多头并举撰写高质量的总结报告

不知不觉中2007年已经离我们而去了，每到年终岁末，写总结报告是必不可少的工作，可能很多朋友觉得写总结报告是很简单的事情，不就是写写一年的工作概况以及新的一年的工作计划吗，何况现在方便多了，使用文字软件简单处理下，就完成了!其实不然，虽然年年写总结，但是总结的水平会大相径庭，不仅仅总结的格式不统一。杂乱无章，而且往往文不达意，不能够真实反映工作状况，从而让自己的总结报告大为逊色，下面我们就看看利东贸易有限公司的李洁，如何通过Word的一些操作技巧。来撰写一份高质量的销售年终总结报告!

样式与格式：总结报告格式划一

作为一份年终总结报告，文档排版必须做到美观大方，而李洁通过使用Word的“样式与格式”工具，为总结报告的不同层次内容，如标题、小标题以及正文等分别设置了不同的格式以及样式，从而让年终总结的格式整齐划一，显得格外精致!

启动Word2003，在其中输入年终总结的文字内容，然后选择标题文字，如“2007年度销售部年终总结报告”，执行“格式/样式和格式”命令，从右侧弹出的“样式和格式”任务窗格的样式列表框中，选择“标题”样式，这样标题文字就会被修改为“标题”样式。采用同样的方法为总结报告的其他内容分别设置不同的样式，如小标题采用“标题6”样式，次级小标题采用“标题9”，而正文采用传统的首行缩进两个字符的“正文首行缩进2”样式(图1)。

李洁注意到所使用的样式格式都是默认的，如“标题6”的默认格式为黑体、12磅、加粗，当李洁需要将标题修改为习惯使用的宋体时，就右击任务窗格中的“标题6”，选择“修改”命令，在弹出的“修改样式”对话框中，将字体修改为“宋体”。这样年终总结中所有使用“标题6”样式的标题，字体都会立即自动修改为“宋体”，是不是感到很方便呢?

巧设标题编号：让总结条理清晰

李洁此次编辑的年终总结涉及内容较多，因此添加标题编号是非常必要的，由于前面她已经给总结的小标题以及次级标题文本分别应用了“标题6”、“标题9”样式，这里她又根据标题样式快速设置不同类型的编号样式，如给小标题使用传统的“一、二……”，次级标题使用“1、2……”

李洁执行“格式/项目符号和编号”命令，在弹出的“项目符号和编号”对话框中，选择“多级符号”选项卡，从弹出的“多级符号”编号样式中，选择第六种“第一篇标题1……”，然后单击“自定义”按钮。

在弹出的“自定义多级符号列表”对话框中李洁进行如下设置：从“级别”列表框中选择“6”；从“编号样式”列表框中选择“一，二、三……”，起始编号为“1”，这样在“编号格式”框中会显示“一”，然后在其后面输入符号“、”；从缩进位置框选择缩进距离为“0.2厘米” (图2)。采用同样的方法，为级别“9”设置“1、2、3…”编号样式。为不同标题文本应用不同编号格式。

通俗易懂，用图表显示销售业绩

为了说明一年中的工作业绩，不可避免地要使用一些数据，如果仅仅简单地罗列数据，就会使总结报告显得枯燥无味，而李洁应用插入图表的方法，让乏味的数字变得活跃起来!将插入点定位于需要插入图表的位置，执行“插入/图片/图表”命令，即可在总结中插入一个简单的簇状柱形图，同时显示一个数据表以及图表编辑菜单栏，其使用的是默认数据。

由于李洁需要在图表中显示1～12月份三个分公司的销售数据，因此在数据表中她将相应的销售数据输入其中，并且还改变了图表类型，如需要“堆积柱形图”时，单击顶部菜单栏上的“图表”，在弹出菜单中选择“图表类型”。然后在弹出的“图表类型”列表框中，从“柱形图”中选择“堆积柱形图”。

当图表插入总结报告后，李洁觉得报告增色不少，但是发现个毛病，就是插入的图表破坏了原来文档的排版，怎么办呢?原来插入图表默认的采用周围文字环绕方式为嵌入型，只需要改为其他方式，如“紧密型环绕”，使用鼠标右击图表，从弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令，在弹出的图片工具栏中单击“文字环绕”工具按钮，然后从弹出的下拉菜单中选择“紧密型环绕”选项即可(如图3)。

提纲挈领，给总结报告添加个小目录

为了便于领导和同事查阅，在前面设置了标题样式的前提下，李洁在总结报告标题下面插入了一个小目录，让浏览者可以通过这个目录对总结内容有大致了解，从而阅读起来有的放矢。

李洁将插入点移动到需要总结报告标题的下面，单击“插入/引用/索引和目录”命令，在弹出的“索引和目录”对话框中，单击“目录”选项，将显示级别设置为3，目录格式为“流行”。同时单击“选项”按钮，然后在弹出的对话框中，将“有效样式”中的“标题”样式予以删除，这是因为前面已经将总结标题设置为“标题”样式，在添加目录时，会将不需要的标题文字添加到其中，因此必须予以删除，最后单击“确定”按钮，即可在总结标题下面添加一个很标准的目录了。当阅读者需要查阅某部分内容时，只要按住Ctrl键，然后单击目录中相应的标题即可，如“2008年销售策略”(如图4)。

如果在编辑年终总结过程中更改了标题相关内容，为了使目录与标题一致，就必须更新目录。右击目录，从快捷菜单中选择“更新域”命令，在弹出的“更新目录”对话框中，选择“更新整个目录”选项，单击“确定”按钮即可。

细节不可忽略，页眉，页脚也要精心设置

当年终总结编辑完毕后，李洁发现整个文档还似乎缺点什么?对了，应该设置下页眉、页脚，最好把公司的徽标也添加进去，这样年终总结才会更精彩!执行“视图/页眉和页脚”命令，单击弹出的“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页眉编辑状态，执行“插入/图片/来自文件”命令，在弹出的“插入图片”对话框，把公司的徽标Logo图片添加到页眉中，同时单击“页眉和页脚”工具栏上的“插入‘自动图文集’”按钮，从弹出的命令列表选择“文件名”选项，这样就会将这份年终总结的文档名，如“2007年度销售部总结报，告.doc”添加到页眉中。

采用同样的方法，在页脚中插入标注页码，总页数的“自动图文集”中的“第X页共Y页”。这样整个年终总结报告就显得有模有样了!

通常在页眉中会存在一条烦人的横线，如果需要删除这条横线，可以在页眉编辑状态中，执行“格式/样式和格式”命令，右击“样式和格式”任务窗格的样式列表中的“页眉”，从弹出的快捷菜单中选择“修改”命令。在随之弹出的“修改样式”对话框中，单击“格式”按钮，然后选择“边框”命令，在弹出的“边框和底纹”对话框中，将“边框”选项设置为“无”即可。

如果需要进一步修改插入图表区格式以及数据系列格式，可以右击图表，从弹出的快捷菜单中选择相应的命令即可，操作方式与在Excel中基本相似。

此外，为了让其他公司人员的总结报告采用上面的格式，从而使整个单位的总结报告格式统一，李洁将已设定格式的总结报告保存成模板文件，然后发送给他人。保存为模板时，李洁只需要执行“文件/另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中，选择保存类型为“文档模板(*.dot)”即可。