辽宁省水文电子档案管理系统分析研究

摘要 以水文电子档案管理系统为研究背景，结合档案管理系统的设计与实现，介绍了档案管理系统所用到的开发语言、数据库及数据库表结构及实现一个功能完备的基于B/S模式的Web应用系统。全面地介绍了该软件实现的全部功能及使用中的一些新的体会。

关键词 档案管理；软件；B/S；J2EE；信息化；辽宁省

中图分类号 P333.9 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2013）15-0236-01

辽宁省水文局成立于1902年，经历了一个世纪的漫长岁月，档案见证了水文事业的发展，具有很高的历史价值。水文局大部分档案都存放在资料库内，由于年头久远，有些历史资料出现发黄、丢失等情况，因此在现有的档案管理的基础上引进先进的档案管理系统才能使历史资料得以保存。电子档案管理系统是水文系统正常运行管理十分重要的组成部分。选用适合本单位的档案管理系统，对于提高档案管理和服务的水平有重大的意义，对于水文系统档案管理统一集中管理的模式，水文系统选取了适合本单位档案管理的一套电子化文书档案管理系统[1-4]。

1 系统结构分析

辽宁水文档案管理系统是采用B/S 3层结构体系，各部门的档案管理员可以通过IE浏览器来访问档案软件服务器，查询需要的档案，大大提高了工作效率，简化了工作步骤。软件开发采用SUN公司的J2EE架构的JSP技术作为显示逻辑，并使用JAVABEAN，JAVABEA是JAVA编程语音里面的一个面向对象的类，该类封装的各种对象的性质和方法来定义某个业务对象，可以直接被JSP页面所调用，使用J2EE架构的该系统不仅便于开发，而且提高了开发速度，同时该系统的伸缩性和安全性也得到了很好的处理。在数据库的使用方面，由于档案软件电子图片等数据量较大，所有选用了SQLSERVER2003出来的这些数据，由于档案种类繁多，在实现智能查询、批量挂接及管理等方面，需要对数据库的表结构进行很多的操作。

2 实现功能

2.1 高级管理模块

2.1.1 系统设置。系统设置模块包括6个子模块，即全宗定义、机构设置、口令修改、主题词维护、分类库维护、原文服务器设置，其中全宗定义用来增加和删除全宗号和全宗名称。机构设置用来定义单位所有的机构名称，如新成立的机构可以随时添加进去。口令修改模块主要是在忘记密码时使用的，可以用来修改密码。主题词维护模块主要修改主题词，也可以打印报表。分类库维护主要是机构设置的一个子系统，修改分类信息。原文服务器设置主要修改服务器一些信息包括路径、FTP用户名、系统用户这些权限设置。

2.1.2 权限管理模块。权限管理模块主要是从系统的安全角度出发来分配权限，档案录入员和查询用户，可以修改这些用户的一些细小的权限，如著标引、打印输出、档案利用等。

2.1.3 数据管理。数据管理主要对录入的数据进行及时备份，如发生服务器系统崩溃，不至于数据无从导入。每个月进行数据备份，使数据得以完整保存。

2.2 档案管理模块

2.2.1 定义档案模块。主要包括9个子模块，即结构定义、录入字段、档号规则、报表维护、排序设置、字段设置、档案库相关、网页发表字段、条形码字段设置。结构定义：主要对文书档案、会计档案、科技档案、基建档案、固定资产档案进行字段名称的设定，包括案卷级和文件级别及字段字符的大小等定义。录入字段：对录入字段进行定义，确定最重要的录入字段。档号规则：字段是否追加，比如全宗号后面追加目录号等。报表维护：在这里可以勾选新增的报表，再进行自定义，以达到本单位档案报表的要求。排序设置：主要对要定义的字段进行排序，如档号排在项目号前就要用到此功能。字段设置：对字段时候补零累加可以在这里进行操作。档案库关联：对字段进行累加、求和及起止值的操作。网页字段：对需要在网页上体现的字段，进行定义。

2.2.2 档案库管理及档案著录。对文书档案的年份及卷内目录的修改和调整顺序的操作。档案著录是档案管理软件最重要的组成部分，可以对档案进行录入、删除、修改、查询等操作，还有原文显示及原文挂接等功能。

2.2.3 字段代码维护。对所定义的字段进行数字定义，比如秘密、绝密、公开分别可以用1、2、3等数据进行代替。

2.2.4 批量上传扫描文件及扫描路径设置。扫描好的电子图片通过批量上传功能可以把某一年所有文件一次性全部上传，既节省时间又不容易出现错误。对上传文件路径进行设置，包括档案库和文件库2类。

3 使用效果

辽宁水文档案管理系统的使用是在经过紧张、细致的扫描加工工作后完成的，顺利地完成了文书档案从1984—2006年的扫描工作。原本发黄、发霉、破损等濒临毁坏的档案通过档案管理软件的整理后，档案保管资料得到根本性的改变，并有利于这些珍贵档案资料的长期保存，在使用该软件过程中通过整理、抢救、扫描等工作的成功积累，成为水文系统档案电子化的样版。

4 参考文献

[1] 姚全珠，杨盛泉.基于C/S与B/S混合架构的高校数字化档案管理系统[J].计算机工程与应用，2005（12）：209-211.

[2] 王岚.文件还是档案？—为records正名[J].档案学研究，2009（5）：15-18.

[3] 张宁.欧盟《电子文件管理通过需要第二版—MoReqZ》[J].北京档案，2008（7）：48-50.

[4] 张秦红.水文电子档案的特殊性及其管理[J].山西水利，2008（4）：48-49.