省时省力Excel让工作井井有条

日常工作中实施一些比较复杂的项目，往往需要多个部门的协作，如果安排不当，就会延时误工。为此，许多单位引用了专业的项目管理软件，比如微软的Project。不过这一软件用起来太复杂，实际上对于个人来说，要想管理好项目，通过日常所用的Excel就足够了，它完全可以替代Project的工作，大大提高效率，节约我们的时间。

比如国庆长假马上就要来临，某酒厂需要制作一个超市促销项目，这个项目涉及到生产车间、检验车间、物流部和驻商场促销部多个部门的协作。为了保证整个项目的实施，就必须制定一个详细促销计划。下面介绍如何通过Excel来制作和管理该项目规划（其他的项目任务可能不同，但是方法是通用的）。

首先要确定项目的总体规划（即Work）是进行国庆商场专柜的促销，提振公司第3、4季度的销售额。接下来就要对项目进行分解（即breakdown），明确每个部门的分工和合作，这样才能确保项目的顺利实施。根据以往项目的实施经验，这里将其分为6个子项（即structure）。启动Excel后将A1A3三行并一行合并居中，然后在A4开始依次输入子项目的说明，开始和截止的时间，同时在右侧使用填充的方法加入日期和星期，方便我们可以按照时间去检查项目的完成进度（图1）。

分解项目的主要目的就是节约时间，提高工作效率。因此在完成子项目的内容的建设后还可以制作甘特图，方便我们及时查看工作进度。甘特图的建立使用颜色来填充时间表格，并且颜色可以和实际负责人对应起来。比如选中D4（A组长）单元格，右击选择“设置单元格格式”，在弹出的窗口切换到“填充”，然后选择一个合适的颜色如紫色进行填充（图2）。

接着按照A组长的时间进度（9.15-9.18），在右侧时间选中对应时间段，选择其中的时间表格后同上，使用同一种颜色进行填充，这样紫色的部分就对应A组长的完成时间段（图3）。

操作同上，继续将D5D9的单元格也填充为同一颜色，这样就完成甘特图的建设了。甘特图建设完毕，无论是项目经理还是各自的子项目负责人，通过不同颜色标注可轻松看到自己负责的项目和所需时间（图4）。

对于一个整体项目来说，很多子项目是环环相扣的，因此对于需要在指定时间内完成的项目，我们必须要确保一些关键的时间点。这些时间点称之为“关键里程碑”，它是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能保证顺利进行。比如上述项目中的进驻商场和商场专柜的铺货，因为商场的国庆促销是9.29日晚7：00开始，因此必须确保上柜的商品要在9.29日晚7：00之前完成，9.29日就是关键时间点。为了确保类似关键时间点可以在项目管理中突出显示，这里通过插入关键里程碑的方式来实现。

如果要在9.29插入关键里程碑，在项目中选中S8（9.29对应的单元格），右击选择“插入批注”，然后输入需要提示的关键批注，并将其颜色填充为醒目的红色（图5）。

操作同上，在每个关键时间点均插入关键里程碑，这样在整个项目的管理中，我们就可以通过红色来进行醒目的提醒和区分。如果有多个里程碑时间点，为了更直观地查看，还可以通过插入图标的方式，制作一个里程碑时间图示（图6）。

完成项目管理的内容建设后，在后续的实际管理中还要及时跟进，这样才能促使项目及时完成。在上述内容建设过程中，我们使用了甘特图、里程碑等专业工具进行项目的建设，在后续的管理中同样可以利用这些来及时查看项目实施进度。比如C组长我们使用绿色标记，这样需要查看C组负责的内容时，我们只要选中D6，接着右击选择“筛选按所选单元格颜色进行筛选”（图7）。

这样本项目里所有绿色的项目都会自动归集在一起，既方便参与者查看，也方便管理者查看负责人的进度，以便更好地管理项目以节约时间（图8）。

移动设备的提醒

俗话说“计划赶不上变化”。生活中总会出现需临时调整日程安排的情况。在家我们可借由PC便签进行事件提醒，外出时再用手机端APP管理行程安排。如果能将PC与手机事件提醒的通道打通，不就能做到跨平台的“任务交接”了吗？

