企业人事风险的预防和控制

【摘要】人事风险给企业造成的损失不容小视,为预防可能的人事风险,企业应做出工作岗位分析并制定工作说明书,选择正确的招聘途径并采取科学的面试方法。对待已经出现的人事风险企业应使用不同层次的控制手段应对,并在日常工作程序中加以重视,建立企业文化,培养职业道德。

【关键词】人事风险;招聘方法;企业文化

随着社会经济的发展,人的作用在企业中早已超越机器所带来的价值,人力资源的能动性,社会性,再生性使其大大区别于其他有形资源。但同时,人力资源的时限性,磨损性,以及生产者和消费者的角色两重性也给企业管理带来了许多不确定的因素。近年来,日益引起管理者关注的一个问题就是人事风险。人事风险不同于其他保险范畴,它是指由于内部或外部的因素而产生的管理和制度上的问题而引发的员工有损企业利益的行为。如:罢工,窃取公司机密资料,恶意诽谤,欺诈公司财产,晋升员工能力不足或解雇员工所带来的风险等等,诸如此类问题都将给企业带来不可小觑的经济损失或形象破坏。

为尽可能避免人事风险带来的损失,企业应在“防”和“治”上系统分析并制定应对的措施和计划。

一、对人事风险的预防方法

1.工作岗位分析并制定工作说明书

工作岗位分析是对各个工作岗位的性质任务,所具有的职责和确定的权限,相关岗位之间的关系以及员工所必需具备的素质能力进行的分析和研究,工作说明书是在分析研究完成后对以上内容作出的统一规定。

工作岗位分析和工作说明书对预防人事风险的意义在于确定的职责和权限对人员考评和晋升设立了依据,可以防止员工越权和盲目不满;相关岗位之间关系的分析决定了向谁报告,对谁负责,建立了清晰的管理和负责链条;对素质能力的规定为企业任用合格的员工奠定了基础。

2.招聘方法

常见的招聘方法分为内部招聘和外部招聘。两种方法都各有利弊。内部招聘的优点是:可靠性高,招聘成本低,适应速度快,并得以有效激励内部员工;缺点是:容易抑制创新并产生裙带关系并对企业管理造成障碍。外部招聘的优点是:给企业带来新的思维方式和想法,吸引优秀人才并因此而建立企业爱才,惜才,育才的形象。

选择正确的招聘方法是预防人事风险重要步骤,选用何种方法要依招聘的岗位而定:招聘较低职位的员工使用于内部招聘,另外,企业的高层领导最好也是从内部招聘而来,因为长期的企业文化积淀和较强的组织承诺使其得以更有效地领导和管理企业,并保护企业的根基。外部招聘主要适用于优秀的技术人才和管理专家,如技术主管,职业经理人等能给企业带来新想法的职位,同时也要注意对其权力的约束和监督机制。

3.录用过程

录用过程的首要步骤是审查求职简历。经验丰富的人力资源主管不仅关注简历中有关教育水平和工作经历等客观信息,更重要的是审查简历的逻辑性,识别申请人是否有夸大,说谎的情况存在,一旦发现立刻淘汰,这一点对检查申请人的道德素养至关重要。

无论是笔试还是面试,为了更有效地预防人事风险,尽量排除具有道德风险,心理障碍,暴力倾向的申请人,则在第一轮简历删选后的录用过程必须包括两个阶段,第一阶段为知识技能测试,通过这一测试且被考虑为候选人的申请者要参加第二阶段的测试,这一阶段的测试内容主要包括与工作相关的诚信态度,偷窃倾向以及工作背景调查。申请者必须通过第二阶段测试才可被正式录用。

二、对已出现的人事风险的治理办法

1.采取不同层次的控制手段

人事风险发生后的控制措施是根据降低损失的有效性而制定的,首先考虑效果最优的方法,一般效果由高到低可分为以下几个层次:

(1)完全消除风险。降低风险的最佳途径就是排除带来危险的因素,这是最理想的一种方式。如解雇问题员工。但通常并不能轻易实现且容易引发后续问题,如问题员工在被解雇时带走公司客户资料等。

(2)替代风险。在无法实现完全消除风险的情况下可以选择替代风险,如无法解雇问题员工时将其从重要位置调离,备份重要资料,提高监督水平等。

(3)培训和监督。这是在风险出现的初期适用的手段,在风险较为明显时有效性较低。培训主要针对个人道德修养及职业道德规范的改善和培养。监督主要针对日常工作程序是否合理,比如是否恰当分权,是否有合理的牵制。

(4)日常工作中如何应对高风险员工

案例:深圳某外企员工张某在公司工作4年,工作中无重大差错,眼见有希望提成部门主管,但总经理在考核中认为其能力不足,决定采取外部招聘的方式聘用新的主管。新主管上任后,该员工出现工作懈怠,甚至对新主管语出不逊,年底在合同期结束时公司决定不再与其续约。一个月后,公司总部高层管理人员,其他国外办事处,供应商以及深圳办事处的员工的邮箱里都收到了一封对新主管的恶意诽谤信。经公安机关查明,发信人使用的是境外服务器,律师表示,因该信件涉及到供应商而不只局限于公司内部,已构成诽谤事实。该事件对新主管的工作以及对员工的管理影响极大,且给公司的形象造成了损害。

针对以上案例,由于外部招聘引发的不满导致张某成为高风险员工,新主管在面对此类员工时应注意按照规章制度处理相关事务,对所有员工一视同仁,保证公平公正,避免引发再次不满。在对其作出处分或解雇时需保证合法性。心怀不满的员工常常过分敏感,主管针对这一情况应当保证语言谨慎,在批评风险员工时应当以事实为依据,就事论事,避免应为自己的情感因素影响到对其的判断,同时,应采取真诚的态度,使问题得以解决。对可疑情况或带有风险倾向的行为或语言作好记录 如案例中的张某,高风险员工通常会流露出不满的痕迹,如语出不逊等,主管对于此类行为应做好记录,对工作中的错误也应明确责任何原因备查。主管应通过与高风险员工,其同事,以及高层领导的沟通全面了解风险成因,如:内部提升失败,工资降级,工作压力增加而没有同等的薪酬提高。对症下药寻找消除风险的方法。

(5)建立企业文化,加强职业道德培训

企业文化的影响是潜移默化的,以忠诚,创新,人性化为企业文化的公司会在管理的各方面体现其内涵,并终将影响员工的行为。管理者应首先是员工明确企业文化的内容,并以身作则体现企业文化的意义。

职业道德培训不仅仅在员工正式上岗前开展,而应该贯穿于整个企业管理活动之中。企业应定期开展职业道德培训,对社会上的案例进行剖析,对公司发生的问题分析讨论并引以为戒。职业道德培训作为降低人力风险来说至关重要,因为这是从人的本身却解决问题,但应注意的是要避免培训浮于表面,空洞无物。培训方式可以采用案例分析法,提高员工的参与性并加深员工对职业道德的理解,而不是仅仅采用较为枯燥的讲授法。

结束语

人事风险管理可以被定义为对雇佣低风险员工过程中的政策,程序和实践,包括身份认证,分析,评估,控制以及对不可接受风险的避免,最小化和消除。诚然,认识风险管理提高了企业的人力资源成本,但人事风险带来的危害是巨大的,数据显示,零售行业每年因为员工盗窃造成的损失高达190亿美元。而通过采取积极主动的预防性措施如品德评估及背景调查将可以把人事风险降到最低。所谓人才,意指德才兼备,企业雇用和管理员工时应综合考虑,充分考虑岗位和员工的匹配度,降低人事风险给企业带来的负面影响。