人防档案管理工作信息化分析

信息时代的到来，使社会数字化、电子化、网络化的进程明显加快，各类办公信息系统和业务管理信息系统广泛应用，越来越多的电子文档应运而生，使档案信息的存储形式多种多样，深刻影响档案工作的管理方式和运行机制。因此，实现人防档案信息化管理，已成为当前和今后一个时期档案工作者的一项重要任务，也是档案事业发展的必然方向和建设重点。做好人防档案信息化管理工作，应着重以下几个方面。

一是坚持依法建设，在健全制度规范上下功夫。目前，人防档案工作法规建设比较薄弱，相关制度规定不够健全，现有档案法规偏重宏观指导，缺乏具体规范，刚性不足，操作性和可行性不够。特别是档案信息化建设与管理的法规标准还不够完善，档案部门各自为政，制度规定五花八门，应用软件系统不统一，标准建设落后于实际工作，与人防系统准军事化建设的需求还不相适应。应抓紧调查研究，搞好顶层设计，尽快制定与上位法和工作实际相适应的法规制度，使立卷归档、查阅使用、保管解密等各个方面都有法可依，逐步形成与人防信息化建设相衔接、与机关公文运转相协调、与档案工作发展相适应的规章制度。要加快档案信息管理系统研发、推广应用和综合集成，建立一套科学、先进、实用、操作性强的标准规范，逐步形成标准统一、安全高效的档案信息管理与服务平台，使人防档案信息资源管理和利用服务实现互通、互联和共享。

二是坚持信息主导，在构建网络环境上下功夫。网络技术的普及正在重构人们的工作方式和生活方式，人防档案信息管理与服务同样面临网络化问题，是否充分利用网络技术来提供档案信息服务已不再是单纯的技术手段问题。人防档案信息服务的网络化不仅可以从根本上提高档案信息服务的效率和效益，更重要的是顺应了网络化办公与生活的活动方式，更好地实现与社会的高效互动。因此，应树立信息主导的理念，抓紧进行研究和论证，加大力量投入，逐步建立起功能完备、综合性强、覆盖面广的人防档案信息资源网络，为用户提供高效便捷的档案信息服务。一方面，要加快人防文档一体化管理系统建设，构建统一的网络平台，实现人防系统内档案资源共享、服务互补以及相关技术共同开发和维护；另一方面，在严格保密、确保安全的基础上，加强与外部网络系统的协同合作，借鉴其他信息服务机构的经验，形成相互交融、互惠互利的外部网络环境。

三是坚持统筹规划，在建立标准体系上下功夫。传统意义上人防档案保护标准化主要是指档案库房、档案设施、档案装备等标准化以及纸质档案管理保护标准化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、图片档案等，大量的人防档案信息也将被电子化以文件的形式保存起来，存储于各式各样的磁盘、光盘、硬盘、数据流磁带等不同形式介质中。因此，以新型档案载体作为对象的档案保护标准化将成为今后研究的重点内容，不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式方法，还要研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性、完整性、有效性及可用性的措施，借助技术和管理双重手段，逐步建立科学、有效的档案信息化管理体系，形成系列而完整的标准技术规范，促进档案信息资源的价值实现，推动档案文明保护与传承。

四是坚持以人为本，在强化人才素质上下功夫。人防档案工作科技含量很高、专业性很强，涉及多门学科、多项技术、多个领域。随着信息技术在档案工作领域的普及与应用，各种新型载体档案大幅度增加，机读型、视听型档案大量涌现，如果档案工作者还停留在传统的工作模式与业务水准上，就很难适应档案信息化建设与发展需要。要加大档案人员的任职教育和继续培训力度，制定切实可行的培养计划，充分利用各种培训资源，在提高专业水平与实践能力的同时，尽快掌握档案工作最前沿、最需要、最实用的现代信息技能，熟悉了解新知识、新理论，不断扩大知识面，改善和更新知识结构。要增强人防档案管理人员运用专业理论解决实际问题的能力，使其熟练掌握编目、标引、建立数据库、网络检索等知识，熟悉各类信息系统软件和网络工具，熟练运用多媒体技术，不断提高档案管理人员的业务水平和管理能力，努力培养专家型、复合型、研究型、创新型的高素质档案人才。

五是坚持科学管理，在提高信息功效上下功夫。信息时代，人防档案载体日趋多元，信息构成多种多样，人防档案的存储、保管、防护和开发利用都面临新情况新问题，加强档案安全科学管理是实现信息化的第一要务。要以现代科学理论为指导，根据人防档案工作的客观规律和档案信息的建设发展进行合理的组织、计划和控制，用现代技术手段将档案信息资源进行规范调整，对各类档案数字信息实施有效控制，实现档案信息有序化系统化。加快提升人防档案信息化管理水平，应用先进技术和科学管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，不断提高档案信息应用功效。加强人防档案服务利用高效化，运用多功能检索技术满足用户利用各种平台进行快速、准确、全面的查询要求，进一步提高档案服务利用的现代化水平。不断更新安全防护设施设备，利用现代高新技术手段，加强人防档案信息的科学管理，确保人防档案的安全。

六是坚持探索研究，在管控技术研发上下功夫。要加大人防档案关键技术问题研发应用力度，紧紧围绕人防档案工作中急需解决的疑难问题开展攻关，努力解决档案信息化管理技术、信息安全技术、新型载体保护技术、不同载体信息转换技术、电子档案管理、数字档案馆建设等方面的技术难点、热点问题，更好地发挥新技术对档案信息化的支撑引领作用。要积极开发人防档案管理计算机软件，加强信息系统建设，最大限度地加强电子文件的集中管控，特别是在电子文件的保真、保全和安全保密上下功夫，提高电子文件的可靠度、可信度，尽量减少人工鉴别。要加强各种信息系统的融合和综合集成，提高兼容性，使其操作、管理更加方便；提高电子文件收集、积累、整理的自动化程度，不断提高工作效率。

作者：周英 单位：河南省人民防空办公室质检站