> 简单易用的“QQ提醒”

支持多设备提醒同步的软件有很多，在这里笔者向大家推荐“QQ提醒”（下载地址：http：///），该软件支持Windows、iOS和Android三大主流系统，用QQ账号即可登录使用。

QQ提醒的使用非常简单，在手机端运行后即可随意添加闹钟或提醒事件，使用方法与Android系统原生日历提醒很像，可以自定义事件、铃声以及重复提醒的次数等参数（图1）。此外，我们在PC上登录http：///网页客户端，同样可以定制不同需求的提醒事件，而PC端和手机端的提醒数据会自动同步（图2），简单便捷。

> 优先级更高的Wi-Fi

笔者坐公交车上班时，每次经过一段特定区域就会出现无法联网的问题。原来，这个区域刚好是CMCC网络覆盖点，只要手机开着Wi-Fi就会自动接入该网络。可惜，我没有开通免费的CMCC服务，此时就等同于接入了一个无效的Wi-Fi而失去联网能力（智能手机为了节省流量，在接入Wi-Fi网络时会自动屏蔽3G/4G信号）。

> 将CMCC扫地出门

如果你不想让手机自动接入CMCC一类的无效Wi-Fi网络而影响正常上网，可以在外出前关闭手机的Wi-Fi功能，或进入“设置WLAN高级设置”，选择类似“手动连接”的功能来禁止手机自动连接无线网络（图6）。需要注意的是，并非所有Android手机的系统都在WLAN高级设置里提供了手动连接功能，此类手机就需要通过修改系统配置文件将CMCC屏蔽于千里之外了。

在手机获取Root权限后，通过RE管理器删除“/etc/wifi/”目录中的“default_ap.conf”文件，然后再进入“/data/misc/wifi/”目录，选择编辑“wpa_supplicant.conf”文件，删除“network={

ssid="CMCC" key_mgmt=NOME priority=100000 credit=1 operater=1 }”内容并保存（图7），重启手机后CMCC就再也不会自动连接了。

根据这种思路，我们还可以将那些不需要密码就会自动登录的无效Wi-Fi网络屏蔽掉，能够避免手机偶尔自动接入这些网络而失去联网能力的可能。

明明白白时间去哪了

和软件相似，人自身也有很多资源，其中最重要的就是时间资源。就以我的朋友老万来说，他每天的工作就是查资料、搞测试、报选题、写稿子，虽然每天都重复着这些事情，但是很多时候会觉得时间不够用，于是我向他推荐了现在比较流行的Getting Things Done（GTD）时间管理方法。不论从事什么工作，相信对你也都会有所帮助。

GTD虽然是一套行之有效的管理方法，但是要想有效地执行，还是需要专业的软件支持才可以。还好，目前用于时间管理的软件比较多，比如Doit.im就是一款比较有名的时间管理软件。在进行时间管理时，第一步就是将脑子里所有的想法，无论大小都放到Doit.im软件的收集箱中。

启动Doit.im后点击左侧的“收集箱”，接着点击右侧窗口下方的“添加新任务”按钮。在弹出的设置对话框里分别设置任务的标题和描述，设置完成以后点击“保存”按钮即可。除了通过添加按钮外，在窗口上方的输入框中可以输入任务名称，按下回车键后就可以快速添加任务（图1）。Doit.im还可以通过特殊字符来快速添加任务，如“@”可以为任务设置情境，“#”可以为任务选择项目，“&”可以为任务设置标签等。

可能很多用户会觉得上面的设置太简单，设置窗口不是还有很多的选项吗，为什么不一起进行设置并保存呢？实际上，现在的生活节奏加快，经常是计划没有变化快，一次设定所有任务的属性不仅会花掉很多的时间，而且随着时间的推移可能有的设置属性又会修改，这样无异于之前的设置时间都浪费掉了。

所以当头脑中现有的想法都录入完毕后，接下来就是对当天或第二天要执行的任务进行编辑和整理。首先在执行列表中选择要处理的任务名称，点击鼠标右键选择“编辑”，接着在弹出的对话框中根据需要设定聚焦、标签、项目等属性，当编辑完成后就能一目了然地显示出来（图2）。

