站在门外等候。会客室的门有外开的也有内开的，需记住“内开门己先入，外开门客先入”。

（6）请客人就座：进门后要请客人坐上座，明确示意，并告知客人领导马上就到，请稍候。

（7）提供茶水服务后退出：客人入座后，要为客人沏茶，茶水七分为满。期间可为客人提供学校的宣传材料、报纸等。上茶时要给客人先上，后给主人上，从最高者上起。

（三）强于他人的总结能力

作为学校办公室工作人员应具备较强的对问题的分析、归纳、总结能力。总能找出规律性的东西，并驾驭事物，从而达到事半功倍的效果。人们常说苦干不如巧干。但是如何巧干，不是人人都知道的。

（四）信息资料收集能力

办公室工作人员很在意收集各类信息资料，包括各种政策、报告、计划、 方案、统计报表、业务流程、管理制度、考核方法等。因为任何成熟的业务流程本身就是很多经验和教训的积累，遇到用时，就可以信手 拈来。信息化社会的到来，对办公室人员又提出更高的要求，不仅要学会上网查找资料、会使用办公应用软件，还要不断收集、整理有用信息，为领导决策提供准确、及时、有价值的资料。

三、如何提高办公室工作人员的素质与能力

(一)要善于学

只有通过不断的学习，提高自身综合素质与工作能力，才能在工作中实现质的飞跃。为了培养提高办公人员的素质和能力：第一、不断自我学习。办公室工作人员在日常工作中，要树立终生学习的观念，培养自学的意识，养成自学的习惯，通过各种学习形式，利用现有资源进行自我提高式学习，不断扩充知识和提高能力。第二、定期培训学习，制定切实可行的在岗培训计划。有实力的知名高校往往也有着优秀的管理经验和独特的管理办法，通过到这些高校的对口单位参观学习，和同行切磋交流，获得知识、技能、观念以及全新的感受，开阔眼界，启发思路。第四、在办公室工作的实践中学习提高。办公室工作人员要善于将所学的新知识、新技能或新方法运用到实践中去，同时办公室工作人员所需的各种能力也需要经过实践的锻炼而获得，在实践中逐步锻炼成一个成熟的、合格的全新管理者。

(二)要勤于思

办公室工作人员是高层领导的的参谋和助手。要协调、处理、解决方方面面的工作，必须善于思考，能把上级的指示精神和单位、本部门的实际情况有机地结合起来，思路清晰，方法得当，集思广益，多出好策略。

(三)要勇于做

办公室工作人员一定要发挥自身作用，实实在在地去干事情，确保各项工作落到实处。办公室工作人员要成为执行的强者，执行的巨人，在实践中逐步锻炼成一个成熟的、合格的管理者。而作为一个成熟，合格的全新管理者必须处理好以下关系：一、要处理好与上级的关系，注意执行命令，听从指挥，当好参谋，为上级分忧解难；二、要处理好与同级的关系，注意积极配合，相互合作，共同发展；三、要处理好与下级的关系，平时注意理解信任，情感交流。同时，要善于协调各方面的关系，发挥整体凝聚力的作用，既要继承优良传统，也要立足实际，大胆创新。