后电子邮件时代到来

我放弃。过去的20年里，电子邮件一直是我管理员工、项目和处理工作的主要工具，现在我不得不承认，它再也不能胜任这份工作了。对于我来说，是时候面对这样一个事实了：我们生活在一个后电子邮件时代。

也许你在想：“Tolly，你要说的是什么意思？”我的回答是，用电子邮件的工作方式已经根深蒂固了，工作越多，邮件也就越多。我肯定，还有许多人在工作时，用的也是电子邮件――这个可以信赖的工具。

有新的工具吗？有，协同办公软件。尽管它不是全新的工具，但是至少对我来说，它的时代已经到来了。

Lotus Notes办公软件的开发者Ray Ozzie自多年前创办了Groove Networks公司以来，就一直致力于协同办公系统。如今虽被微软收购，但它的虚拟办公环境使得工作团队能够“共享文件、管理会议和项目、记录数据和工作进程，就像在同一间办公室工作”。

Groove这样的协同系统能实现的互动和共享，是你收件箱和共享服务器远远做不到的。而且，你也许不想让无关人员连接到你的共享服务器，所以会发现自己常受到电子邮件的限制。

同任何新平台一样，协同办公软件在早期实施阶段也存在一些局限和漏洞。比如过去没有宽带，窄带连接速度太慢，使得文件同步无法进行。

如今这个制约因素已经不存在了。现在的网速甚至可以实现数兆字节文件的同步。能同步保存共享数据和允许传输“只更新文件”的机制使这一过程变得更为快捷、可靠。软件即服务能够实现从CRM到协同办公的转换，省去了以前在开发协同办公系统时需要做的计划和工作。

虽然我没有调查过微软的Live Office，但是也能料想得到它用的就是Groove的技术，并为开发协同办公系统提供了一个快捷方式。

Central Desktop是一个第三方协同解决方案。在使用过程中我们发现，它具有完成各种协同项目所需的一切重要功能。它为一般类型的项目提供了工作空间模板，使项目能够迅速启动，也允许用户订制工作空间以满足个别项目的需求。

电子邮件并没有被完全淘汰，它只是不再用于管理和完成工作，而是更适合于提醒你更新协同办公系统和组件。