适时存货管理模式在我国连锁零售业中的运用

【摘要】 文章论述了适时库存管理模式的特点,并指出我国连锁零售业应用适时存货管理模式的必要性,以及适时存货管理模式在我国连锁零售业的运用。

【关键词】 适时制; 存货管理模式; 连锁零售业

在我国,刚刚起步的连锁零售业发展迅速,已占据我国零售业的主导地位。但由于其发展时间短,其库存管理模式存在着库存周期长、缺货率高、供商矛盾大、供应机制不灵活等弊病,因此,改进我国零售行业的库存管理模式迫在眉睫。

一、适时存货管理模式的基本概念和特点

(一)适时存货管理模式的基本概念

连锁零售业的适时存货管理模式就是在店铺中保存最低水平的库存。为减少缺货现象的出现,要求在店铺中的商品低于其安全设置时,信息系统自动发送补货通知,供应商接到通知后迅速准备货物,保证货物准时地送到提出需求的店铺。在这种库存管理模式下,连锁零售商把原来对物品的管理转变为对信息的管理,既减少了人工失误的机率,又降低了经营成本,有利于帮助连锁零售业提高自身的竞争力。

(二)适时存货管理模式的特点

1.库存量大大降低。在适时存货管理模式下,库存量应降低到最低点,即只在店铺保持几天的销售库存,这样,库存的减少可节省仓库的空间和相应的保管费用。

2.要寻求可信赖的供应商。供应商提供适时、适量的商品,是适时存货管理模式正常运作的基本条件。

3.要作出准确的销售预测。由于各个店铺的库存量保持在最低限度,所以销售预测必须准确,能根据销售预测正确制定各店铺的各种商品的安全库存量,以免出现缺货,影响销售。

4.要做到库存管理信息化。适时存货管理模式完全采用信息管理库存:通过采用条形码技术,使库存的进、销、存信息完全由电脑控制。

5.对员工的素质要求较高。信息化的管理必然要求员工的素质也要相应提高,而且要求员工能全面参与组织管理,对公司的经营有发言权。

二、我国连锁零售商实施适时存货管理模式的必要性

(一)连锁零售业降低成本的必要性

目前连锁零售业惨烈的竞争使其在商品差价上获利的空间越来越小,使得连锁零售商不得不降低成本来谋取新的利润来源,而适时存货管理模式恰恰能够帮助连锁零售业降低经营成本、减少库存、加速库存周转。

(二)连锁零售业提高管理水平的必要性

目前全球化的商业重组使企业比以往更加精简、更具有进攻性。无论在哪里经营,细分市场都是十分必要的。在不同的国家、不同的地区,必须通过不同的方式对市场作出反应。实施适时存货管理模式可以使连锁零售企业建立起一种对变化反应敏捷、灵活的环境,能够及时掌握准确的信息,可以给企业提供更多的选择和更多的解决方案,可使企业的运作更加规范化,让一切活动都有章可循,从而提高管理水平,在激烈的国际竞争中取得优势。

(三)连锁零售业提高竞争力的必要性

目前我国的连锁零售企业一方面为获取更大的商品进销差价,另一方面因担心缺货,而囤积了大量库存,同时也占用企业的资金,很明显库存已经成为我国连锁零售业发展的沉重负担。要想在国内外市场上提高自己的竞争实力,企业需要实现内外信息资源便于存取和共享,实现企业管理过程的智能化、科学化,把企业的财务、人事、计划、产品质量、物资采购、销售、库存等管理信息,进行智能化处理,据此采集、追踪和分析企业经营环境信息、市场信息、供销商和客户的动态变化,以提高企业的市场快速反应能力。

三、适时存货管理模式在我国连锁零售业的运用

一般说来,我国的连锁零售业在采用适时存货管理模式时,要做好以下基本工作:

(一)连锁零售企业应根据自己的情况选择供应商

适时存货管理模式必须先有供应商的配合,对于供应商的选择,条件应非常严格。一方面,由于需要供应商对零售商提出的信息作出快速反应,也就要求供零双方拥有一套先进的信息系统作为双方合作的工具,当然也就对供应商的资金和技术提出了很高的要求;另一方面,由于是零售商,故希望供应商提供的商品品种繁多,能够满足消费者的需要,但为了便于管理,又不希望供应商过多。此外,由于与供应商长期、稳定的合作有利于连锁零售商的发展,显然连锁零售商更愿意选择经营风险小的供应商。连锁零售商和其选择的供应商一起通过协商,订立合理的库存水平和运输成本等指标、确定处理订单的业务流程以及库存的有关控制参数(如再订货点、最低库存水平等)、库存信息的沟通方式(如EDI和Internet)。双方的具体合作方法是由供应商管理库存:连锁零售商通过EDI(电子数据交换)系统把POS(销售时点信息管理)数据传给供应商,供应商就能及时了解商品的销售状况,掌握市场对商品的需求,及时调整生产计划和材料采购计划。而对零售商库存信息的把握,又能使供应商决定在什么时间、以什么方式向零售商送什么货。而对连锁零售商来说,省去了商品进货业务,节约了成本,能够集中精力于销售活动,并且能够事先得知供应方的商品促销计划和商品生产计划,能够以较低价格进货。

