电力企业档案数字化管理

时间:2022-07-28 09:01:39

电力企业档案数字化管理

[摘 要]当前科技迅猛发展,企业必须改变其传统的管理经营模式。在竞争激烈的社会发展中,涌现出更多的先进与科学管理方式,电力企业要在信息社会中立足,就必须在管理上做出改变。本文针对电力企业档案管理中存在的问题进行分析,就电力企业档案数字化管理过程中应注意的问题进行探讨。

[关键词]电力企业;档案;数字化;管理

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046

[中图分类号]F426.61 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)08-0063-01

档案管理在电力企业发展中起着重要作用。随着科学技术的发展,社会全面步入信息化时代,企业也对此予以高度重视,纷纷改变陈旧落后的管理经营模式。电力企业想要赢得市场竞争的主动权,就必须重视改进档案管理模式。本文就如何做好电力企业档案信息化管理进行分析研究。

1 电力企业档案管理中存在的问题概述

电力企业的档案管理信息量极大,其中包括文字、图像、声音、影像等,涉及多个部门的方方面面,管理的内容较为重要性。纸质档案管理是传统的电力企业档案管理模式。在这种陈旧落后的管理模式下,员工或单位的管理人员频繁地借阅档案,容易对档案原件造成损害,影响档案的长期保存,且档案存放占用空间大,不利于企业管理人员的随时阅览。新形势下,电力企业管理相关部门要足够重视电力企业档案的管理工作,积极推进档案数字化管理的实现,提高档案管理工作质量和工作效率,促进电力企业的稳定发展。

2 实现电力企业档案数字化管理的必要性

电力企业档案利用率越来越高,企业经营者和管理人员对档案的翻阅也越来越频繁。电力企业档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用,受工作环境的限制,管理人员对档案的管理受到限制,,无法实现快捷方便管理,不利于企业的正常运转,在一定程度上对企业经济的发展造成了阻碍。此外,传统电力档案管理自动化水平低、收集整理不规范,纸质形式在一定程度上限制了档案管理的流动性。只有满足企业管理人员对档案方便、快捷、准确的需求,才能提高管理人员的工作效率,帮助企业更好更快地发展。在信息化现代,多媒体得到广泛应用。这就要求电力部门打破传统档案管理模式,适时抓住机遇,加快建设和完善档案管理工作,实现公文信息快速运转的档案数字化管理,适应现代社会市场的发展,保证电力企业经济的快速发展。

3 如何有效实现电力企业档案数字化管理

3.1 提高电力企业数字化管理的重要性意识

数字化档案管理不仅可以加强电力企业对档案的管理力度,发现档案管理中存在问题,及时采取有效措施进行改进,还可以进一步提高电力企业档案管理水平。档案管理是一项繁杂且重要的工作,由于信息量庞大,管理人员在对档案进行分类、存档时容易混淆,且需要进行防潮、防火、防虫工作,占用存储空间大,不易于收集和管理。而档案数字化管理符合现代先进管理模式,提高了管理人员的工作效率,保证了部门管理的稳定性与健全性。此外,数字化管理的替代可以延长纸质档案的寿命,还可以实现资源共享,适应节约型社会的发展要求。一方面,跟进多媒体时代的步伐,满足档案管理人员的工作需求,另一方面,促进了电力企业在全球信息化时代的发展。

3.2 建立健全电力企业数字化数据管理库

数字化管理技术是采用数字化进行存储的一种方法。数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上,这为因信息量大导致档案库房拥挤、保管困难的问题提供了很好的解决方法。档案信息量的迅速增长与社会、经济和科技的迅猛发展有关,为了更好地统筹管理,建立健全的电力企业数字化数据管理库是最佳选择。首先,可先从建立良好的电力企业档案目录数据库开始,给电力企业档案进行分门别类,标上“套”“册”等分号,写上相应的档案名称,这样在查找档案时,只要在电脑的档案目录上输入名称或是具体的套、册数,就可以方便快捷地找到。此外,可以建立档案时间数据库,时间信息的录入也可以帮助查找者快速搜索查阅。计算机网络对录入的时间及内容进行保存,系统自行将信息收集传输到档案时间数据库,进行统计整理,方便管理人员对信息进行管理的同时,也能够区分新旧档案,便于提取信息。

3.3 做好对企业档案管理人员的全面培训工作

电力企业领导应重视档案数字化管理工作。只有具备了档案管理的意识,才能使企业产生更好的经济效益。为促进电力企业的稳健发展,电力企业部门应培养一支高素质的专业管理队伍。为提高各部门人员的档案管理意识,贯彻档案数字化管理知识,电力企业单位负责人可定期组织召开相关会议,使管理人员对数字化档案管理认识更深刻,认识到数字化档案管理的重要性,同时也有助于提高档案工作人员的积极性和自觉性。此外,还要提高档案管理人员的业务素质,只有掌握业务工作流程、熟悉电子操作、具备良好道德素质、责任心强的复合型人才从事档案工作,才能更好地发挥电力企业档案数字化管理的重要作用。

主要参考文献

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[2]王娟,王静.浅析电力企业在档案管理中存在的问题及其应对策略[J].中华民居,2013(10):218-219.

[3]赵昕,张丽娟.论电力企业档案管理中存在的问题及解决措施[J].陕西档案,2012(3):35.

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