关于加强建筑工程资料控制综述

【摘要】本文对建筑工程资料控制现状进行分析，作者根据近年检查情况，指出了建筑工程资料目前存在的主要问题，对原因进行了分析，并提出改进建议。

【关键词】建筑工程；资料控制；施工

1 引言

建筑工程资料必须全过程记录并且必须全面反映工程质量和施工质量。建筑工程资料是工程建设各阶段实施过程中，按规定程序和要求形成的各种历史记录文件的汇集。它的作用就是要能够全面反映工程建设的合法性、工程质量状态和施工质量状况，满足竣工验收对工程资料的要求。工程资料是工程质量的重要组成部分。建筑工程资料反映了工程项目的建设管理水平，体现各责任主体执行国家法律法规、规范标准和各项政策的能力和力度。由于影响工程资料的因素很多，在其整体水平不断提高的同时，我们发现一些老问题尚未得到根本解决，新的问题也陆续出现。下面，根据近几年来工程项目的日常监督 （工程报建资料审查、施工技术管理资料、质量控制资料和工程质量验收资料检查、竣工资料抽查） 情况记录和施工质量检查、就目前建筑工程资料控制和管理的现状进行总结和分析，并重点指出在编制质量和分类整理方面存在的主要问题，分析原因，并提出改进建议。

2 现状

2.1 工程建设准备阶段文件

这类文件是工程开工以前，在立项、可行性研究、审批、征地、勘察、设计、图审、招投标、监督登记和施工许可等工程准备阶段形成的文件。这类文件管理的重点是工程建设前期法定建设程序文件，它反映工程建设的合法性。由于有国家法定建设程序的约束和职能部门依照法律法规及相关规范标准的审查批准，这类文件一般都能做到真实、有效、完整和齐全，较好地体现出工程的合法性。尽管如此，在检查中也常发现如下问题：

2.1.1 未办妥施工许可手续，擅自开工。出现这种情况通常是征地、用地手续不全，未及时办妥工程规划许可证、缺公安消防设计审核意见书以及工资保证金、商业保险、施工安全条件等不具备。

2.1.2 施工内容、规模与施工许可范围不符合；有的单位工程以资金、用途、设计等原因将某些部位、某些分部工程肢解发包。

2.1.3 在改建、扩建工程项目中，如果是以装饰装修工程和设备安装工程为主，但又涉及到局部基础或主体结构改建的工程，通常对施工单位的资质要求又存在偏差。

2.1.4 施工图设计文件审查送审不全；涉及结构、安全、功能的设计变更未送审。

2.2 施工资料

近几年来，建筑施工企业对工程资料的认识不断加深，建筑工程施工资料的控制和整理水平呈稳步提高态势。毫无疑问，在建筑工程资料中，施工资料种类最多、数量最大、来源最广、编制最难和整理最复杂。检查发现，由于电脑及软件的普及，施工资料的编制变得简单和快捷，但带来的突出问题就是资料造假。其次，施工单位的施工资料管理水平很不平衡。这种不平衡突出表现在施工过程阶段，尽管在竣工验收阶段施工资料总能达到竣工验收要求。

2.3 施工资料存在的主要问题有：

2.3.1 项目经理变更程序不符合要求。

2.3.2 施工组织设计或施工方案：编制、审核和批准人不符合要求；内容无针对性甚至抄袭，错漏百出；应编制专项施工方案而未编制或内容不完整、方案不齐全。

2.3.3 施工技术交底资料不齐全；交底人和被交底人不符合要求。

2.3.4 设计变更程序不符合要求。

2.3.5 对监理工程师通知未按时回复；缺乏必要的附件。

2.3.6 材料、构配件、设备报验：无数量清单、自检报告、产品质量证明文件和复验复试报告等附件不齐全、不完整或不清晰、不真实；报验不及时，未能做到先试后用。

2.3.7 未建立原材料、试件试块送检台帐。

2.3.8 隐蔽验收记录不齐全，填表不规范，内容不完整。

2.3.9 检验批、分项工程、分部工程验收不及时，严重滞后；质量验收记录表填写错漏多。

2.3.10 有的工程不做中间交接验收或未形成验收资料。

2.3.11 建筑节能分部工程和住宅工程质量分户验收的资料：无编制或不完整、不齐全。

2.3.12 施工测量记录：无沉降观测等记录或臆造记录。

2.3.13 施工记录存在无记录或假记录现象，在钢结构工程、设备安装工程和装饰装修工程中表现稍明显。

2.3.14 安全和功能试验记录不真实、不齐全。

2.3.15 施工日志记录不及时；内容不规范、不全面。

2.3.16 总包单位对分包单位的施工资料缺乏指导、检查和管理。

2.3.17 施工资料的分类归档不科学。如大型工程或复杂工程在子单位工程、分部工程、子分部工程之间的划分和施工资料分类上，缺乏事前的协商和协调，认识不一，理解不一，做法不一。

