山西师范大学图书馆对学位论文的管理及再利用

摘要: 学位论文的管理及再利用是各高校快速发展中面临的问题之一,但却常常被忽视。如何有效地管理和利用已有的学位论文成果开展学术研究工作,是目前迫切需要解决的问题。本文从山西师范大学学位论文管理的实际出发,指出论文管理存在的不足,并提出积极、有效的策略和建议, 最后提出一种相关度检索排序算法,并应用于山西师范大学学位论文检索系统。相信随着策略和建议的采纳,该校的学位论文工作必将得到完善并取得进一步的发展。

关键词: 图书馆学位论文管理再利用

1.学位论文管理和再利用的重要性

1.1学位论文的学术性质和学术价值决定了学位论文管理和再利用的必要性

学位论文通常指博士或硕士研究生为了获取学位资格,向学校或其它学术机构提交的学术研究论文。它是学位申请者在导师指导下进行的科学研究的总结,是具有一定独创性的一次文献。论文的选题一般都是结合导师的科研项目,所探讨的问题相对专一,对问题的阐述详细、系统且不乏新颖的学术思想和独到的见解,在一定程度上涉及本专业的前沿领域和重要问题。因此,学位论文与普通科研论文相比,具有文献分析面广、数据与图表量大、理论分析充分且深刻、参考文献大等特点。基于以上原因,学位论文具有很强的参考价值,是进行学术研究等工作必不可少的文献资源[1][2]。

根据档案法和有关规定,教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》,已经公布并自2008年9月1日起施行。高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。其中教学类文件材料的归档按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。在《高等学校教学文件材料归档范围》中,第十条为优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。第十一条为研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。因此,电子档案材料的归档是必须的。

1.2山西师范大学的快速发展要求学位论文管理和再利用的进一步完善

山西师范大学创建于1958年,前身是晋南师范专科学校,1964年升格为山西师范学院本科院校,1984年更名为山西师范大学,1999年山西省职业师范专科学校和山西师范大学体育学院并入,至今已经走过了50年的风雨历程。

随着该校博士点的申请成功,该校已经具备学士、硕士、博士三个层次的学位授予资格,未来还会迎来更好、更快的发展。学生人数的增加,学科的发展必然要求学位论文管理和再利用的进一步完善。

2.校图书馆学位论文的收藏、管理现状及存在问题

山西师范大学学位论文管理存在以下不足:

第一,校逸夫图书楼310室是博硕论文库,从中可以获取纸质版和电子版的硕士论文资料。其中电子版的硕士论文是从1994年至今的,并且大部分为Word格式。而历年的学士论文资料只能从各学院获得。

第二,学位论文的Word格式存放不仅占用内存空间大,并且安全性差。

第三,该校要求硕士毕业生在离校前必须将纸质版和电子版的学位论文直接提交给校研究生处存档。其中电子版的论文资料采用文件夹嵌套形式存放和管理,由于审核力度不够,因此提交的电子版论文在格式等方面存在一些问题。如很多学生把封面、摘要、正文等分别存放在多个Word文档中,给电子论文的管理和电子论文的入库带来了很多不便。而学士论文的存放也存在同样的问题。

第四,校图书馆自建资源中提供了一个VF开发的博硕论文摘要查询系统,但它只提供了简单的论文摘要查询功能,没有实现论文全文在线阅读、论文提交和论文下载等功能,这样的系统不利于学位论文的再利用。

第五,校图书馆数字化文献资源中提供CNKI系列数据库(清华同方),但是CNKI中国优秀硕士学位论文全文数据库中没有山西师范大学的论文资料。

第六,硕博论文库设在逸夫图书楼,属于新教学楼,很多学生不了解情况,此阅览室参阅人员相对较少,因此,本校学位论文的再利用率非常低。

3.加强学位论文管理和再利用的措施和建议

3.1加强对学位论文管理的重视

具体措施如下:

第一,统一学位论文组织形式。在对原规范进行合理的完善和补充后,出台一份新的、细化的论文组织形式规范文件,并具体落实到各学院。毕业生在论文答辩完成后要提交一份格式正确的学位论文电子版,并且要求相关人员审核电子版格式正确后学生方可毕业离校。

第二,pdf格式的文件占用内存小且安全性好,排版成功后不易被修改。因此,校方应该要求各学院相关人员进行Word格式转pdf格式的技能学习。经过这样的严格要求,相信一两年之后的学位论文都将以pdf格式提交,减轻图书馆工作人员的劳动量。

第三,对论文答辩为优的学士论文进行归档。

第四,一些技能性要求比较强的专业,如计算机专业的学生以开发软件系统作为论文的支撑,除提交电子版的学位论文外,还需同步将另外两份文档提交。一是将所开发软件系统打包后提交;其次为一份日志文档,将系统使用说明做简要介绍。

