探讨档案正规化管理的新模式

摘要：进入二十一世纪对档案的管理工作要求也越来越严格，因此，档案员一定要具有过硬的业务素质，严谨的思维方式和综合的协调能力。注重提高自身的素质，开拓知识面，把知识与档案管理工作相结合。档案管理实现计算机化是必然的。身为档案管理者，必须认清档案管理科技化和现代化的趋向，努力学习微机使用、管理知识，以实现档案管理规范化。

关键词:档案管理、科技化、数字化 信息化 网络化

前言

现今的档案管理工作应围绕档案馆和事业单位档案室开展，对传统档案工作、档案数字化和电子文件管理等方面进行研究。却忽视了对档案科技化发展的探索，档案是记录一单位的载体，他的科技化进步正是符合了当今社会发展的需求，满足了企事业单位管理发展，人事管理和重大事件方面的要求。所以，企事业单位的档案管理和发展必须做到科技化、现代化、数字化、人性化，这也是社会发展中必须具备的。

一、领导重视，促进档案管理工作发展

单位的各级领导一定要重视支持档案工作，档案工作是单位的各项管理工作的基础，要以对历史高度负责、对员工高度负责的态度，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位，对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境；加大对档案工作的经费支持力度，为档案工作的开展提供必需的物质条件，在生活上关心、工作上关注、政治上关爱档案人员，重视档案干部队伍建设，增强档案干部队伍的生机和活力，真心实意帮助档案工作者解决实际困难和问题。

二、保证归档文件材料的完整

档案员要做好归档文件材料的收集，确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。

三、做到集中统一管理档案

集中统一管理有三层含义一是档案实体集中，企业各部门形成的各种门类、各种载体的档案，都要集中到本单位综合档案室统一管理二是人员集中，各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理；三是管理集中，各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。集中统一管理本单位形成的全部档案，是企业档案工作的基本原则，是档案法律法规对企业档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。

四、建立和完善档案工作的管理体制

建立和完善档案工作管理体制，包括建立档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导和直接负责人，建立健全专兼职档案管理网络，制定本单位档案管理办法、归档范围、分类方案、保管期限表、各项档案管理制度及“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，“三纳入四参加四同步”是《企业档案工作规范》中明文规定企业必顺建立的制度。如果一个单位没有落实“三纳入”制度，就难以保证档案工作的组织领导与健康发展，使档案工作无法与企业的改革和发展同步。

五、确保档案管理工作标准化、信息化

档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，企业档案部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为档案工作信息化创造条件。档案工作信息化，是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。

六、加强档案管理水平

（一）任用责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。

（二）培养一批会科学化、规范化、现代化的管理技能人才。计算机技术在各个领域中的运用，为档案管理工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

（三）档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

七、提高档案管理者的业务素质

计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法，已不能适应新时期、新形势的需要。

（一）建立和完善继续教育管理制度和激励机制。档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员素质也需要不断地提高，要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。

（二）做到多渠道地进行人才培训。要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会。

（三）注重对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，特别是对于涉及到保密的档案管理人员，要加强教育和管理，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失泄密情况的发生。

八、结束语

随着社会的发展和进步，科学的、现代化的管理档案工作势在必行，因为只有适应社会的发展，才能管理好档案，才能真正开拓思路，着眼未来，做好本单位的各项工作，记录下单位的发展和战略实施的目标，这就是档案工作的重要性，也应该是档案工作者的努力地目标和方向。

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