浅谈会计账簿登记的方法

【摘要】记账方法是在交易或事项发生后，采用一定的记账符号和计量单位，利用文字和数字，将其所引起的会计要素增减变化在有关账户中进行记录的方法。单位根据会计凭证登记账簿是会计基本核算方法之一。本文针对单位会计登记账簿的一般要求、具体登记方法的要求和平行登记等几个方面进行系统性探讨，旨在帮助读者理解会计账簿的登记方法。

【关键词】账簿 登记方法 总账 明细账 日记账 平行登记

登记账簿是以审核无误的会计凭证为依据，按规定在账簿上连续地、系统地、完整地记录经济业务或事项的一种会计核算方法。通过登记账簿，可以及时地、系统地记载和储存会计单位必要的、有用的信息，分类汇总会计信息，输出打印会计信息和检查校正会计信息。为此，笔者从登记账簿的一般要求及具体要求和平行登记等几个方面谈一点粗浅之见。

一、登记账簿的一般要求

会计单位为了保证本单位账簿记录的正确性，会计人员必须根据审核无误的会计凭证登记账簿。会计人员登记账簿的要求，具体包括以下几个方面：

（一）填写齐全，内容完整

会计人员在登记账簿时，需将账页中的日期、凭证编号、摘要、金额等项目填写齐全，摘要简明扼要，书写规范整齐，数字清晰无误。账簿中的月、日应填写记账凭证的日期，每一笔记账凭证中的业务登记完毕，都应在记账凭证“过账”栏内划“√”或者填写登记的账页，表示记账完毕，避免重记、漏记。但在实际工作中，大部分会计人员都在记账凭证“过账”栏内划“√”，这主要是因为一旦账簿账页出现记账错误或其他原因划掉时，将会因此而更正所记会计凭证，因此会带来改正会计凭证“过账”栏内记号的麻烦。

（二）专人登账，责任纠错

在登记账簿时，账簿登记人员在登记账簿前，应根据岗位责任制和内部牵制要求对审核过的记账凭证进行复核。复核无误，可以及时登账。如再复核，发现记账凭证有错误，可暂停登记，报告会计主管人员，由他（她）做出修改或照登决定。在任何情况下，凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。

（三）书写规范，符合要求

为了保持账簿记录的持久性，防止涂改、作弊，记账人员必须使用蓝黑墨水或碳素墨水，并用钢笔书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写。铅笔只有对账或做标记时可以使用，而圆珠笔在银行使用具有复写功能的凭证时可以使用。另外，会计人员结账、改错、冲账、登记减少数可以使用红笔登记，其余账簿记录均不得使用红色墨水。在书写文字和数字时，不要写满格，一般应占格距的1/2，最多不得超过2/3，这样就可以在发现错误时，在该文字和数字的上面进行更正。

（四）逐页逐行，连续登记

会计人员在记账时，必须按账户页次逐页逐行登记，不得跳页、隔行。如无意发生隔行、跳页现象，会计人员应在空页、空行处用红色墨水画对角线注销，加盖“此页空白”或“此行空白”的戳记，并由记账人员盖章。每一账页记录完毕结转下页时，为保持账目登记的连续性，应当结出本页合计数及余额，并在本页最后一行摘要栏注明“过次页”（或“转下页”）字样，在下页第一行摘要栏注明“承前页”（或“承上页”）字样，并将上页余额及发生额过入次页；也可以在上页最后一行不结计发生额合计及余额，而直接在次页第一行摘要栏注明“承前页”（或“承上页”）字样，并结出发生额合计数及余额。

（五）规范改错，不得随意

账簿记录发生错误，不准随意涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按下列方法进行更正：登记现金日记账时发生的错误，应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原字迹仍可辨认；然后在划线上方填写正确的文字或者数字，并由会计人员在更正处盖章。对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正其中错误的数字。对于文字错误，只可划去错误的部分，会计人员应在划线处盖章。

（六）结计余额，无余则平

实际工作中，凡需要结出余额的账户，结出账户余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”、“贷”，表明账户余额方向，并在“余额”栏内写清余额金额。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内“元”字的位置用“φ”表示即可。

（七）定期打印

对于实行会计电算化的企业，为了便于审计和加强会计信息的安全与完整性，财政部(会计基础工作规范)提出了打印要求，明确指出“总账和明细账应当定期打印”，“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天，必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。”

