关于加强人事档案工作的建议意见

摘 要：人事档案工作关系到我国人人才发展，关系到国家各项事业的顺利开展和运行，人事档案工作做得好，能够促进人才的培养和储备发展，对于国家建设具有重要作用。本文分析人事档案工作的特点，探讨新时期加强人事档案工作的具体对策建议。

关键词：档案管理；人事档案；对策

新形势下我国人才队伍不断壮大，国家各项事业的开展需要建立完善的人才管理体制，人事档案管理关系到人的发展，对经济增长、社会稳定具有重要作用。随着政治体制改革推进，我国的认识制度逐步深化，特别是近年来的国家党政机关、事业单位用人制度更加严格，人才资源得到进一步开发，作为人事工作的重点内容人才管理如何进行，如何培养和发展新的人才，这是值得我们思考的问题。

一、人事档案工作的特点

人事档案工作在人事活动 管理中形成，有明确的资料记录，包括对人才各方面信息的记录：姓名、学历、道德等，以文字或者图像等形式保存。人事档案记录了人的业绩，是进行人事调动、人事聘用和人事管理的重要依据。为了更好发挥人才效用，人事档案管理工作至关重要，档案管理具有真实性、机密性和动态性等特点。

人事档案的真实性指的是人事档案资料的记录有根有据，客观真实的反映了每一个人的情况、面貌等，档案不容许作假，完整可靠真实。机密性指的是人事档案记录了个人的隐私材料，涉及个人一生中的重大事件，不允许别人私自查看，有严格的管理和利用制度，是保护国家机密安全的重要方式之一。保护公民隐私不容侵犯。人事档案的动态性指的是档案不是一成不变，而是随着个人社会实践活动的增加而变化，根据个人学历的增长、职位的表动等做出相应的调整和改动。人事档案会发生新的变化，人口的大规模和高速度流动决定了人事档案管理的复杂性和难度。

二、人事档案管理的基本原则

（一）人事档案管理需要坚持为人事工作服务的指导思想

档案工作的收集和整理是个复杂繁琐的工程，需要认真耐心对待，人事档案的最终目的是供人们需要时使用。便于人事职位的调动。因此，管理时要从服务大众的理念出发，把根本落脚点放在为人民服务基础上。人事档案的工作必须为现代化建设服务，坚持正确的政治方向和原则，贯彻落实党的各项政策。

（二）维护好人事档案的完整性

人事档案关系到个人的发展，关系到社会的稳定，现代化的建设等，因此人事档案资料管理要完整真实，坚持正确的管理方向。人事档案的收集要仔细认真，对于有问题疑惑的材料要积极向上级回报，向当事人核实，不能有所污损和破坏。例如学生时期的档案在学校，有效要负责人保管好，当工作之后调到单位时，就必须要求单位负责保管。有些单位对于档案保管工作认识不够，管理中使档案遭到破坏，给人事工作开展带来很大困难。因此要维护好档案的完整性，对人民负责。

（三）保持人事档案管理的集中统一性

人事档案管理的集中统一性要求档案管理部门集中为人事部，不能多头管理，破坏了管理的集中统一性。按照级别分层管理，人事档案具有机密性，不能随便交给他人管理，需要专人负责保证档案不被遗失。我国档案管理条例明确规定，严禁任何私人保管档案材料，对于私自保存档案的人员根据情节不同，给予处罚。

三、人事档案工作中存在的问题

我国人事档案管理工作虽然取得了一定的成就，但是由于我国人口基数大，管理起来比较困难，因此当前档案管理仍然存在一定问题。

（一）人事档案管理意识薄弱

目前，人们对于档案管理的认识比较少，管理意识淡薄，很少人意识到档案管理对自身发展的重要性。由于人事档案在工作中处于幕后地位，因此很难引起领导的重视，领导对于档案管理的意识不强，而且档案管理配备的基础设备较差，人员综合水平不高，没有把人事档案工作纳入到人事部门的议事日程。

