管好“家园档案”迫在眉睫

住宅小区是我们的家园，家园在开发建设及物业管理过程中都会形成具有保存价值的各种形式的档案，即“家园档案”。这些档案是住宅小区建设、管理和设施维修维护的重要参考，也是民生档案的重要组成部分，关系到小区业主的根本利益。为了了解和掌握住宅小区物业档案在形成、归档、管理和利用等方面的情况，近两年，济南市档案局在有关部门的协调帮助下，通过多种形式对济南市部分住宅小区物业档案管理情况进行了调查探访。

住宅小区物业管理情况

目前，济南市有300多家具备资质的物业服务企业，承担着500多个住宅小区物业管理服务任务物业管理类型很多，包括多层住宅、高层住宅、写字楼、工业区、政府机关办公楼、医院、学校、车站、码头、宾馆、商场商业街和农民房共11大类。我们要研究的只是住宅小区物业服务管理中档案管理的问题。目前，济南市的住宅小区物业管理企业从来源上看主要有两种类型：一类是由承担小区建设的房地产开发企业所属物业部门分离出来成立的物业服务企业；另一类是直接独立注册的物业服务企业。无论其来源如何，他们都以独立法入的形式提供物业管理服务。前者主要以原开发企业建设的住宅小区为服务对象，虽然以独立法人形式存在，但与原所属开发企业存在千丝万缕的关系。后者与开发企业没有传承和从属关系，一般是经房管部门鉴定取得资质，通过招投标等形式获取对某一小区的物业管理权限。

2004年建设部颁布的《物业管理企业资质管理办法》要求物业服务企业要建立相应的档案，并加强管理。一方面这是做好物业管理和服务的需要；另一方面也是自觉接受业主委员会和上级主管部门监督的参考依据。因此，加强住宅小区物业档案管理，是物业服务企业在承担住宅小区物业服务任务时应尽的义务，也是做好物业服务工作的必须。

住宅小区物业档案管理现状

住宅小区物业档案从形成过程看，大体可分为开发建设和使用管理两大阶段；从内容和来源看，又可以分为基本建设工程档案、公共配套设施档案、物业服务管理档案三大部分。住宅小区物业档案的形成者主要是房地产开发企业、市政公用部门所属部分企业、电力和通信企业及物业服务企业等。住宅小区物业档案的拥有者应该是小区业主的代表组织―_业主委员会，但住宅小区物业档案的管理者、使用者和部分档案的形成者主要是为业主服务的小区物业服务企业。

1.基本建设工程档案内容、形成和管理情况

在住宅小区建设工程竣工后，建设工程档案的流向应该是：开发建设企业保管一套，移交城建档案部门一套，同时移交物业服务企业―套，保证日常维修维护需要。

济南市现有房地产开发企业对住宅小区建设工程档案的移交情况是：以实施城建档案“两书一证”制度为界，在这之前，房地产开发企业向城建档案部门移交工程竣工档案的数量只能占到总数的5％左右。在这之后，移交给城建档案部门的数量则提高到85％以上。

2007年国务院颁布的《物业管理条例》和2010年住建部颁布的《物业承接查验办法》都明确规定，“在办理物业承接验收手续时，建设单位应当向物业服务企业移交下列资料：(1)竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；(2)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；(3)物业质量保修文件和物业使用说明文件；(4)物业管理所必需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会”。就目前情况来看，这个要求尚没有得到很好的贯彻落实，特别是没有建立起有效的监督机制，在物业承接验收时，房地产开发企业很少能按规定把相关档案完整移交给物业服务企业，有些能做到部分移交，有些根本就不移交；同时，业主委员会的监督也不力，原因是一方面多数住宅小区人住之初，业主委员会尚没有建立或不够健全，没有良好的运行机制和行使维权监督的能力；另一方面由于业主委员会没有独立的社团法人地位，不具备承担民事主体法律责任的资格，是一个相对松散的组织，如何成立并行使权力大都处于探索阶段，导致物业服务企业合同终止时向业主委员会移交档案几乎成为一纸空文。

2.公共配套设施档案内容、形成和管理情况

所有住宅小区都必须有公共配套工程，主要包括供水、供气、供热、供电及通讯等，多为地下隐蔽工程。这些工程项目，一般是由住宅小区开发企业与供电、供水、供热、通讯等施工单位分别签订协议。这些项目，从设计、施工到日常维护、维修全部由各相关部门负责，同时，这些公共配套工程的档案也分别由以上各部门收集、整理、保管和利用。据了解，供水、供电、供气、供热和通讯等这些企业，对档案管理都有较好的基础，管理制度、管理部门、管理人员和保管条件比较健全和完善，上级主管部门对这些业务档案的收集、整理、保管、利用等都有比较规范的业务标准。公共配套设施档案虽然分别存放在相关部门和企业，但需要使用时，一般也是由这些相关的部门或企业提供上门维修服务，基本能满足小区内水、电、气、热、通讯等各种地下隐蔽工程维修维护的需要。

