试论中学档案综合管理的规范化建设

摘 要：档案是各类社会组织在实践活动中所形成的历史贡献，是人类文明积累和知识传承的原始记录。如何使档案及档案管理工作符合国家和教育主管部门法律法规的基本要求；符合分门别类，统一收集整理，妥善进行保管的基本条件；符合齐全完整，编研利用，信息交流的基本目标，本文仅就中学档案综合管理的规范化建设提出一些粗浅的看法和认识。

关键词：中学档案；综合管理；规范化；建设

作为重要的信息资源，进行有效地管理利用，档案就一定能在各项工作中发挥积极作用，成为促进各项事业发展的有力工具。从中学这一普通教育机构来说，我们很清醒的看到：档案工作与学校其他不断发展、完善的教学工作相比，显而易见存在着不小差距；与国家相关的法律法规要求相比，差距更大。档案工作在相当多的学校也仅仅停留在简单的文书收发、资料混杂，零乱堆放，很少整理归档的随意状态。

1 中学档案的重要性

中学档案是提供学校办学考证的依据在学校进行示范性高中评估的过程中，评估组专家对照高中督导的各项指标以及普通高中教学水平评估指标体系，对学校办学理念、发展规划、办学特色、师生发展、教学管理、教学保障、教学实施、教学效果等方面的情况做了全面评价。关于学校各方面的情况，单靠专家组到校检查的两天里听取报告、现场考察、师生座谈、问卷分析是没有办法清晰了解全部内容的，还需要学校档案提供资料，作为考证材料。

中学档案为后来评估工作的材料组织提供了可靠的参考、辅助资料，评估汇报材料等。如学校自评报告以及办学特色材料均是依据学校档案来起草和编写的。同时，学校档案还有助于完善评估工作中的各项具体材料，衡量学校办学质量和教学成果的重要凭证。记录着学校的沿革变迁、实践经验、教学成果等的历史过程，具有真实性、原始性、直观性，为评估材料提供了最真实的第一手资料。中学档案是学科考试和教师业务工作情况的重要组成部分评估材料是对照评估体系各项指标来进行组织、筛选、整理的，因此，评估材料与学校档案在收集范围、形式、对象等方面上存在着区别。

2 中学档案管理不规范之处

2.1 领导不重视档案室

学校领导只是在上级档案部门检查工作时，才象征性地抓一抓这方面的工作。学校领导及各级部门的档案意识相当薄弱，必然造成收集档案材料的困难和资金投入的减少，从软硬两方面制约着档案工作的进一步发展。时间久了材料丢失比较多。

2.2 档案室现代化程度低

一些大型的档案馆已经采用了计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等等设备，但对于中学档案室来说是根本不可能，充其量只有台计算机，也没有规范的档案管理软件。所以对于中学档案室来讲建立数字化中学档案室，就是纸上谈兵，从目前情况看是不可能的实现的。

2.3 档案管理人员总体素质低

如果不是专职，而是兼职的档案管理员还要处理档案之外的其它繁忙的工作，并且人员流动性非常的大，他们都没有受过专业训练，每年档案局组织的一两天的短期档案管理业务的培训班，也无法完成正常的档案管理的业务工作，更不用说中学档案管理的规范化和科学化了。

2.4 管理制度不完善

虽然档案室都是各种制度上墙，如《学校档案归档制度》《学校档案保密制度》《学校档案借阅制度》等等。散失、泄密现象时有发生，虽然学校的档案不至于如国家机密被泄那样严重，但问题也是很大的，直接影响学校的整体发展。档案的分类方法，学校档案分类标准都是十几年不变，已经跟不上时代的变化，缺少时效性和创新性。

3 加强中学档案规范化管理的对策

3.1 学校领导应重视档案管理

中学在档案管理上应有专门的档案管理工作小组，组长可由副校长担任，组员由各部门负责档案整理的人员构成。档案员应选用素质高、通业务的人员。根据档案室规模大小可选用档案员1～2人。学校领导应高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理工作制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。

3.2 制度健全，落到实处

档案室的管理要有健全的管理制度，使得管理更加规范化，管理有章可循。如《档案工作管理办法》、《档案室工作保密制度》、《档案销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案人员岗位职责》、《档案管理工作小组成员职责》等。档案员的年度考核以此为依据，小组其他成员可将此考核结果按比例记入其年度考核中。档案的管理严格按制度进行，档案管理工作小组定期或不定期要对档案管理进行检查，发现问题及时纠正，使档案更好地发挥它的作用。

3.3 硬件配套，延长档案使用寿命

为了使档案如期达到它的作用期限，档案室可设在阴面，应配有必要的检测仪器，如温度计和湿度计。硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

3.4 实现管理现代化，拓宽服务领域

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门，提供便利的查阅，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

3.5 与时俱进，努力与校园文化建设相结

学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地.

4 结束语

中学作为未来人才基础教育的机构，其历史责任的关键作用是不容置疑的。学校基础性的档案综合管理工作，能够有力的反映出学校教学质量和管理水平，不能不给予极大的重视和认真的落实提高。

参考文献

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