（二）人事档案管理人员少、综合素质有待提高

当前，人事档案管理从业者人数跟不上需求，很多管理人员是兼职，不能全身心投入，管理的档次低，也别是高校中的管理松散，高校人员的扩张加重了管理的难度。档案配制人员严重不足，一个人保管成千上万分档案，难免出现问题，人事档案管理不善，对于其他工作开展造成一定影响。加上管理人员中的高学历高水平人数少，年轻力壮的青年人不愿意从事档案管理工作，致使管理队伍整体素质不高。

（三）人事档案的可信度降低

目前人事档案存在内容失真的现象，人事档案属于文字性纸质版记载材料，属于静态的，必要时不能为所需要者提供全面的资料。人事档案中反应个人业绩、科研水平和个性热点方面的材料少，参考的角度不全，有些档案中存在造假。

（四）人事档案的功能逐渐弱化

由于目前我国人事档案的管理还没完全实现现代化的跟踪服务，导致人事档案管理功能弱化，利用现代化的计算机设备提供档案服务工作没有完全开展，对于人才的统一分析没有取得精确的统计。因此，人事档案往往蒙着一层神秘的面纱，无法体现其真正的价值。

四、完善人事档案工作的对策建议

开发及完善人事档案，需要开放的思想观念，改变过去档案管理的重藏请用的被动服务局面，人事档案的主要功能就是利用，因此要做好档案的管理保密性，把人事档案管理作为重要的人才信息资源，摒除传统计划经济时代的封闭思想，围绕当前政府工作重心主动积极的提供全面的、准确的服务项目，

（一）建立科学规范的档案管理制度

为了适应现代化人才的需要，我国颁布了档案管理条例，对于档案管理工作有章可循，但是对于干部的选聘和职工岗位的流动却造成的很大的麻烦，这就要求建立完善的人事档案管理制度体系，加强对人事档案管理的监督动作，保证档案的真实性和严肃性。

（二）充实人事档案管理的内容

人事档案作为评价人才的重要依据。长久以来，人事档案只强调个人服从工作的需要，没有重视人才资源的培养和开发，已经不适应现代化的需要。因此人事档案的管理要与时俱进，及时调整和充实管理内容，做到充实，真正为人事工作服务。传统的人事档案注重人的社会关系、家庭背景和党团资料，现代化的档案需要条件个人的性格、个人工作业绩等方面的情况，充实人事资料的角度和内容。

（三）充分利用现代化手段实现人事档案信息化管理

随着科学信息技术的日益发达，人事档案管理要实现信息化管理手段，需要引进先进的计算机设备，建立网络系统。如果人事档案管理只局限在本部门或者是本单位这样的狭窄空间是远远不够的，需要冲破地域限制，建立现代化的网络人事管理网，已是时代所需，加快了档案管理的标准化、规范化和科学化。建立人事档案全文数据库，准确真实全面的提供信息，并及时维护和更新。

（四）建设一支高素质的现代化管理人才

人事档案管理工作是一份费脑力体力活，需要高素质的人才队伍管理，具备良好的思想政治素质和思想道德素质，还要有丰富的实践

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经验和良好的心理素质。人事档案管理工作不仅关系到个人的发展，而且关系到整个社会经济建设领域，渗透到方方面面。

（五）建立人才开发权威机构

人事档案要抓当下发展新机遇，充分发挥人才建设的重要地位，把区域性的人事档案建设作为人才信息基地，开发权威机构。为辖区内的各单位提供所需的员工信息，发挥个人优势为社会服务，避免人才的浪费。人才开发权威机构能够实现人才资源的共享和合理分配，能够避免人才淹没，保证人才在社会的有序流动，最大限度的发挥人力资源的功能。通过权威机构的设置，对人才进行统计筛选，获取各种人才能量，完善社会经济建设，保证党和政府在需要时的人才储备量，实现人才的可持续发展。

人事档案管理发展到现代，自身的功能由弱化到被重新认识，经历了漫长的发展过程。人事档案反映了个人的经历和思想面貌，对于当下经济建设具有重要的作用。一个国家要实现发展，最重要的是人才，人才培养作为我国的战略目标。因此，要重视人事档案管理工作，维护档案资料的真实性和保密性，建立区域性的人事档案中心和人才信息基地，采用现代化的管理手段，实现信息化管理。当前人事档案管理之路仍漫漫其修远兮，需要不断总结经验吗，探索一条适合中国人才发展的新路径。

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