探析OA环境下电子文件归档管理的现状及对策

[摘 要]电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。在电子信息技术飞速发展的时代，信息技术的发展和应用给档案管理工作带来了全新型网络化办公方式。同时也给电子文件与传统的纸质文件如何规范管理带来了新的研究课题。

[关键词]无纸化办公；归档管理；技术应用

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理规范工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案的规范管理，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，下面就“无纸化办公”给电子文件归档管理的现状及对策进行了探析。

一、OA的概念及OA产生的背景。

办公自动化是Office Automation的缩写（简称OA系统），是一种技术，是一个软件，是一个高科技平台，是一种现代办公环境，是一个涉及诸多方面的系统工程，利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。在计算机技术的推动下，我国事业单位的档案管理开始偏向于电子文件管理。经过最近几年的推广运用，事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性，文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。

随着科技的进步，信息科学和计算机的广泛应用，办公自动化系统（OA系统）在党政机关、企事业单位工作中推广普及。在办公自动化环境下进行大量的文件处理等，由此产生了大量的电子文件，如何收集、整理、保管和利用这些电子文件，是新时期档案管理工作者所面临的一个重要课题。

二、OA电子文件归档管理的现状

自新型的文件形式推广运用后，事业单位对OA电子文件的运用更为普及，也给事业单位内部日常管理工作创造了有利的条件。而为了让OA电子文件发挥更好的作用，档案管理人员必须要深入分析这种电子文件使用存在的问题，及时改进调整后让电子文档发挥出更大的功能作用。虽然各事业单位的办公自动化水平不断提高，但在电子文件的归档管理方面还普遍存在着一些不足。目前我国OA电子文件归档管理工作存在的问题主要有以下几点：

（一）对归档工作认识不足

很多单位缺乏对归档管理工作的认识。电子文件的制作直到归档的各个环节管理都比较混乱，有的是职责没有明确，个别档案人员认为归档工作应该是信息部门负责，因而不愿接受文秘人员递交的电子文件；有的是工作人员缺乏重视，觉得没必要归档，或是没必要重视归档管理，使得电子文件归档工作不规范，导致文件丢失、损坏等现象时有发生。

（二）档案管理和OA系统不兼容

OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成，其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。档案管理和OA系统的不兼容表现在两个方面，首先，硬件设备上，事业单位采用的计算机及其设备难以满足OA系统运行的要求，如：信息处理速度、主机运行速率等，这些都阻碍了OA系统的正常运行；其次，软件设备上，还有很多单位的档案管理系统不能够与OA系统兼容，而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化，而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。

（三）缺乏健全的归档管理制度

良好的管理制度是事业单位日常经营有序进行的保证，也是事业单位扩大经营规模的基本条件。对于OA系统及其相关文件的运用，事业单位要采取综合性的归档管理制度，引导内部职员开展归档管理工作。虽然国家已经颁布了相关的制度规范，但很多单位还是没有建立规范、完善的管理制度，也没有先进的管理方法，使得归档管理工作比较混乱。难以控制的混乱局面使得档案管理效率降低，这导致归档信息的完整性、准确性难以得到有效的保障，而且影响了电子文件的使用。

（四）存储载体的不安全性

许多电子文件进行逻辑归档后存储于服务器中，或被存储于光盘等介质中归档，而这些存储载体一旦损坏，许多为不可修复的，因此电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。

三、OA电子文件归档管理的措施

（一）健全电子文件管理制度

电子文件作为新生事物，不仅有着便捷等种种优势，也由于其易修改、易丢失等特点需要工作人员特别的加以重视。在管理上首先应明确电子文件处理流程、各部门职责、归档范围等，只有妥善的做好电子文件归档管理工作才能保证电子文件的完整、准确、安全，才能及时、便捷的为单位的日常工作提供信息的支持；其次，档案工作人员要认识到自身工作的重要性，做好档案工作不仅是档案人员的责任，更是为单位做贡献的基本方式，是体现自身价值的根本途径。有效防范电子文件被非法访问和随意修改，确保电子文件在存储、传输过程中的安全性和保密性。同时系统管理员采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。

（二）档案管理人员全程参与电子文件管理

档案人员要更为熟悉档案工作，所以要建立以档案人员为主的归档工作队伍，并吸收一些责任心强、素质好并热心档案工作的计算机、信息管理等方面人才，以保证归档工作的顺利进行。软件公司在机构编制OA系统时，从前期的功能需求调研到试运行和验收，到档案管理人员全程参与，根据电子文件归档管理要求对系统设计提出具体要求，并根据实际操作情况由软件公司进行不断完善。同时各部门设兼职档案员对本部门的电子文件处理进行跟踪工作人员从文件拟写、核稿、制发、归档各环节进行严格把关，并对处理流程进行实时跟踪监督。办公室综合档案员按规定时限接收各职能部门移交的电子文件，并进行鉴别后正式归档，实现对电子文件进行全过程管理。因此要提高档案人员的素质，档案人员要在重视自身工作的基础上，积极学习电子文件归档管理的相关知识和技能，主动的去学习新的经验和工作方法，档案部门要根据实际情况积极开展培训工作，鼓励档案人员不断提高专业能力，帮助其尽快的熟悉、掌握OA系统，以切实做好归档工作。

（三）保证电子档案的安全

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

首先，要做好日常归档管理工作，遵循按时归档、归档文件核对鉴定等原则，积极采取有效的归档管理措施，防止出现电子文件错乱或人为删改等现象；其次，要设专人负责档案系统的实体安全，每天对库房温湿度等环境因素进行调控，保证系统设备的运行安全；再次，要保证系统软件的安全，通过登录权限等对人员操作进行限制，在计算机上安装防火墙和杀毒软件，并及时更新，不使用外来的光盘等存储介质，以保证系统的安全运行；最后，要做好档案的备份工作，通过数据库备份，并重视电子文件载体的质量以提高文件存储的寿命等方式来保证文件的存储安全。

三、结束语

只有充分认识OA系统中电子文件的特征，针对各单位的办公自动化环境电子文件归档管理中存在的具体问题，完善OA系统电子文件归档管理制度，重视电子文件管理人员的培养，加强对操作者权限的控制，实现对电子文件的全过程管理，并保持与纸质文件的同步归档，才能切实做好OA系统中电子文件的归档管理工作。面对网络化“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战，档案管理部门领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守，精通档案管理和“无纸化办公”业务，为机关办公自动化积极工作，不懈努力。我们相信随着电子信息技术的飞速发展，“无纸化办公”将为档案管理工作带来重大变革，同时也为档案资源的自动化管理注入新的活力和生机。

参考资料：

1.杨公之主编.《档案信息化建设导论》[M].北京：中国档案出版社，2001年9月第1版。

2.杨公之主编.《档案信息化建设实务》[M].北京：中国档案出版社，2003年8月第1版.

3.GB/T18894―2002《电子文件归档与管理规范》.

4.冯惠玲主编.《电子文件管理教程》[M].北京：中国人民大学出版社，2001年8月第1版.

5.《电子文件管理理论与实践》（科学出版社，主编：刘家真）

6.《电子文件管理基础》（中国档案出版社，主编：丁海斌、赵淑梅）

作者简介：朱志强（1984-），男（汉族），黑龙江大庆人。馆员，学士，2006年毕业于在黑龙江八一农垦大学，主要从事机构编制档案管理。