二、各类账簿登记的具体要求

(一)日记账的登记

日记账在我国会计工作中，主要有特种日记账，即现金日记账和银行存款日记账。日记账的登记应注意以下几个问题：

1.日记账一般由出纳员根据办理完毕的收款凭证、付款凭证，随时进行逐笔登记，如不能随时登记，也应保证每天登记一次，并每天结出余额。现金日记账的余额应在每日终了，根据“四柱法”通过计算工具计算出账户余额时，先行与库存现金核对，确定账实相符后，再登记入账。同时，每次登记现金日记账时，应先登记增加数，后登记减少数，最后，计算出本日合计。平时记账时，不必每笔业务都要结出账户余额只有最后一笔结出账户余额。

2.日记账账页的每页一行，应为“承上页”内容。第一行的发生额应为自本月初至本页末止的发生额合计数。

3.对于多栏式日记账账页。登记方法是：先根据有关现金收入业务的记账凭证登记现金收入日记账，根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账，每日终了，根据现金支出日记账结计的支出合计数，一笔转入现金收入日记账的“支出合计”栏内，并结出当日余额，与现金实有数额核对相符。

（二）明细账的登记方法

明细分类账是根据原始凭证或记账凭证直接登记的，会计人员应根据业务发生情况及时进行登记，以掌握单位经营活动。当然，单位不同，单位业务不同，单位管理要求不同，明细账不同，登记人员不同，其登记方法也不一样。

1.材料明细账和产成品明细账的登记：仓库保管人员登记材料明细账和产成品明细账，应根据材料或产成品出入库的原始凭证逐日逐笔登记材料或产成品明细账。同时，财务部门材料会计或产成品会计人员应根据会计凭证逐笔或汇总登记财务会计部门的材料或产成品明细账，并随时结出实有数额。仓库材料或产成品明细账应定期与财务会计部门的材料或产成品明细账核对相符。

2.债权债务明细账的登记：债权债务明细账也称为往来账。债权债务明细账的登记一般由会计人员根据会计凭证逐日逐笔登记，并随时结出账户余额，以便随时与对方单位结算，核对债权债务实际余额。

3.收入、费用明细账的登记：收入、费用明细账的登记一般由会计人员根据会计凭证逐日逐笔或定期登记，并定期结出账户余额。

（三）总账的登记

对于总分类账的登记方法，由于各单位账务处理程序不同，可以根据记账凭证直接登记，也可以根据科目汇总表或其他方式登记，所以，各单位对于总账，可以三五天登记一次，也可以根据汇总记账凭证的时间按旬或月中、月末进行总分类账登记。具体情况如下：

1.记账凭证账务处理程序下的总账登记：记账凭证账务处理程序下，总账由总账会计根据记账凭证逐笔直接登记。

2.汇总记账凭证账务处理程序下的总账登记：汇总记账凭证账务处理程序下，总账由总账会计先根据记账凭证定期编制汇总记账凭证，再根据汇总记账凭证登记总账。

3.科目汇总表账务处理程序下的总账登记：科目汇总表账务处理程序下，总账由总账会计先根据记账凭证定期编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记总账。

三、账簿的平行登记

总分类账及其所属的明细分类账应按平行登记规则进行登记。

总分类账和明细分类账都是用以提供会计核算指标的账簿。总分类账对其所属明细账起着统驭和控制的作用。明细分类账对其总分类账起着补充和说明的作用。总分类账及其所属的明细分类账平行登记的要点如下：

（一）依据相同

对于需要提供其详细指标的每一项经济业务，应根据审核无误后的记账凭证，一方面记入总分类账户，另一方面，记入其所属有关明细分类账户。

（二）方向相同

登记总分类账以及其所属的明细账的方向应相同。如果登记总分类账为借方，那么，其所属明细账的方向也应借方；反之，如果登记总分类账为贷方，其所属明细账的方向也应贷方。

（三）金额相等

一笔经济业务，其记入总分类账簿的金额与记入其所属的明细分类账簿的金额应该相同。

（四）时期相同

一笔经济业务，其记入总分类账簿的时间与记入其所属的明细分类账簿的时间应该在同一个会计期间。也就是说，一笔经济业务，其记入总分类账簿的时间与记入其所属的明细分类账簿的时间不一定是同一天，但一定在同一个会计期间。

参考文献

[1]王兴建，郭继宏.会计账簿更换技巧（N）.中国会计报，2011.

[2]财政部.企业内部控制基本规范[M].2008，(6).

作者简介：张强（1970-），男，汉族，大学本科学历，现任职于济宁市任城区农村养老保险处，会计师，主要研究方向：农村养老保险财务及事业单位会计核算。