施工企业档案信息化管理现状分析及对策措施

【摘 要】档案信息化管理是企业管理工作中的重点，尤其是对于施工企业而言，档案管理能否及时归档直接关系到企业的运作效率。为此，本文结合笔者多年实践经验，重点就施工企业档案信息化管理现状进行分析，并提出一些有效的对策措施，为类似管理工作提供依据。

【关键词】施工企业；档案管理；信息化；对策措施

随着我国经济建设的快速发展，城市建设规模不断扩大，施工企业数量日益增加，档案信息化管理作为企业管理工作中的关键环节，对施工企业的决策效率和经营水平有着重要的影响。施工企业的档案管理内容十分复杂，包括声像档案、会计档案和科技档案等，其中科技档案的管理任务是最为艰巨的。传统的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已经无法满足当前施工企业档案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企业档案信息化管理工作就成为了工程界和档案部分面临的难题之一。本文通过分析档案信息化管理目前存在的一些问题，提出合理的解决方法，以期提高企业档案信息化管理的水平。

1.施工企业档案息化管理现状分析

（1）目前施工企业基本都有资料管理软件系统，可以完成一些技术资料的填写和保存功能，而且已输入了大量的内容。施工企业由于施工作业的范围大、专业多等特点，暂时无法形式统一的企业规范标准，存在的问题较多。尤其是完成项目工程档案管理的要求，具有通用性却无专业性，基本不能完成企业综合档案管理的要求。

（2）企业机关档案管理方面也有一些档案管理软件的应用，但基本都是以文书档案管理为主，企业在档案管理方面的思路也同样接近用文书档案管理的方法和思路来管理其他类别的档案，尤其是工程档案。

（3）企业档案管理部门对于工程档案“不建档”。目前很多施工企业的档案管理部门鉴于工程档案的专业性强或库房容积以及其他因素对于建设项目的工程档案不接收或不敢接收。

（4）施工企业在具体施工工程结束后按规定需向建设单位移交竣工档案，而企业承建的项目多，面向的建设单位多，建设单位的要求基本不同，加之工程专业多，对于建设工程的文件的分类、档案的分类和案卷的组卷方法基本不能统一。

（5）施工企业的组织机构复杂。那么实物档案移交、管理模式也同样复杂，信息化系统的建设使用会随档案管理的模式、载体类型的不同也会同样复杂。

（6）施工企业档案多样化，专业性极强，所以要求档案管理部门人员必须懂工程也需熟悉档案专业知识，从目前来看人才很难保障，要想实现信息化管理难度很大。

（7）档案编研的面窄同时难度大。档案的价值在于利用。施工企业在经营活动中需要对企业档案进行编研，以获取一些专业的工艺施工方案以及投标经营信息和企业内部定额修编的资料。但目前施工企业的实物档案的管理方式和管理的思路远不能满足企业管理过程中对于档案利用的需求。

（8）目前档案信息化管理过程中，电子档案的接收和归档工作主要采用两种方法：

一是对原始纸制档案文件进行扫描，要求各单位提交纸制档案的同时提供一份扫描件，此方式的优点有：

①兼容性好，凡是纸制档案都能够扫描成电子文件；

②管理成本较低，基本上是统一的格式；

③易于利用，可以通过免费的软件打开查看。

但同时也存在一些局限性：扫描形成的电子档案基本上是图像格式，丢失了很多电子文件本来具有的信息；文件一般比较大，占据较大的存储空间，而且需要现有纸制档案，并没有减少档案制作单位的成本，因而会影响档案提交单位的积极性。

二是要求提交原始的电子文件，包括DWG、Word、Tiff等各种格式文件。此方式的优点是提交成本低廉，能够很快提交，因为各种电子文件都是现成的，而且文件信息全面，不会丢失任何信息。但这种方式也有缺点：

①不能有效地保证电子文件的真实性、完整性和可靠性；

②管理和利用成本高，因为各种各样的电子档案文件需要相应软件的相应版本才能打开，这样施工企业的档案管理部门要储备各种软件，这显然是不现实的；

③这种方式缺乏对电子文件知识产权的保护，如设计文件是设计院的知识产权，设计院更愿意提供晒图而不是DWG文件。

（9）企业档案信息化管理系统的数据格式会多样化，同时数据库会很大，如何统一格式并管理大数据是目前企业档案信息化管理的另一难点。

从目前来看，要更好地实现建设企业档案信息化管理，企业所需的资源还比较困乏，技术力量还比较薄弱。传统的手工方式已远远不能满足现代企业管理和企业档案信息化管理的要求。如何实现现有档案的数字化，最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服务模式是企业档案管理的前景目标。