2.3.18 工程进度未到，报验资料已提前编制好。资料与工程脱离，不真实。

2.4 竣工验收文件

建设单位组织勘察、设计、施工和监理等单位进行工程竣工验收，形成竣工验收文件。《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》 和江苏省制定的相关实施细则对工程竣工验收的基本条件、资料要求、组织形式和验收程序等作出了详尽的规定，各方比较重视，质量监督机构依法对验收的组织形式、程序等实施监督，因此竣工验收文件形成和收集比较及时和齐全。监督检查过程中发现的主要问题有：

2.4.1 竣工验收报告：签名不齐；验收结论不规范。

2.4.2 专项验收工作 （如消防验收等） 滞后，专项验收文件不齐全。

2.4.3 有的工程因各种各样的原因拖延了验收，时间长短不一，验收文件的签署和盖章不齐全。

3 分析

建筑工程资料管理水平在各方的共同努力下稳步提高的同时，也存在许多不足，不同类型文件间、不同工程项目间、不同地区间还存在着很大差异。这足于说明，影响建筑工程资料质量水平的因素是多方面的、复杂的、综合的、动态的。现象背后是问题，问题存在有原因。我认为以下几点值得重视：

3.1 法律意识比较淡薄

工程建设前期法定建设程序文件存在的问题，主要是因为建设单位在工程管理方面技术力量薄弱、在法律法规方面不熟悉或意识淡薄。由于违法成本太低，甚至无需成本，至使未办妥施工许可证擅自开工等现象较为普遍。监理公司对建设单位存在的问题通常是无原则迁就，也不及时向监督部门报告。当前工程项目报建程序和手续也日趋繁杂，影响了工程报建进度。

3.2 主观认识存在偏差

认识不足且有偏差。每当建设行政主管部门或监督部门要进行工程检查，或工程要进行竣工验收，各责任主体才重视工程资料。还有一个误区，就是认为工程资料是资料员一个人的事，造成资料员越俎代庖、大包大揽，出现资料员的水平就是工程质量 （或监理） 的水平，资料员的优劣就是工程质量的优劣的现象；相反的另一极端，就是该设而不设专职资料员，由其它岗位的人员兼任。值得一提的是，近几年来，社会上出现一种职业化、专业化的资料服务，由于缺乏管理和监督，加上人员素质良莠不齐，情况喜忧参半。

3.3 知识结构不尽合理

负责工程资料编制和整理归档的人员应该具备必要的法律法规知识、专业技术知识、质量专业知识、信息管理知识和科技档案管理知识，同时，还要熟悉地方主管部门的相关政策文件。目前许多资料管理人员知识结构单一，相关知识的学习培训不足，很难胜任复杂繁重的资料管理工作。有的工程资料存在有些方面做得好，有些方面做得差，就反映出资料管理人员知识结构存在缺陷。

3.4 人才投入明显不足

建筑工程共分为十个分部工程，有的分部工程往往又包含多个子分部工程。整个工程往往涵盖多个专业。有的工程资料存在有些分部或分项工程资料较好，有些分部或分项工程资料较差，与相关专业的技术人才投入不平衡息息相关。监理方面，近几年检查发现，有的监理部只有总监理工程师和一名监理员，且总监身兼超过 3 个项目，监理员还是临时聘请的，监理资料管理十分混乱。所以说，资料问题更多的是由其它问题引发产生；资料问题也是工程质量问题的综合反映。

3.5 管理制度不够健全

包括工程资料管理制度在内的各项工程管理制度、监理工作制度不健全、不完善、不落实，直接或间接影响工程资料的质量。

3.6 职责不清，责任心不强

没有认真落实岗位责任制或者因人员设置或岗位调整造成职责不清，相关岗位的相关资料编制、整理工作无人落实，责任无法追究。有的工程技术人员、质量管理 （检查） 人员、施工管理人员和监理人员有重实体轻资料的思想，责任心不强，资料的编制、收集、分类和归档工作没有与工程进度同步进行，往往一拖再拖，最后临时拼凑或杜撰，制作假资料应付。