第五,图书馆采用一些措施加强宣传,积极提倡大家利用本校学位论文资源进行学术研究和论文撰写等工作。

第六,开发一个基于山西师范大学,功能完整的学位论文检索系统。

3.2基于山西师范大学的学位论文检索系统

3.2.1开发检索系统益处

首先,学校本科生在大三阶段要选择毕业论文指导老师和毕业论文题目进行学士论文的设计、开发和撰写,很多学生在选择导师和选择论文题目时存在很多疑惑。开发一个学位论文检索系统能够让他们很快查询和了解相关导师的研究方向,尽快锁定自己的论文方向。

其次,硕士研究生在入学后,需要和学院沟通选择自己的导师并开展科研工作,但是很多人对各导师的研究方向及研究内容了解不足,所以检索系统的开发能够有效解决这一问题。

最后,检索系统的开发让导师的指导作品和学生的学位论文公开化,论文的公开化是一种内在的激励机制,必然带来本校学位论文质量的显著提高。

因此,为了实现该校毕业论文,特别是硕士毕业论文的再利用,设计和开发一个基于山西师范大学,功能完备的学位论文检索系统是非常必要的。

3.2.2检索系统功能

第一,功能完整。学位论文检索系统是一个集注册登录、论文提交、论文检索、论文统计、论文评价、后台管理为一体的系统,其中论文检索为核心模块。

第二,论文提交模块包括论文电子表单的提交和论文全文的上传。

第三,系统应该设有审核机制,相关人员可以直接进入后台对已经上交的论文信息进行审核。

第四,论文检索模块应具备初级检索和高级检索功能,并具备两种匹配方式即模糊匹配和精确匹配。

第五,学生登陆系统后可在线查看论文全文并免费提供全文下载功能。

第六,系统需收录山西师范大学1994年至今的硕士、博士学位论文2500余篇。

第七,论文表中的字段分为:基础检索字段、排序辅助字段、审核字段、上传字段、图书馆收录字段,其中论文编号是主键,学生学号是外键。基础检索字段还需包括作者姓名、作者单位、导师姓名、导师单位、学位级别(硕士或博士)、学位类别(全日制或教育硕士)、论文类型(应用型或基础型)、学科门类、一级学科、二级学科、学科专业备注、学位授予年度、中文题名、英文题名、中文副题名、英文副题名、中文关键词、英文关键词、中文摘要、英文摘要等。

3.2.3相关度检索排序算法

深入研究高校学位论文管理中学位论文检索算法。传统的基于查询项匹配的检索算法存在返回信息过多,且查全率、查准率不高,用户筛选不方便等问题[4]。针对以上问题提出一种相关度检索排序算法,已应用于山西师范大学学位论文检索系统。

采用非全文索引,即只对论文题名(caption)、关键词(keywords)、摘要(abstract)建立索引,然后用Lucene中文分词器对caption、keywords、abstract及用户输入的检索词进行分词处理。在分词处理的基础上实现检索和排序。

相关度检索排序算法[3][4][5],主要包括三个步骤。第一步,选择学科门类。教育部公布的十二个学科门类分别为哲学、经济学、法学、教育学、文学、历史学、理学、工学、农学、医学、军事学、管理学,学科门类下设一级学科和二级学科。由于用户一般会选择相同或者相近的专业进行查询,因此学科门类的选择和限制能够很好地解决“一词多义”问题。

第二步,采用“检索项+caption+keywords+abstract”组合查询技术,并去除重复项,得到检索结果集。论文的关键词一般为四到六个,能有效地表征论文的主题。但是由于用户提取关键词的能力参差不齐,所以关键词不能很好地代表全文。本文提出“caption+keywords+abstract”组合能够更好地代表全文,能够很好地提高查全率。

第三步,计算相关度,并按照相关度的大小,对检索结果集重新排序。位置因子中caption优先级别为一,keywords优先级别为二,abstract优先级别为三。优先级别相同的论文则计算检索词的词频,词频越高排序越靠前。本原则能够很好地提高查准率。

新算法较原算法在查全率和查准率方面有较大改进,用于学位论文检索的效果明显,且实用性很强、易于工程实现,基本满足了高校学位论文检索的需求。随着各高校自主研潮的推进,开发和使用校本系统必将是一种趋势。

相信随着学校对学位论文管理的重视和学位论文检索系统的使用,该校学位论文的利用率会很快提高,并且一定会带来学位论文质量的显著提高。

参考文献:

[1]金春华.我国数字化学位论文全文数据库建设的现状与建议,www.省略.

[2]赵嘉朱.中国学位论文管理的历史回顾与前景展望.中国社会科学院研究生院学报,2006.4.

[3]袁铭蔚.基于本体的向量空间模型的压缩算法.计算机工程与应用,2007.12.

[4]朱雪刚.基于语义网络的教学资源搜索引擎研究[D].长春:东北师范大学,2006.

[5]杨慧.个性化网络信息检索系统的研究和应用.南京工业大学,2005.5.