Doit.im为了更好地管理这些任务，允许用户为其指定日期、项目、情境、优先级等内容。我们可以根据自身的需求，创建一些相关的项目。点击窗口左上角的齿轮按钮，在弹出的菜单中选择“新增”中的“新项目”，然后在“标题”栏中输入新的项目名称进行保存即可（图3）。按照同样的方法还可以新建标签、情景、目标等内容。

碎片化与突发事件

为了避免拖沓延误交稿时间，老万为自己指定了较严格的计划，并且采用“番茄工作法”进行工作。“番茄工作法”要求用户在25分钟以内专注于一件事情，25分钟后利用五分钟来休息或者临时干其他的事。而25分钟对于老万来说，足够完成一篇小的稿件。

所以当老万每天打开Doit.im客户端后，点击“今日待办”箱子后就可以看到今天要处理的所有事务。在列表中找到和稿件相关的任务名称，接着在任务名称上点击鼠标右键，选择菜单里面的“立即处理”命令，这样该任务就会和其他待办的任务区分开来（图1）。以后当这条任务执行完毕，在Doit.im客户端的对应任务上打上钩就行了。

除此之外，还可以利用好Doit.im软件的提醒功能，让软件及时提醒用户要处理的任务。同样首先找到相应的任务名称，点击鼠标右键选择“编辑”命令。在弹出的对话框中找到“提醒”选项，在弹出的窗口点击“添加提醒”并设定一个提醒时间就可以了。时间一到，软件就会弹出一个提示窗口告知用户该执行某条任务了（图2）。

虽然“番茄工作法”是一项非常不错的方法，但也给包括老万在内的很多用户的执行带来了困难，因为经常要受到电话、即时通讯软件等的打扰。这样已经安排好的任务就会受到影响，而这些任务就要重新进行调整。

老万曾经听过一个职业经理人的讲座，他将事务分成“紧急且重要的”、“紧急的”、“重要的”和“不重要的”四级，而Doit.im的优先级选项正好和这个观点类似。老万在处理“紧急且重要的”事务时，会首先创建一个新的任务，除了设置任务的名称和描述以外，点击其中的“优先级”按钮（图3）。在弹出的菜单里面选择最高的等级“高”，关闭窗口以后就可以看到一个红色的提示条。

如果有多条“紧急且重要的”事务，那么老万会创建一条任务，通过鼠标左键双击运行该任务名称。在弹出的设置窗口的“添加子任务”输入任务名称，输入一条子任务后按下回车键再输入一条子任务（图4）。设置完成后点击“转换成项目”按钮，再点击左侧列表中的“下一步行动”箱子，在里面就可看到刚刚创建的任务，然后一条条执行就可以了。

知识管理 井然有序

最简单的知识管理方法就是用Windows自带的资源管理器来管理，顾名思义，“资源管理器”本来的职能就是用来管理资源的，所以不能让它“屈才”，我们要尽可能好好利用它，还它本来的职能。

使用资源管理器可将各种渠道获得的资料直接以文件的形式保存在本地，结合自身的搜索功能或搜索软件来管理和查询。这就要求首先做好文件夹和文件结构的规划，不能随便找个目录存放。文件夹可按资料类别建立，可分层建立，文件夹名称要能反映资料类别的大体内容，内容可以逐级递进，而文件名要更加具体地反映文件内容。例如：在规划连续剧资料的文件结构体系时，建立第一级文件夹“连续剧”，第二级文件夹“韩剧”、“日剧”、“美剧”等，文件名则命令为类似“连续剧-韩剧-大长今”的结构。这样，当需要搜索时，无论从文件夹名称，还是从文件名出发，都能很快定位到所需的文件。

用如上方法建立文件结构体系后，由于文件夹和文件名实现了规范化命名，因此，只需使用系统自身的搜索功能，就可随时方便地搜索到所需的文件。以Windows 8.1为例，只需在资源管理器窗口右上角的搜索框中输入关键字或关键字组合，系统会轻松过滤出符合条件的文件。但是要注意，文件资料要先纳入到系统“库”与文件索引的范围内（图1）。

