人民银行国库会计内控手段亟需改进

一、当前国库会计内部控制中的主要问题

(一)内控手段设计滞后于制度建设

近几年,人民银行一直把制度建设作为工作重点,不断健全完善会计内控制度。如:总行自2005年起陆续制定的《中国人民银行会计基本制度》、《国库会计管理规定》、《国库资金风险管理办法》等,从不同角度具体规范了国库会计行为,是各级国库实施内部控制的依据。但由于没有配套设计出科学先进的内控手段,一些制度规定难以真正落到实处。如:《国库会计核算业务操作规程》中规定:“调入、收回或领用重要空白凭证时,国库根据‘重要空白凭证领用单’将重要空白凭证起讫号码输入国库会计业务系统进行控制,记收入账,……调出、使用或销毁时,国库根据实际消耗的重要空白凭证起讫号码输入国库会计业务系统,记付出账”,但国库会计核算系统中一直没有该项功能,各级国库只能靠手工登记簿和定期检查来控制;《国库资金风险管理办法》第三十四条规定:“各级国库应通过管理或技术手段实行新增用户双线管理,由国库部门负责人确定或系统维护人员设置用户,经国库会计主管确认、授权后生效”,但国库会计核算系统中仍然采取国库会计主管设置用户、自动生效的传统方式。

(二)内控手段以人工操作为主,缺乏系统控制

实际工作中,有很多内控管理活动不能与会计核算系统中的数据资源有机结合,只能通过单项的人工控制或辅助记载来完成,内控活动与会计核算行为被人为隔离,难免出现内部控制不及时、制度落实不到位现象。如:会计人员加班、暂付款挂账等需要会计主管审批后办理的国库会计重要事项,重要空白凭证的领用、销号控制,同城票据交换退票处理等,只能通过会计主管记载登记簿或在凭证上签批等方法进行人为控制,国库会计核算系统或同城清算系统中没有实现对相关核算信息的强行控制。

(三)内控管理存在重结果轻过程现象

会计内控制度中设定了很多手工登记簿,各级行主要依靠记载手工登记簿来实施会计内控活动,但由于手工登记簿种类繁多、记载随意,各级行普遍存在登记簿记载不及时、不完整、不规范现象。因此手工登记簿只能从表面上反映会计内部控制的结果,并不能真实反映会计内控的全过程。若过分依赖手工登记簿,很容易使会计内控流于形式。如:有的行偶尔会出现不合理兼岗、代码混用、一手清等现象,这些违规行为很容易诱发资金风险,但只靠常规检查、查看登记簿是不会发现的。银行系统发生的一些资金案件,大都是由于会计活动有章不循、缺乏过程控制而得逞的。

人民银行会计内控管理中存在的上述问题,主要原因是会计内控手段单一老化,电子化、系统化程度较低,缺乏科学先进的措施方法。这客观上为违规行为提供了可乘之机。

二、改进人民银行国库会计内部控制的建议

(一)内控手段设计应与制度建设同步

出台内控制度首先要考虑其可行性,应同时设计出科学规范的内控手段,确保制度能够落实到位。假如核算系统不能支持制度规定,就要及时对其升级,通过完善系统功能实现内控要求,使内控手段更加科学合理,可操作性更强。

(二)强化系统控制,提高内控手段电子化程度

建议对国库会计核算系统进行升级,将部分会计主管的审批由手工登记、签字改为系统授权控制,并自动记载各种电子格式登记簿。如:在系统中设定正常工作时间,操作员在非正常工作时间登陆系统,必须由会计主管登陆系统进行授权控制;对于暂付款挂账、暂收款划出等会计重要事项,必须经会计主管登陆系统进行授权方可办理;在记载重要空白凭证表外账务时,通过录入起讫号码,实现对重要空白凭证领用、销号的控制;等等。通过这类措施,切实将内部控制贯穿于会计活动全过程。

(三)利用各种手段,强化过程控制

各级行应把控制会计活动过程作为内部控制的重中之重,切实提高内控管理工作质量。一是实行严格的权限管理和岗位责任制,通过系统控制和密码管理,严格界定岗位职责,完善内控制约机制,严防业务处理“一手清”;二是分管行长、各级监督检查部门要经常组织突击检查,实地察看内控制度的执行情况;三是尽可能在会计工作场所安装监控系统,对会计活动全过程进行实时监控,并将监控记录作为考核评价和监督检查的重要依据。

(作者:张勇,供职于中国人民银行滨州市中心支行。)