ABC与校长时间管理

4月8日清晨，21中张校长走进办公室，面对桌子上要审阅的文件和繁杂的工作，感到无从下手：要与省重点学校负责人商谈开展创建的合作事宜；要与骨干教师谈话，完善本学期教师教学案例评选的原则和标准；要召开全校党员大会，进行保持共产党员先进性教育活动总结；要与某学生家长见面，沟通劝退事宜；要与科研主任交换课堂申报意见；要按例观摩某老师的课；要接待上级部门的卫生检查……

这几乎是所有一线校长们普通而又紧张的一天。厘清思路，信手拈来地整理全部繁杂事务，校长们需要一种能够分清事务轻重缓急的“ABC时间管理法”。

二八定律

ABC时间管理法，简言之便是重要的事情先做，急迫的事情先处理。但是，在实际工作中，虽然这样的道理很好理解，但人们依然运用有限，面对繁杂事务力不从心。

问题的核心在于：取舍。

意大利经济学家帕累托在研究经济问题时发现，80%的财富集中在20%的人手中。后来又经过大量研究观察发现，几乎在所有的事物上，导致事物的最终结果都可能只归因于少数的原因、投入和努力。

时间管理也符合这样的“二八定律”：80%的成绩是在20%的时间内取得的;反过来说，80%的时间只创造了20%的成绩。它揭示了我们不愿意接受的事实：我们所做的事情大部分是低价值的。我们所拥有的时间里，一小部分时间比其余的多数时间更有价值。

二八定律的直接指导作用便是：那些能够带来80%收益的事情，是我们应重视并倾尽全力的事情；那些高投入低回报的事情则可适当授权处理。

因此，我们可以按照“重要性”与“紧急”程度为坐标系，把事情划定为四个等级：

A重要而紧急的事情：比如危机事件、急迫问题。这类事件不仅重要，而且有时间限制。

B重要而不紧急的事情：比如排解怨怼教师的情绪、制定休假安排、排除安全隐患。这类事件非常重要，但是时间限制较宽松。

C紧急而不重要的事情：比如重要性一般的会议、受欢迎的活动、家长的突然到访。

D不重要也不紧急的事情：比如琐事、不必要的应酬、会议和沟通。

按照时间等级与二八定律，我们做事情的正确顺序便是：A、B、C、D。如《事务坐标系图》。

事务坐标系图

相反地，造成我们办事效率低下的事务原则，往往是与ABCD顺序相悖逆的。我们很容易犯下面的错误：

先做喜欢的事情，后做不喜欢的事情；

先做熟悉的事情，后做不熟悉的事情；

先做容易的事情，后做难度大的事情；

先做耗时少的事情，后做耗时多的事情；

先做安排好的事情，后做未经过排定的事情；

先做资料齐全的事情，后做资料不全的事情；

…… ……

事实上，校长们对A类事件往往能够给予正确的重视，但也容易在C类事件上给予不恰当的关注。即，把十万火急的事情全部当做重要的事情（把C当做A）。因此，我们常常见到校长按照上级安排制定工作，按照时间限制安排进度，导致学校事务不精不实。

同时，我们的校长很容易忽略B类事件，把重要却又不紧不慢的事情当做不重要的事情（把B当做D）。B类事件由于没有时间限制，具有长期性和艰巨性的特点，常常被一拖再拖，或者忽略。然而，荒废这个领域将使“重要而紧急”的事情日益扩大，使我们陷入更大的压力中，在危机中疲于应付。反之，多主动地投入一些时间在B类工作上，将有助于提高校长的管理能力，促进学校的发展。

ABC任务表

应用ABC

第一步，校长们需要列出工作清单，把特定日期（如一周或半月）要做的事情依次列出，越详细越好。

第二步，分类并制定相应工作任务表。校长们应把“重要而又紧急”的工作纳入A类任务，把重要而不紧急、紧急而不重要的事务纳入B类任务，把不重要也不紧急、无法确定轻重缓急的事务纳入C类任务。

第三步，参照ABC三类任务的处理方式调整自己的工作任务表。从A类任务中开始审查，确定哪些工作是自己必须做或只有自己才能做的；哪些是自己应该做的但需要别人协助才能完成的；哪些是别人可以做或者别人应该做的；确定这三种情况后，再调整自己的工作任务。

校长们必须注意的是，重要工作一定是那些有助于实现目标的工作，完成这项工作有助于其他工作完成，不完成这项工作将会带来诸多消极效果。

这样，校长们就可以制定出一份《ABC任务表》。其中应注意：每一日的安排，应是ABC三类任务的混合，即A类任务之间穿插B、C类任务，以调剂A类任务的强度；校长们应把一天中状态最好的时间放在A类任务中；每一日都应留出富裕时间，作为自己的回旋空间。

事实上，无论如何制定《ABC任务表》，都应遵循《事务坐标系图》的基本原则。

ABC三类任务的处理方式

校长们应每隔一两日检查自己的《ABC任务表》，发现问题，及时解决。

不过，很多校长并没有足够的时间做出一份《ABC任务表》，所以可以利用睡觉前的一点时间，作出一份《简化ABC任务表》。

简化ABC任务表

活用ABC

如果校长们认为ABC三个级别不足以涵盖具体情况，也可以再加一个级别，即D类任务。

D类任务指那些理论上甚至不需要完成的工作。它们没有最后期限，如果完成这些事固然很好，但完不成也没关系。因为你可以完全无视这些事的存在，它们不会给你带来任何不利或严重的影响。

不过，从事这些D类任务也有一定的好处，它们往往可以让你有额外的收获。比如，阅读一本旧杂志时恰巧有一篇很有意义的文章；购买一盏台灯完全改善了你的工作环境；在文具店闲逛时，发现一种简化文件归档的使用工具；重新阅读你的手机使用说明时找到一些你从未发现过的新功能，等等。

同时，我们也可以细分ABC三类任务。比如在A中分为A1、A2、A3；B分为B1、B2、B3……A1要比A2更重要一些，A2也比A3更重要一些；B级事务也是如此。

比如，明天计划完成6项事务，其中有两项A级事务，而在这两项中又有一项最重要，那么就把它记为“A1”，另一项则称为“A2”；如果B级中也有几项事务，也按照这种方法划分。

（注：本文综合参考于阿兰・杜金著《How to get control your time and your life》、杨雪梅著《校长时间管理：质量与效率的维生素》、孙一凡著《浅谈时间管理技术之ABC分析法》。特此感谢。）