2.对策措施

2.1 在借鉴前述两种电子档案的接收和归档方法各自优点的基础上，电子档案文件格式必须统一。文件格式统一须考虑以下问题：

①兼容各种格式的电子文件。工程项目包括勘察、设计、施工、验收等多个环节，在每一个环节都可能使用各种不同的应用软件。

②必须保证了电子档案的有效性、原始性和不可更改性。

③矢量内容清晰、真实、美观，并支持全文检索。

④必须降低电子档案生成成本。

⑤文件本身与著录信息、元数据信息需浑然一体。

⑥易于存储、管理、分享利用。

⑦提供全文批注、标注功能。

⑧可接收各种扫描文件。目前有些批文是多部门盖章，没有电子文件；有些设计院还不提供电子文件。这部分内容，可以通过扫描文件进入到本系统，系统应自动进行保真压缩处理，保证各种支持不同手段的电子文件获取方式。

⑨良好的知识产权保护措施。要求各相关单位提交电子文件，可能会引起各单位知识产权保护方面的顾虑，可根据生成者的设置达到只能查看使用，不能被再次修改、复制等其他方式的利用，达到保护知识产权的目的，从而降低收集电子档案的难度。

⑩支持技术认证机制。要求支持数字签名，使用数字签名被多种操作系统和硬件平台支持。数字签名的全部信息完全包含，包括签名日期、摘要算法、签名算法、签名值、证书信息等。数字签名必须视觉呈现。呈现数字签名的电子印章、手写签名等必须自包含。因此，建议电子档案的格式选择PDF文件格式。

2.2 企业建设项目电子档案管理的要求和目标

施工企业承建工程项目部需根据企业档案管理部门、城建档案管理部门和建设单位竣工档案管理部门的要求实现项目工程文件录入、分类、著录、电子化及工程竣工档案资料的编制。

工程建设中的现场文件、资料、竣工档案信息化管理要求达到以下目标：

①实现工程现场文件、资料管理的规范化管理，将工程规范和工程划分（WBS）、工程表格直接挂钩，简化施工、监理单位工程资料表格的填报程序，提高工程现场资料填写的准确性和规范性，节约管理时间。

②建立一个较完整的现场文件和资料的管理体系，将现场资料的产生和工程进度计划及文件检查结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套现场文件、资料填报、审批、检查的信息化系统，指导和控制现场文件的形成。

③使用文件、资料的自动编制和自动导入系统，达到工程竣工档案的自动编制，保证编制的规范和准确，提高竣工档案的编制效率，减少竣工验收阶段文件归档工作量，大大缩短竣工档案的编制时间。

④在以上的基础上实现工程文件、资料的网络化审批和计算机智能化审查，提高文件、资料审查的准确性、完整性和系统性，提高资料、文件的审查效率并能及时对工程过程中资料数据进行统计、分析。

⑤在项目竣工档案验收完成后通过标准数据移交给城建档案管理部门和施工企业档案管理部门。

2.3 企业档案信息化管理的要求

企业上下应统一标准，采用一致软件，实现多室一体化，多项目一体化，有利于促进企业档案信息化管理和服务的进程。

①加强培训。根据建筑企业档案管理的实际情况，有针对性的进行计算机、网络与应用系统的相关知识、操作的培训。同时根据建筑企业档案管理的特点，有针对性的进行档案业务基本知识和档案信息化知识培训。加强企业档案信息化软件系统维护人员培训，包含：数据管理，各业务模块使用权限的控制，以及意外事故的处理等。

②档案移交、管理分类方案的确立。集团公司档案管理部门对工程项目竣工档案的形成、收集整理及移交形成一套规范。对企业和企业分、子公司的档案的分类、文件的分类、组卷规则，以及档案的管理模式要有统一的要求。3、业务管理规定和档案管理制度的建立。企业应建立企业档案管理和信息化管理方面的制度建立，加强业务数据检查、提交管理办法和业务衔接的要求。

2.4 企业档案信息化管理系统软件结构需求特点

根据建筑企业档案管理的特点，软件系统的选择或开发目标和原则，结合不同业务的特点，整体方案宜采用C/S（客户端/服务器）加B/S的混合模式体系结构来满足目前和以后的业务需求。C/S结构具有执行速度快、使用维护方便等优点。档案管理部门采用C/S（客户端/服务器）结构运行模式。检索系统采用目前流行的B/S（浏览器/服务器）模式，整个系统在逻辑上分为三层，第一层为表示层，提供用户和系统之间的交互；第二层是应用服务器，实现具体的业务逻辑；第三层是数据库服务器，负责数据的存储、访问及其优化。根据档案数字化管理将来开发的信息系统要求，系统应可以提供XML标准数据接口，数据库也可以迁移到其他数据库上。

3.结语

施工企业档案信息化管理水平决定了企业的管理效率和未来的发展。因此，档案管理人员必须重视企业档案信息化管理工作，结合企业档案的特点，在实践中不断丰富档案信息化管理的技术知识。同时采取合理的方法解决好当前档案管理信息化存在的问题，以此提高档案信息化管理水平，从而促进企业的发展。

参考文献：

[1] 孟青；回中兴.施工企业档案信息化建设与工程档案管理[J].民营科技.2012年第07期

[2] 杨晓琳.浅谈电力企业档案信息化建设重要性及其解决措施[J].中国科技投资.2012年第21期