3.物业服务管理档案内容、形成和管理情况

住宅小区物业服务管理过程中形成的文件材料主要包括以下几部分：(1)企业管理性文件材料。主要包括企业及各职能部门的日常管理制发的各种文件材料等；(2)招标协议性文件材料。主要包括物业管理服务协议、招投标等文件材料；(3)检查维修性文件材料。主要包括主管部门对各种设备检查记录(消防、电梯、二次供水等)、动用维修资金批准手续、业主信息资料等文件材料；(4)日常记录性文件材料。主要包括有关收费记录、出入库记录、物业采购记录、小区访客登记和投诉处理记录等文件材料。

调查表明，大多数物业服务企业档案管理比较薄弱，基本处于“四无一不”(无管理制度、无专用库房、无专门橱具、无管理人员和档案不齐全)状态。少部分物业企业重要的档案文件相对集中在综合部门保管，其他则散存在各部门；不少物业服务企业几乎全部档案材料都散存在各部门，而且大多未经整理。有些经初步整理的也只是按照不同内容相对集中存放，没有检索工具，档案装具也很杂乱。

加强住宅小区物业档案管理的思路

1.提高社会档案意识，加大舆论宣传力度

一方面通过各种媒体进行广泛社会宣传，引起社会对住宅小区物业档案的广泛关注，增强社会的档案意识和维权意识，让大家都来监督，让各方面尽职尽责。另一方面通过不同形式，对物业服务企业开展宣传和业务培训，明确标准，提出要求，提高物业服务企业依法做好档案管理工作的能力和自觉性。

2.有关部门密切配合，加大业监管力度

通过与建委和房管部门合作，可以加强物业服务企业档案的行政管理。通过联合物业服务企业协会，可开展一些相关

的活动，积极引导住宅小区物业档案工作的健康开展。同时，要发挥住宅小区业主委员会的监督作用，小区业主委员会要行使好业务职责，加强对住宅小区物业档案的监管，定期对档案管理情况进行检查，保证档案的齐全、完整、准确。

3.从实际情况出发，加大业务指导力度

业务指导应当把握以下重点：一是把房地产开发企业及物业服务企业纳入档案业务培训范围，对各单位档案人员开展集中业务培训。二是从管理比较正规，档案工作基础较好的龙头企业人手，加强宣传引导，增强档案意识。

4.针对物业管理特点，加大业务规范力度

国家档案局针对企业制定的《企业档案工作规范》、《工业企业档案分类编号规则》等规定，对物业服务企业来说，尚不能完全适用。物业服务企业有着明显的自身特点，―方面它是管理、服务型的企业，所以，档案内容、形态等，完全不同于生产型企业；另―方面它的档案来源和形成过程比较复杂。一般的企业档案形成者和利用者是统一的，先有单位再产生档案，档案是企业各项活动形成的真实记录，且谁形成谁利用。但住宅小区物业档案不同，有一些档案不是物业服务企业自己形成的，而是从相关单位接收的，在自己承担物业服务的过程中利用，并在管理服务中继续补充和丰富。这就打破了原来的企业档案管理的传统思路。因此，档案行政管理部门应当根据其行业特点，摸索创新，制定切合物业服务企业特点的档案工作规范，使其在具体操作过程中有据可依。

5.从业主利益出发，加大档案移交力度

住宅小区物业档案具有一定的流动性，主要表现在档案的二次移交。一次是房地产开发企业要将相关项目建设档案移交给承担小区物业服务的企业。另一次是物业服务企业合同期满，撇出前，应当把小区建设、小区管理过程形成的所有相关档案移交给业委会，在下一期承包物业服务的企业进驻后，交给新的物业服务企业。也就是说，住宅小区物业档案的产权归小区业主，而不是归物业服务企业，但承包服务的物业服务企业有保管利用好和丰富好住宅小区物业档案的责任和义务。

要保证档案完好移交，必须有一定的措施来保证。首先，应保证《物业承接查验办法》的贯彻落实。其次，相关部门应在制定住宅小区物业档案管理规范及对住宅小区物业档案管理考核检查时，应将档案移交作为重要内容进行考核和监督。

综上所述，做好住宅小区物业档案管理工作是新形势下的新课题，具有矛盾多、情况复杂的特点，加强管理迫在眉睫，需要我们在充分调查了解情况的前提下’把握特点，深入研究，积极探索，使住宅小区物业档案尽快走上健康发展的轨道，为改善民生、服务民生，促进和谐社会建设做出积极的贡献。