浅析教学教务管理中Excel的妙用

2019-08-22 版权声明 举报文章

摘 要:本文浅析教学教务管理过程中办公软件的应用,通过示例剖析妙用Excel,给教学教务管理人员在材料整理上带来益处。

关键词:教学管理;办公软件;应用;

中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2015)-01-00-02

教学是高校一切工作的重心,教学教务管理水平的高低直接影响着教学质量和人才培养质量。心系岗位的教学管理人员,应时刻把握这样的服务宗旨:服务学生、服务教师、服务院系、服务教学、服务学校,简称“五服”。“五服”管理理念[1],体现出高校教学管理人员工作的繁杂性。也正因为有这样的工作理念,教学秘书日常处理事务效率的高低将直接影响着教学有序正常开展。因此,作为高校教学管理人员,若能有效地巧学妙用应用办公软件(特别是Excel表格),教学教务管理人员处理数据、分析数据就会得心应手,许多工作的开展将会如期顺利执行,同时对于提高工作效率方面起作极大的促进作用,教学材料的整理过程也将会更加的合理,从而,保证了教学管理人员在高效地办公[2]。

给出本文所有示例之前,需注意:因利用函数过程中,Excel表格中都会出现公式符号等各种格式。为了保证数据使用的准确性,特别是要将含格式的表引用到其它表格中,操作者必须事先将Excel表格中格式清除,清除格式过程可按如下进行(方法不唯一):

使用“CTRL+A”选中含有公式的Excel表格,复制表格内容,右击选择性粘贴“数值”选项,即可完成清除格式工作。

以上操作目的是为确保:数据复制其它Excel表格时,数据是为了确保数据引用准确性。本文针对批量使用Excel处理数据时,浅析教学教务管理人员对办公软件的妙用,剖析使用Excel函数过程对教学教务管理中数据整理所带来的一系列有益的影响。以下简要介绍在教学教务管理工作中,使用EXCEL整理数据时常用到的操作:

做法:直接利用程序编辑D2按以下操作“=B2&C2”,然后再相应填充D列其它值。

分析:

该方法能快速有效完成操作,同时减少错误率。

在日常的教学管理材料的收集过程中,合并数据也是常有的事。只有教学教务管理人员不断地充实自己计算机办公操作能力,教学教务管理人员才能够在繁杂的事务中,有效地巧用、妙用Excel中的函数,避免傻瓜式、机械式处理数据和分析数据,从而提高工作效率。

一、高级筛选,筛选出指导数师数操作步骤:

首先,选择B2列;

其次,在菜单栏中选择数据下拉菜单中的筛选(高级筛选)

再次,在高级筛选框中方式选择“将筛选结果复制到其它位置”,“复制到”选择一个空白列的其中一个单元格,“选择不重复的记录”选上即可

二、统计指导教师带的学生数,其函数操作步骤:

=COUNTIF($B$2:$B$7,C2) //得出结果是,张三指导学生数3,后面就用填充即可。

示例4中,教学管理人员在计算教师指导学生数、监考工作量等统计时会经常使用到这一方法可为教学管理人员节约大量的时间。

示例5:已知基础数据库各信息,现知如下图教师姓名及所处部门信息,其余数据假设要从已有基础数据库中调取,如何快速得到教务工号、性别、职称、电话信息?

以“统计文档”中的张三职称引用“基础数据”库为操作说明,使用函数如下:

=VLOOKUP(D3,基础数据!$A$2:$L$6,5,0)

上述函数使用说明:

1、“D3”表示“统计文档”中D列第3行是已知数据,在引用“基础数据”库文档所处列必须放置在第A列,且必须保证“基础数据库”中的第A列数据每个名称唯一性。

2“基础数据!”表示引用库的名称。

3、“$A$2:$L$6”表示引用Excel表选中A列2行到L列6行的所有数据供“统计文档”表进行调取,加“$$”目的是为了在后面填充数据时仍保证中“A列2行到L列6行”数据中调取出来。否则在填充过程中,“统计文档”会出现选中误差。

4、“5”表示引用的数据在“基础数据”库是在第5列,

5、“0”表示在“基础数据”库中的精确匹配数据。

作为教学教务管理人员,示例5在教学教务材料的整理与分析中会时时碰到。如专业分流时,现专业学生已安排完,若要加上原专业班级信息,便可以利用EXCEL表格中的”VLOOKUP”函数进行处理。快速领会这一技巧便可为整理数据带来减少大量的工作时间,当然,使用该示例之前,操作者必须备有一份已知的原始数据。当然,操作者必须对这一函数的使用要了若指掌,方才会运用自如,否则使用函数后的结论便会出现各式各样的错误。

设计有效性控件操作步骤如下(以上图F列作为示例说明):

选择F列,在菜单栏里选择“有效性”选项,然后选择“设置”,并在有效性条件“允许(A):”中选择“序列”选项,最后在“来源(S):”输入框中输入“公共必修,专业必修,教师教育必修,实践环节”(注意,词与词间需用英文状态的逗号),最后选择确定。这样Excel表格的“F列”有效性控件便制作完成。

上图中的校区,上课系别,年级等均可做成有效性控件形式。做控件的好处在于,无需重复录入,只需下拉选中要求的内容(如示例F列操作)。

设计有效性控件原则:一般只有几个选项是固定不变的,且不断地在数据列表中重复使用的,可以选择控件进行操作。如在教学教务管理中,教材的征订,每学期教学计划,公共课程的重修数据整理,毕业论文相关数据等整理都会用到有效性控件。教学教务管理人员在使用控件的优势在于同一类信息可以不用重复录入,减少录入工作量,提高自身工作效率。

以上给出了6个示例,每个示例都是本人从工作中提炼出来。可能还有其它妙用Excel部分未提到,如若每一个教学管理人员对上述6个示例能够运用自如的话,他(她)将在整理数据方面绝对不会再毫无头绪。事实上作为高校教学管理人员,他们在教学教务管理工作中,对Excel操作能力要求相比于其它非管理岗位工作人员要高出很多,因此巧学妙用Excel,会为教学教务管理人员节约因机械式复制、查找、粘贴所耗费的时间。虽然基层的教学管理人员在整个决策方面起不到决策作用,但教学教务管理人员在高效的办公过程中,会留余更多的时间去总结每一段时间教学教务管理的成效与不足。当然,教学管理人员在总结成效与不足的同时,就有可更多的时间在其能力范围内整改教学管理中的缺陷,从而为后续基层的院系领导正确管理决策提供一定的理论或实践依据。最后,也会促使教学教务管理人员将“服务学生、服务教师、服务院系、服务教学、服务学校”的五服管理理念真正诠释到工作中。

参考文献:

[1]王丽珍,杜永光.浅谈如何做好高校教学秘书工作[J].中国集体经济,2008,2:173-174.

[2]Excel Home.Excel高效办公――学校管理[M].北京:人民邮电出版社,2008.

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