预算管理系统使用探讨

摘要：预算管理系统是我院ARP中心推出的一项集查询功能与分析功能为一体的新系统。该系统功能设计在使用中可以体现为查询财务数据与财务数据分析两方面的作用。但在使用中我们发现了该系统存在的一些问题，同时也提出了对该系统功能优化的一些建议，期望完善该系统，发挥其更大的作用。

关键词：预算管理系统 作用 问题 建议

引言

预算管理系统是中科院ARP中心推出的一项集查询功能与分析功能为一体的新系统。本文将从预算管理系统的作用、存在的问题及优化建议三方面探讨如何较好的使用预算管理系统，发挥其最大的作用。

一、预算管理系统的作用

根据预算管理系统的功能设计我们认为该系统在使用中应该实现查询与财务数据分析两方面的作用。

所谓查询功能，就是将预算管理系统作为一个经费查询终端。该系统具备数据更新及时、收支余划分清晰、数据导出便利等特点。为实现查询功能奠定了基础。

预算管理系统的数据更新较为及时，如果采用系统默认的更新时间，则当天的数据第二天即可查询。尽管不能达到与综合财务系统实时同步更新的速度，但通过手动刷新的功能也能获得课题当天的财务数据，为课题负责人提供了及时的财务数据信息。同时该系统的界面设计比较简单易懂。原查询系统的界面在查询数据时需要结合对会计科目的理解，进行数据的加减处理。由于课题使用人员并非财务人员，很难理解会计科目的含义，因此无法明确地查询到想要的数据信息。而预算管理系统将课题的预算、到款、支出、欠款及结余进行分别列示，为使用人员提供了极大地方便。这也是其能够作为查询终端的主要原因。

财务数据分析功能是预算管理系统的一个重要的功能。系统管理员首先根据课题经费管理办法在系统内建立相应的预算模板，并针对该模版内容进行会计科目与预算项目之间的关系映射。预算录入人员选择课题对应的预算模板录入预算后，预置的预算模板会根据已定义会计科目与预算项目之间的映射关系将课题的支出进行按预算科目归类，生成预算金额与实际发生额对比的报表。通过查询该报表，课题负责人能够了解经费明细的预算科目执行情况，从总额和明细两方面对课题经费进行管理。同时通过利用分析结果进行一定的数据调整，加快课题年度决算、中期决算及结题财务报告的编制速度。

二、预算管理系统存在的问题

我们对预算管理系统的作用寄予了较高的期望，但在实际使用也发现了该系统存在的一些问题，有些问题严重的影响了系统的推进使用。

第一、预算管理系统的运行不稳定。目前来看，该系统本身存在一定的系统BUG。例如：课题负责人在使用预算分析功能查看课题支出情况时，只能查看当页数据，当点击下一页按钮查看下一页界面的数据时系统就会报错，无法显示数据。也有研究所发生点击预算管理功能点，导致整个网上报销系统无法使用的情况出现。预算管理系统的稳定运行是广泛推广该系统使用的基础，如果不能保证该系统运行的稳定性甚至威胁到相关财务系统的使用稳定性，那么推广使用预算管理系统是比较困难的。

第二、取数规则存在一定的缺陷。通过对系统内已录入预算课题的经费支出情况进行分析发现该系统在数据提取后的计算规则有一定的缺陷。例如：课题收入的取值只提取相应科目的贷方金额，没有考虑借方金额的影响因素；子课题预算支出统计表中，运算公式错误存在取数错误，一是支出总计=预算总额+各年支出，二是可用资金=支出合计-预算金额，三是全部预算科目之和不等于模块总计。

