谈企业档案工作的全过程\全方位和全员式管理

作为融汇于企业基础管理工作环节之中的企业档案管理工作,在企业改革不断深入的今天,积极探索一套创新的具有现代意义的管理方式成为当务之急。尤其是在档案管理工作采用了先进的计算机技术,机读型、视听型、缩微型档案大量涌现时,对传统的档案工作管理方式进行探索与改革、创新与完善,更显得必要和紧迫。企业档案工作中的全过程、全方位、全员式管理正是一种既具有继承性,又具有创新性的管理模式,是提高企业档案管理工作整体水平的一个有效途径。

一、企业档案的全过程管理,就是指档案管理工作要贯穿于企业科技与文书材料的形成、运转、收集和归档这一全过程,也就是说要从这些文件和材料的初始形成阶段直到最后归档阶段,都要进行有效的管理和控制。

先以文书材料来说,当一份对外发文或者是内部行文开始拟稿时,我们就要严格按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定与要求去做。例如文种使用和文号编制是否正确,书写用笔和文稿用纸是否符合要求等等,都应当一一按照规定办,不能草率马虎。按照公文处理和档案管理规定,拟写公文必须用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔,不宜用原珠笔,更不能用铅笔、彩色笔等;用纸应当积极推行a4或a3幅面纸。在这里还要提出的是,当我们在工作中运用计算机打印文件或表格时,一定要注意根据公文处理规定中的要求,控制好图文区的尺寸,以便于文件和表格今后归档时的装订。现在我们有的人在用计算机打印文件或表格时,漫无边际,顶天立地,天头、地脚、订口预留的白边很少,这给档案装订带来了极大不便,而且这样打印出的文件和表格也不美观、大方。

同样,当我们收到一份外来文件需要办理时,也要按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定和要求去做。例如文件办理后有没有将办理情况和办理结果简要的填写在文件处理单上,在办理文件中形成的需要上报的文字和报表有没有随文件留底以便与文件一起归档备查等等。在这个问题上需要指出的是,不少文件经办人员在文件处理单上应当填写的各个栏目里,往往简简单单地只写了“已阅”、“已办”、“已报送”等字眼,至于这个文件究竟如何办理的,办理后有没有形成自己的文件?向上级报送的什么材料?这些都无从查考。而按照公文处理规定,应该将办理文件的情况用简明扼要的文字填写在公文处理单上,如果在办文中形成了自己的文件或者有材料和报表上报给了上级机关,都应当把原件附在上级来文的后面一起归档。只有上下文件一起归档后,才能对今后工作的查考利用产生价值,否则只有上级来文而没有本单位文件归档,企业档案室岂不成了上级机关的文件保管室了。

再以科技文件材料来说,一个新产品从开发研制至试生产再到正式批产,这一全过程中所形成的许多文字、计算和图样材料,只要是对企业今后的产品开发研制和生产经营有查考利用价值的,都应当进行有效的管理和控制,做好这些材料的积累和预立卷。由于开发研制一个新产品往往需要较长的周期,少则一二年,多则三四年甚至五六年,因此对科技文件材料的管理还必须分阶段进行,每当一个阶段(例如调研阶段、设计阶段、试制阶段等)结束时,都应当及时做好这一阶段所形成的文字、计算和图样材料的收集与归档工作。否则的话,时间越长,材料的散失和损坏越多,甚至会造成无法弥补的损失。

基建工程项目材料的管理和控制,也存在与科技文件材料同样的情况,由于工程项目周期长和子项目多,对这类材料的管理也必须分阶段进行,决不能等到整个工程项目竣工时才想到要收集材料以备归档。如果是那样的话,无疑是为时已晚,早期的工程项目材料必然散失多、损坏多,给立卷材料的完整性、系统性造成极大的损失。这就是我们所说的档案的全过程管理。

二、档案的全方位管理,就是指企业的所有职能部门在履行其职能活动中形成的有价值的文件和材料,都应当按照企业的有关规定进行收集和归档。

在这个问题上有两种倾向:一种倾向是认为自己的部门不是企业的重要部门,工作中没有什么文件和材料形成,即使有一些,也是不重要的,没有归档保存的价值,所以档案管理工作与我们这个部门没有多大联系。在这种错误认识的支配下,这种部门往往不注意文件和材料的积累与收集,甚至在文件和材料的形成过程中也很随便,不按照企业有关规定去做。另一种倾向是把自己的部门看得太重要,认为自己部门在工作中所产生的文件和材料具有一定的保密性,不宜归档。这种认识也是不对的。作为企业的档案室,它是企业中管理档案的专职部门,它有为企业保守秘密的工作纪律,不会也不允许将企业秘密对外泄露,因此企业的其他部门完全可以放心地将所有应当归档保存的文件和材料交由企业档案室管理。事实上,企业的全部档案都收归档案室保管,才是防止企业秘密外泄的重要保证,也是使企业各类信息和资源得以积累、传承的根本保证。

