普通高校成人教育档案的特点与专业化管理

摘要：普通高校成人教育是一种个人自学、社会助学和函授考试相结合的具有中国特色的新型教育形式，是普通高等教育的一种补充，通过成人教育，使被视为成年的人提高技术和专业资格，增长能力，丰富知识，在个人的发展和参与社会经济文化发展等方面，使他们的行为得到改变。

关键词：普通高校；成人教育；专业化管理

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-9324（2012）06-0088-02

普通高校成人教育是一种个人自学、社会助学和函授考试相结合的具有中国特色的新型教育形式，是普通高等教育的一种补充，随着我国经济的快速发展及教育体制的改革、人才市场的兴起，学历在某种程度上已经成为衡量人才水平和资历的一个主要尺度。而招工、招干、考证书、评职称等，用人单位往往要求提供学生在校读书的学籍档案作为佐证，或通过查档证实证件的真伪，作为录用、聘任和晋升的参考条件。将成人教育发展中形成的历史做真实的记录，包括文件资料、学籍、成绩、奖惩记录等加以整理，建立档案，无论是对成人教育的研究，还是证明学历真伪等方面都有着不可替代的作用。

一、普通高校成人教育档案的特点

1.来源分散，内容丰富。普通高校成人教育由于学生来源广泛，学生分布在不同地区，不同教学点，档案管理人员收集整理学生档案有诸多影响因素，既有来自教学管理机构的教学文件，如招生计划、各专业教学计划与教学大纲、专业与课程设置、教学管理制度与办法等；又有来自各地各教学点的学生资料，如新生入学登记表、学籍卡、成绩册，在校学生名册、学籍变动证明材料，学历认证材料（专科升本科）等，并且，因为成人教育学生分散，集中学习的时间不多，因此，给档案的收集带来一定的影响。

2.学习形式灵活。普通高校的成人教育一般具有成人专科、成人专科升成人本科、专科函授、本科函授、第二学历教育、高等教育自学考试、网络教育等多种办学方式，而且，教学形式也具有多样性，除了课堂讲授外还有通过网络学习、参观访问、考察了解、实习等，范围非常广泛，形式也复杂多样，因此，给档案收集带来一定的困难。

3.实用价值大。成人教育档案是学生在学习期间学习情况的原始记录，具有很高的实用价值：（1）为各类用人单位选聘、考察人才提供重要的参考依据；（2）为评估学校成人高等教育的办学质量与效益提供重要的参考凭证；（3）为广大的毕业生提供晋升、职称评定及工作变动的学历证明材料；（4）为毕业生提供接受高等教育档案查阅，以弥补意外情况所带来的损失；（4）为成人高等教育理论研究提供素材。

二、普通高校成人教育档案的专业化管理

1.专业化管理的意义。档案管理是一门专业性强的工作，除了要求管理人员要具备一定的档案管理理论知识，科技知识和专业知识，还要掌握运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。随着科技发展和社会的进步，现代化办公技术的普遍运用，成人教育档案的专业化管理可以使管理更加规范化和科学化，从而为成人教育改革发展做出应有的贡献。

2.专业化管理的原则。（1）真实性。档案是真实情况的反映，成人教育档案的建立归档，必须如实反映成人教育的全过程，应及时、准确、全面地收集成人教育形成的教学和学生档案，例如，学生学籍档案建立，学籍变动等材料以及成人教育的招生情况、教学计划和教学管理的全过程材料，如实记录，归档，决不可以各种需要为由对记录掺杂某些不真实的内容。（2）科学性。成人教育档案的管理，既要符合学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和逻辑原则，科学地界定归档内容与标准。学生材料、管理材料和教学业务材料归档既要分门别类，又要统一协调，严格按照规范进行整理立卷，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。类目设置既要相对稳定，又要能适应新增内容。档案类目排列、档号结构的确定需符合逻辑原则。（3）创新性。根据成人教育教学管理、师资、学生等的实际情况，改变原档案的收集方式，创新档案材料的收集整理机制，将原来的由案卷管理实体转向信息内容管理，通过网络管理，系统管理教学过程中形成的文件材料，采用先进技术和先进管理方法，进行类目设置、序列编排、上架检索等管理，逐步实现计算机辅助管理，达到方便、实用。

3.专业化管理的关键。（1）人员落实。人员不落实，实现专业化管理将永远是一句空话。成人教育档案管理人员没有受过档案管理专业知识和管理技能的训练，就无法对档案管理工作进行合理的、规范的管理。因此，学校应该对档案管理人员进行专业知识和现代化管理技术的培训，并适当组织他们参观交流，在工作中边学边工作，辅之以管理制度和奖惩办法，成人教育档案管理队伍的专业化程度将会很快得到提高。（2）任务落实。随着成人教育的不断开拓发展，其档案工作所担负的任务将越来越繁重，其内容也将越来繁杂。所以管理人员落实之后，还要对每个管理人员分配具体的管理任务，实行分类落实，责任到人，这样才能做好档案管理工作，才能不至于造成档案管理工作上的空档和混乱。（3）改善工作条件，实现信息化管理。给档案管理人员提供一个较好的、较现代化的工作条件，安排必要的环境，如建立起档案室，购置档案管理所需用品。并根据档案管理现代化的新要求，利用计算机系统，利用校园网的优势，对档案信息进行征集、加工整理，分类管理，使档案从手动检索向自动化检索转变，尽早实现档案管理工作办公的现代化。

4.成人教育档案管理是一个系统工程，为了更好地服务学校中心工作，服务学生，服务社会，应从以下几方面做好工作：（1）强化管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，不但要求管理人员有扎实的专业知识，还要有认真的工作态度和高度的工作责任感。因此，领导应该把抓成人教育档案工作列入学校工作的议事日程，培养专业的档案管理人员，在经费、库房、设备、人力等方面给予充分的保证，真正从行政上支持成人教育档案的收集、归档工作。（2）规范档案的收集整理。必须从日常工作的点滴做起，重视档案资料的积累和保管，及时收集，定期整理分类，营造人人关心、重视档案管理工作的氛围，为档案的建立、管理打下良好的基础。（3）完善管理制度。完善成人教育档案管理的各项规章制度，责任到人，责任到有关部门，建立各级档案网络组织，使成人教育档案管理有章可循，形成各有关部门专人负责，层层把关，齐抓共管的良好局面。（4）改革管理机制。改革传统的管理模式，建立档案信息服务体系。从汇编文集、整理、保管为主的管理模式转向以开发、利用、服务为主。把主要精力放在提高档案的利用和发挥档案的价值和效益方面上来。根据不同部门用户、不同专业角度的需求建立完善的档案信息服务体系，满足用户多层次、不断增长的服务需求。（5）更新管理手段。为了适应现代成人教育档案大容量、繁琐、复杂的特点，传统的以手工为主的档案管理方式与之不相适应，必须应用现代化的信息技术手段进行档案管理，使档案的收集、整理、保存和查询使用电子化、网络化，实现档案资源共享，信息化服务，做到及时、准确地为社会服务，为学生服务。

总之，成人教育档案管理工作是一个多层次、多方面的系统工作，无论是档案工作的领导者、形成者、管理者都应为推动学校成人教育档案事业的发展尽心尽职，加快成人教育档案工作的科学化、规范化建设，充分发挥档案的功能。

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