第三、会计科目与预算项目的映射较为固定，不能进行灵活调整。众所周知，会计科目的数量及类别远大于预算项目，而预算管理系统的映射关系要求一个会计科目只能对应一个预算项目，但一个预算项目可以对应多个会计科目，这就导致某些预算项目在取值归集的准确性值得商榷。例如：军工研制类课题的预算项目只有八项，根据映射规则定义会计科目下的差旅费科目只能对应其中的一项预算项目。但在实际工作中，发生的差旅费支出根据支出的具体原因及内容可以分别归集为预算科目中的设计费，管理费甚至是试验费。但预算管理系统在对数据进行分析时，只能将差旅费科目下的所有支付归集到一个预算项目中。如果映射关系是差旅费对设计费，那么就归集到设计费预算项目下，如果映射关系是差旅费对管理费，那么就归集到管理费预算项目下，以此类推。这个例子说明的问题就是目前预算管理系统的分析功能还是比较简单的，只能依据系统管理员设定的映射关系进行分类汇总，同时其生成的预算分析表无法在系统内进行调整，因此只能作为课题负责人了解经费使用状况的一个参考。

三、对预算管理系统的优化建议

预算管理系统作为ARP综合财务系统的重要组成部分在今后的工作中势必要发挥重要的作用。财务人员也希望系统开发人员对该系统进行持续的优化与完善，提高该系统的使用效率，真正发挥该系统的功能，成为财务人员与课题负责人的得力工具。结合实际需求经过分析，总结出如下几点对系统优化与完善的建议。

（一）放宽权限设定

目前，系统内课题负责人默认的权限仅为预算分析，并没有预算录入的权限。该系统设定的初衷是由科技处人员进行预算的统一录入。但是，根据我所及调查的其他研究所反映的情况，大部分研究所是由课题负责人或指定的课题秘书进行录入，并没有统一在科技处进行录入，因此建议将预算录入功能作为默认的权限授予每个预算系统使用者。由于课题负责人只能看到自己负责的课题无法看到其他课题，即使授予其预算录入权限，也不会造成课题信息外泄的情况出现。

（二）预算数据修改程序简化

部分国家课题的预算批复已经改变过去总额下拨的方式，改成按年核定下拨的方式。按照现行系统的处理方式需要预算审批人员将已提交的预算驳回，重新录入提交。建议修改这种数据调整方式，直接针对已提交的预算数据进行修改，然后通过设置信息推送向预算审批人发送提示消息，提示预算审批人修改的预算信息，审批人及时在系统内核实修改数据是否准确，并将结果告知预算修改人即可。

（三）修改支出总额表中对应预算科目的分类

支出总额表列示了课题的全部费用支出明细，每一项费用支出明细依据设定的会计科目和预算项目的映射规则自动生成对应预算科目列的内容。由于前文提到的系统自动归集无法实现同一会计科目下发生的支出归集到不同的预算项目这一功能，因此建议将系统对应预算科目列设置为可修改模式。例如：某项材料费支出按照映射规则归集为预算项目材料费类下，而分析其支出内容后认为其应归集到预算项目测试化验加工类下，则将对应预算科目列显示的内容进行修改，将材料费修改为测试化验加工费并进行保存，保证以后的查询以本次修改的结果为准，提高支出归类的准确性。

（四）一些系统细节问题的建议

建议对于预算审批通过或者驳回设置邮件提醒；利用批量导入功能对信息推送进行设置，改变目前人工一个一个录入的方式，节省录入时间。在预算分析界面，按条件查询信息返回时返回至上一层界面而不是直接返回到了初始界面，方便查询使用；修改经费预算填制中“使用年度”的年限，目前系统设置为三年，大部分课题都能够满足，但有些课题例如自然科学基金课题的执行期为四年、五年，则三年的年限不能满足其需求；预算分析界面的刷新功能更新速度较慢，效率低，建议设置刷新进度条，这样就能够直观看到刷新程序的运行进度；科研课题预算分析中支出明细表及有关表格无法导出EXCEL表格，只能在系统内查询，建议增加导出功能，方便在系统外整理相关数据。

四、总结

预算系统是科学院ARP系统的重要组成部分，尽管它上线运行使用时间并不长，但是已经在日常课题经费管理中发挥了重要的作用。当然，在实际工作中，各个单位存在特殊的财务情况，对系统功能提出了个性化设置的需求。结合实际工作，该系统目前还存在一定的功能缺陷。我们希望系统研发人员能结合我们提供的建议与需求优化系统功能，使该系统发挥更加重要的作用。

参考文献：

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