3.7 硬件设施不完善

工作条件和环境对工程资料的影响也很大。无办公场地或办公场地简陋、无资料存放柜或资料柜不合要求、无电脑设施、文印设备和办公台凳等均对工程资料的编制、保管、安全产生不利影响。

3.8 监督检查不严格，监督服务跟不上首先，有的监督人员存在重实体质量检查，轻工程资料检查的思想，对工程实体存在的质量隐患能认真严格处理，但对工程资料往往疏于检查、不严格检查或检查发现问题不处理、轻处理。其次，有的监督人员自身素质和能力跟不上，对工程资料存在的问题发现不了；对建设、施工、监理单位无法提供权威、有效的指导意见和监督服务。

4 建议

提高工程资料控制质量和管理水平，确保工程资料及时、真实、准确、有效、完整和齐全，确保工程资料的合法性和规范化，需要建设行政主管部门和工程建设各责任主体的共同努力。为此，提出几点建议：

4.1 工程建设各责任主体的单位责任人和项目负责人，应该端正认识、消除误区、熟悉并掌握工程资料形成规律，加强人员培训，加大技术人才的投入，推进和完善制度建设，切实落实岗位责任制。

4.2 工程建设各责任单位应该制定工程资料管理职责、管理规定和流程。管理职责应该挂墙明示；规定和流程应该制作成手册，供查阅和检查。

4.3 施工资料的组卷工作是工程资料归档管理的重点和难点。施工资料组卷应按照专业、系统划分，每一专业、系统再按照资料类别顺序排列，并根据资料数量多少组成一卷或多卷。

4.4 各责任主体应按工程资料管理制度做好建筑节能分部工程的资料编制和整理工作。重点做好施工图设计节能专项审查、节能备案、节能工程施工技术方案的编制与审批、节能工程设计变更手续办理、节能材料验收以及节能分项工程的质量验收资料。质量监督机构应制定和落实建筑节能工程质量监督工作方案。

4.5 建设单位应做好住宅工程分户验收的资料编制和整理工作。重点做好分户验收方案、每户套内观感质量检查验收记录和现场实测记录、分户验收汇总表。质量监督机构应对分户验收方案、实测数据及验收结论应进行符合性抽查。

4.6 建设行政主管部门或质量监督机构应加强法律法规的宣传教育，严格执法。工程建设前期法定程序文件不齐全、无施工许可证擅自开工、边施工边办证、肢解发包的要坚决处理，确保法律的严肃性，遏制此风漫延。这一点，首先应从政府投资工程抓起。

4.7 对监理资料和施工资料，监督机构应该狠抓资料的及时性和真实性。对资料严重滞后、超前或与工程实体不符合者，均要对施工单位、监理单位及其责任人严肃处理，情况上报并公开曝光。这样，对不认真编制、整理资料行为起震慑作用。这方面应重点检查住宅工程、公共建筑工程。

5 结语

建筑工程资料不是工程点缀，不是用来应付检查，也不仅仅是为了工程竣工验收和备案，它是建筑工程的重要组成部份，它的重要性、严肃性已不可置疑。当前，在工程资料用表规范化方面取得显著成绩的基础上，需要在工程资料编制质量 （如及时性、真实性、准确性、完整性） 和科学分类、整理归档方面认真解决存在问题，需要在住宅质量分户验收、建筑节能工程资料管理方面积极探索和总结。建筑工程资料的编制和管理是一项系统的工程，需要工程建设各责任主体主管 （技术） 负责人、项目负责人、各管理环节有关人员共同努力，需要各级建设行政主管部门、监督机构、城建档案馆进行有效的监督、检查和指导。

参考文献：

[1]建设部城建档案工作办公室.GB/T50328- 2001 建设工程文件归档整理规范[S].北京:中国建筑工业出版社,2001.

[2]本书编委会.建筑分项工程资料填写与组卷范例[M].北京:中国建材工业出版社,2008.

[3]中国建筑业协会工程项目管理专业委员会.GB/T50326- 2001 建设工程项目管理规范[S].北京:中国建筑工业出版社,2002.