仓促上线把IT架在火上

时间:2022-08-01 06:02:56

当启动一个与业务运行密切相关的管理信息系统时,为了规避风险,在正式上线前必须经历一个双轨并行的试用磨合期,即原手工业务模式与IT系统业务模式同步运行。

A皮革有限公司这个涉及全公司业务的IT系统如此仓促上线,哪有不出乱子的。这种急于求成的做法只能适得其反,不仅IT系统不能尽快发挥效能,甚至要面临夭折的危险。作为该公司信息主管的王大山对此有着不可推卸的责任,面对骑虎难下的境地,建议他“稳中求进”。

双轨并行

尽管王大山为了上线做了6个月的测试,而且在新老系统切换前也搞了两周的系统并行,然而以这样的测试强度与试用深度准备上线是远远不够的。

当启动一个与业务运行密切相关的管理信息系统时,为了规避风险,在正式上线前必须经历一个双轨并行的试用磨合期,即原手工业务模式与IT系统业务模式同步运行。记得当年推财务管理电算化系统时,所有的财务部门都采用两本账(手工账本与电子账本),经过很长时间的磨合才走到甩账本阶段。而常规的公司业务远没有财务管理体系那样严格和规范,而且公司业务涉及的部门多、流程复杂、使用人员的业务素质与计算机应用能力参差不齐,要从日常惯用的工作模式一下子全面转入信息化管理模式,各种问题会令人应接不暇,因此双轨并行的磨合尤为必要。

当然双轨并行不能无限期地进行,也绝不可以因双轨并行就将IT系统运行形同虚置,一定要按正式上线的工作内容与流程严格要求,这样做肯定会增加业务部门的日常工作量,这时公司老板一定要出面为IT部门撑腰、为IT系统开道,要求业务部门必须真刀真枪地应用。

有了这样的力度,才能使磨合运行不走过场,上线的基础才能扎实可靠。王大山要充分利用双轨并行的契机,抓紧“在线修理”,彻底扭转当前的被动局面。

厂商保驾

王大山的失策在于“自信地认为自己可以搞定后续技术支持与系统维护工作”,启用一个大型管理信息系统,初始阶段若没有开发厂商的保驾护航很难成功上线运行。

现在IT界推崇的观点是软件即服务――SaaS,因此提供管理信息系统的厂商责无旁贷要将该公司扶上马、送一程。开发商必须认识到软件产品口碑的重要性,只有上线成功才能证明软件与服务的成功。

技术支持与服务一定要到位,切记不可用新手充数了事,必须选派技术全面、有实施经验的专业人员。人不在多、在于精,只有真正了解系统、熟悉业务、经验丰富的技术骨干,才能为公司信息化保驾护航。同时还肩负着有效指导王大山的几员干将的重任,把技术支持与服务的接力棒传递给用户的专业团队。

公司只有拥有了这种自助的、可持续的IT服务能力,才可确保IT系统正常的运营,并适应不断变化中的业务需求。王大山要充分利用厂商保驾的契机,锻炼培养人才,为公司管理信息系统打造一支固定的技术支持队伍。

二期暂缓

文中提及该公司管理新系统的二期工程还将如期开展,鉴于目前一期工程尚未摆脱困境,我劝王大山将二期工程暂缓,若搅进当前这潭浑水,会让问题更复杂,IT系统对业务的影响也会延伸到企业外部,更难收拾。建议在该公司管理信息系统经过磨合与整改,进入上线稳定运行四个月后,再启动二期工程。

如果说王大山事前准备不足的话,那么事后的补救措施还算有力,也还算有条理,意识到只有有效的IT服务管理才能摆脱目前的被动局面。在这里我想强调的是:不应该把这些有效的做法当做临时性的处理手段,而应逐步形成常备手段与长效机制。如果以上“双轨并行、厂商保驾、二期暂缓”的建议可行的话,王大山就可以充分利用这段宝贵的磨合期,在将管理信息系统导入正常运行轨道的同时,建立有效的IT服务管理机制,这样对IT服务的投诉必然会大大减少。(黄迪生)

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