为了实施企业档案的全方位管理,一方面企业档案部门应当制定相应的归档制度,明确企业各类档案材料的归档时间、归档内容和归档要求。这就要求企业档案人员熟悉企业各个职能部门的职责内容和职权范围,并且根据企业职能部门的调整和变化,适时地作出修订和补充,使归档制度能够具有很强的操作性。另一方面,有了规章制度之后,工作的成败与否还是事在人为。作为企业档案人员,要学会转变立场、转变观念,要把企业各个职能部门作为自己的服务对象,在归档材料形成、积累和预立卷等各个环节给予他们指导和帮助,而不仅仅是在年终或次年年初归档时才发现问题,提出整改意见。

在实施企业档案全方位管理中,多年来一直强调和坚持的科技档案工作的“四纳入”、“五参加”是一项很有效的措施。“四纳入”就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序,纳入生产、科研、基建工作计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围,纳入企业经责制考核范围;“五参加”就是指科技档案部门和科技档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明,只有坚持了“四纳入”、“五参加”这一有效的措施,科技档案的全方位管理才能真正得到落实和体现。

三、档案的全员式管理就是指企业中的每个职工都或多或少的与企业档案管理工作有着联系,因此每个职工都应当关心和支持企业的档案管理工作。

有人可能会说这种提法太宽泛了,企业档案管理工作怎么会牵涉到每一个职工呢?或许是大家一时没有想到这个问题,我们每一个职工都填写过职工履历表,都签订过劳动合同书,这些就是档案。你如果在填写或者签订过程中,不按照规定的要求去做,将来这份履历、这份合同就有可能会给你带来意想不到的麻烦甚至是不可弥补的损失。最近两年,笔者所在企业有不少老年职工到企业档案室里来查找自己二十多年前办理的领取独生子女费的申请书。为了什么?为了自己退休时能够领取一笔一次性的独生子女补贴费。当时办理的独生子女证因为保管不善遗失了,没有证就不能给你补贴费。这就想到了厂里还有当时办理独生子女证的申请书。当这些老年职工找到这份材料时都很高兴,说多亏了厂里保管得好。还有不少职工在评聘职称时要查找自己当年获奖的材料,也很高兴地在企业档案室查到了有关材料,派上了用场。这样的事例都使职工确确实实感受到了档案的价值和它与自己的密切联系。

当然,与企业档案管理关系最为密切的还是我们的科技人员和管理人员,因为这些人员在各自的工作中会随时随地的产生科技与文书材料,这些科技与文书材料中就有许多是应当归档保存的。因此在谈到档案的全员式管理时,要强调两点:一是我们每一个科技人员和管理人员要树立较强的档案意识,当你在工作中开始形成科技与文书材料时,你就应当按照企业的有关规定,规范这些文件和材料的制作,保管好这些文件和材料,以便于今后的归档工作。二是我们每一个科技人员和管理人员在工作中所形成的科技和文件材料,只要是企业规定必须归档的,它都是企业的财富,而不是哪一个人的私人财产,因此这些文件与材料的处置权在企业,而不在个人。我国《档案法》第十条明确规定:国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。也就是说,企业的每一个科技人员与管理人员在职务活动中形成的科技与文书材料,只要是企业规定必须归档的,都应当无条件地向企业档案部门移交归档,列入企业国有资产的管理范围,实行集中统一管理。只有当我们每一个科技人员和管理人员都树立了较强的档案意识,并且在工作中自觉地、积极地支持和配合企业档案管理工作,那么我们才可以说企业档案实现了全员式的管理,企业档案管理工作才也有了扎实的基础。

当前,档案工作的手段和设施有了极大的变化和进步,档案实体和档案管理的内涵也越来越丰富多彩,档案工作需要变革和创新,但是这种变革和创新必须以“三全”理念为原则和核心,这样才能少走弯路而卓有成效,才能提升档案管理的整体水平,使企业档案管理工作与时俱进,并得到长足的发展。