快速搜索资料，一是依赖于资料文件本身的文件名，二是依赖于搜索软件索引功能的强弱。善于将二者结合起来使用，文件搜索效率必将会有很大提高。由于系统自带的搜索功能只限于对建立了索引的库中的内容进行搜索，搜索效率也不是很高。所以为了提高效率，往往会使用第三方工具软件进行文件快速搜索。

此外，对于日常记录写作或部分复制而收集的内容，我们还可以用专门的知识管理工具来管理。传统的知识管理软件有许多，然而最近发展比较好的莫过于带有云存储功能的笔记类软件。这里向大家推介使用云笔记类软件“有道云笔记”、“印象笔记”等，这些都可作为日常的知识管理软件。

使用云笔记软件，不但可以将资料在本地系统化地管理和存储，利用云笔记软件对不同设备和平台的支持，利用各种平台上的相应客户端，可将资料通过云端同步到不同的设备上，随时随地调用。云笔记还可以实现在软件内对所管理的资料进行按关键字快速搜索，无论是管理资料还是查询资料都非常方便（图2）。

除了下载文件的管理、知识性的笔记管理外，我们平时浏览网页时，常常会看到好的内容，这其中或许是整个网页，或许是其中的文字或图片等部分内容，这时可能需要像传统的“剪报”那样把这些有用知识收集起来。在这种情况下，可通过云收藏工具来快速实现资料的收藏。

云收藏工具收集网页资料，一般是通过在浏览器中添加资料收集插件进行的。目前，许多网盘或浏览器均推出资料收集类的插件。比如，有道云笔记网页剪报、360网页快存云收藏、百度云收藏、QQ网页助手等。这些插件类的工具，都为网上搜集资料提供了极大的方便。

以使用360安全浏览器为例，只需在360应用市场搜索“有道云笔记网页剪报”应用，在扩展区添加有道云笔记网页剪报一项，之后打开要收藏的网页，点击扩展区“有道云笔记”按钮，就可以将网址、网页或网页正文，选择性地保存在自己的云盘中（图3）。

除了以上所述的网页插件外，还可以利用云盘与浏览器联合的“云收藏”功能来实现网页的云端保存。以使用360安全浏览器为例，安装最新版的360安全浏览器7版之后，在工具栏上会出现一个云朵图标，点击此图标即可将网页收藏到360云盘中。登录360网盘页面，点击“云收藏”按钮，可见收藏的内容，包括图片、文字、下载的文件等均可方便地收藏于其中（图5）。

如果使用百度云收藏收集网页内容，可先登录百度云账号，通过“文章”一栏进入添加百度云收藏按钮到浏览器的收藏栏，之后便可在浏览器中收藏网页内容了。百度云收藏支持目前主流的10多种浏览器。

此外，通过安装QQ网页助手，可让浏览器上的网页收藏到QQ微云中，QQ网页助手有针对不同浏览器的版本，根据自己所用的浏览器，安装对应的版本后，该浏览器就会出现相关云收藏的插件按钮，遇到要收藏的网页，只需一键点击该按钮，即可将网页收藏到自己的微云中。收藏的网页，可以在QQ中通过点击“我的收藏”按钮打开阅读（图6、图7）。

除了用上面的云笔记同步的办法建立本地知识库外，我们还可以用特种词典软件组建自己的本地知识库。比如用一个叫做MDict的词典软件来建立本地知识库。该软件支持内容扩展，只要下载相应的词典，即可扩展知识库。例如，可添加维基百科、大英百科、百度百科、各类汉语词典和英汉词典等数据库到词典中（图8）。

Mdict软件不但有PC的版本，还有面向苹果、Android、PPC等平台的版本，这些软件版本都可共享使用相同的数据库，供PC和各种移动设备同时使用。将这些数据库尽可能多地下载到本地，可保存在一张专门的SD卡中，并将软件的数据库连接指向这张专门的数据卡，这样，当在没有网络的地方需查询时，用移动设备就可访问任何数据库，就如同在网络上查询一样方便。而且因为不受带宽的限制，搜索速度会更快，使用更方便。