儿童福利档案管理工作规范化和标准化的几点做法

随着社会的发展与进步,在党和政府的关心关爱下,儿童福利事业发展得越来越快,档案信息量也随之增加。如何切实提高我院档案管理工作的标准化和规范化成为我院档案管理工作亟需解决的问题,本文对此进行了阐述。

[关键词]儿童福利 档案管理 规范化 标准化

一、进一步增强档案意识、明确档案工作的服务方向

档案工作具有鲜明的阶级性,坚定正确的政治方向。儿童福利档案工作必须坚持以邓小平同志指示的“三个有利于”为前提,真正实现儿童福利档案工作社会效益和经济效益的最大统一。

1.广泛开展档案宣传工作

通过各种手段大力开展儿童福利档案的宣传工作,增强群众的档案意识,使档案工作走向全民,走向社会。通过广播、电视、报刊杂志等舆论工具广泛开展档案工作和档案法律法规宣传,使全社会了解档案工作、了解档案法律法规,扩大档案工作的影响。要跟上时代的步伐,抓住网络这块阵地,宣传档案工作,使档案网页成为档案工作的宣传窗口。

2.严格规范立卷归档程序,注重改进与提高

档案室在收集、整理、立卷归档历史积累信息资料的基础上,严格规范了档案信息资料的立卷归档程序,注重规范化管理。一是认真总结经验、改进方式方法、采取有效措施,完成档案信息资料的归档工作。改进乌鲁木齐市儿童福利院档案网页的内容,努力扩大利用服务范围,发挥档案信息资料的最大效能。二是明确归档程序,严格接收和转出手续,做到规范管理,全过程实施计算机规范化管理。

二、实行标准化、规范化的运作程序,改进档案管理方法

在实际工作中为了提高档案管理人员素质,做好档案管理工作,提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。

1.实行一体化管理

建立完整的儿童福利档案社会信息系统,实行一体化管理,可以充分发挥整体优势。建立联合目录,实行资源共享,是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。对我院多年来的档案进行全面的整理和清查,为档案管理工作的标准化、规范化及今后的数字化管理打好坚实基础。结合工作实际规范题名保证检索查准率,题名准确,在著录时要统一规范题名。

2.注重档案信息反馈

注重信息反馈。档案管理人员要直接参与到各种儿童福利工作中去,收集材料。应跟踪儿童福利工作的全过程,在档案载体上,注重收集有保存价值的文字、原始数据、合同、协议书、图纸等为载体的各种材料的收集,把最有价值的档案资源收集并集中起来。

三、拓宽利用领域,不断提高儿童福利档案管理工作效益

档案最终目的是提供利用,档案工作要紧跟形势,不断强化服务观念,创新服务机制改善服务手段,提高儿童福利档案管理的工作效益。

1.引进办公自动化,提高儿童福利档案管理水平

引进先进的设备、技术,实施现代化管理。在各个环节都能跟上现代化的设备和技术,坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性。管理方式上现代化,在人力资源管理上要适应现代化。按现代化管理的要求,按先进设备、新技术操作的程序和规范,组织好档案工作部门的人员队伍,调整机构设置,最大限度地发挥人力资源的作用。

2.注重加强横向联合,努力实现信息资源共享

注重加强横向联合,努力实现信息资源共享。一是应当建立儿童福利档案电子文件数据管理中心。二是应当建立完整的儿童福利档案社会信息系统。实行资源共享,充分发挥反馈信息在儿童福利档案信息资源开发和利用中的重要作用。

随着儿童福利事业的飞速发展,儿童福利档案管理工作将更加繁重,要求也更高。按照科学发展观的要求,不断创新服务意识和服务手段,创新档案管理,加强档案编研利用,拓宽利用领域,切实提高儿童福利档案信息的开发利用。