(二)建立能够实施快速响应的信息系统

快速响应是适时存货管理模式的核心思想,意味着在正确的时间、正确的地点用正确的商品来满足消费者需求。快速响应必须有先进的技术支持,也就是说适时存货管理模式的完善,在于采用先进的信息技术。要求将条码技术、扫描技术、POS系统、EDI等技术集成起来,建立一个高效的供应系统,实行快速反应,(1)适时订货:当某一商品的库存数量低于其安全库存水平时,电脑将订货信息传送至配送中心和总部的电子补货系统中;(2)适时配货:根据店铺的要货计划,配送中心迅速准备货源;(3)适时送货:货物在指定时间内运至指定地点。这样,连锁零售商和供应商可以通过共享POS信息,将在POS机中显示的销售时点数据通过网络在第一时间传递到供应商那里,作为他们分析市场需求、设计产品和安排生产的依据,从而完全根据市场需求来准确安排生产,连锁零售商则可以在最短的时间内得到市场所需的商品。因此适时存货管理的前期投入相当大,需要现代化的信息技术来装备企业的各个部门。一般来说,连锁零售商应配置内部的管理信息系统以及与供应商进行数据交换系统(EDI)或电子订货系统(EOS)。通过这套信息系统,企业才具备了与其供应商沟通的条件,才能使商业交易行为实现电子化。因此,企业应设置管理信息系统部,专门进行信息管理工作。

(三)优化业务流程

流程的优化是指对现有工作流程的梳理、完善和改进的过程。即企业在面临新环境时,原有流程无法解决产生的新问题或做出错误决策时,就应对业务流程进行重组,重新设计业务流程,使企业在新环境下实现其经营目标。适时库存管理模式要求连锁零售商能够实现自动补货,也就涉及到连锁零售商的日常管理流程中的许多过程,而且每一环节的数据准确率都会影响最终结果的准确性。业务流程的重组是供应商和连锁零售商的各部门紧密合作的基础。采用适时存货管理模式的企业,由于信息系统贯穿于企业经营活动的整个流程,也就要求企业的各个部门能够相互协调、配合,才能保证经营活动的正常运行,这就对企业的管理水平提出了很高的要求,要求管理者能从企业发展的角度出发,正确平衡各部门的利益,采取有效的激励手段团结员工,使之为企业的经营目标服务。连锁零售商的经营目标是以顾客的需求为导向,公司的各个业务流程的改造都应以为顾客提供最好的产品和服务为目的,消除业务流程中不必要的作业成本,为低价销售提供基础。

(四)建立高效的物流体系

高效的物流体系有以下几个特点:快速配送客户的订货;客户订货时商品的在库率高;在运送中发生交通事故,商品损伤、丢失和发送错误的几率小;保管中发生变质、丢失、破损的现象少;具有能很好地实现运送、保管功能的包装;装卸搬运功能满足运送和保管的要求;能提供保障物流活动流畅进行的物流信息系统,并能够及时反馈信息;合理的流通加工,以保证生产费用与物流费用之和最少。因此连锁零售商要降低与供应商的运营成本,必须建立自主、灵活、高效的物流配送体系,实施物流一体化运作。连锁零售商和供应商在商品配送上应逐步形成物流资源共享的格局,即供应商可和连锁零售商共建配送中心。高效的物流体系由发达的物流运送、配送系统构成,其核心便是功能强大的配送中心。配送中心的功能主要有运转货物、提供增值服务、调剂商品余缺自动补进,其运作离不开先进的物流管理信息系统,在物流信息实时反应的网络条件下,物流各环节成员能够相互支持,互相配合,实现采购、库存、订货、配送和销售一体化,使得销货方及配送方实现“零库存”,降低店铺和人力管理成本,最大化企业收益。当然配送中心还需要配备有一支高效运转的车队,车队可以随时根据设计好的路线为店铺送货,在返回时还可到供应商处拉货,这样就避免空车返程的浪费,同时也为连锁零售商向供应商赢取了商品上的关于运输费用的折扣。

(五)加强对员工的业务素质培训

员工的素质往往决定着企业经营的成败,采用适时存货管理模式的企业对员工的素质要求更比一般的企业高,因为信息管理与手工管理最大的不同,要求员工必须能熟练操作信息系统,能根据信息系统提供的数据作出汇总、分析,从而为管理决策提出建议,能够在出现问题时及时作出纠正。因此连锁零售商的首要任务之一是提高库存管理工作人员的水平,尤其是要加强信息技术运用能力的培训,发挥信息技术在库存管理中的作用。同时要加强库存管理的研究,不断了解和借鉴世界上先进的库存管理方法。不仅如此,还要提高库存管理人员的责任心。

(六)注重消费者偏好

商品要迎合消费者的心理需求,才能发挥出适时存货管理模式的优越性来。我国地域广阔,民族众多,针对我国的文化差异、居民生活习惯不同以及消费能力的不同,连锁零售超市的配送中心要按区域建设,其采购品种应根据当地居民的爱好进行选择。也就是说,超市所经营的商品应以贴近百姓生活、满足居民日常需要为主要特色。这要求国内的连锁超市不仅要增加商品品种,还要调整商品结构,虽然副食品和生鲜产品带来的毛利比高档商品低得多,但却是普通百姓的生活必需品,具有十分大的市场。而且随着我国城镇居民生活质量的不断提高,对这类商品的消费需求和消费标准也在不断提高,连锁超市如果抓住了这块市场,也就稳定了自身规模化发展的基础。

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