实现档案管理现代化的思路和做法

摘 要：档案管理是我国各项事业管理工作的重要组成部分，是做好各项工作的基础和关健。随着信息化时代的到来和快速发展，对档案管理有了更高的要求，本文简要探讨了实现档案管理现代化的思路和做法。

关键词：档案管理； 现代化； 思路； 做法

一、实现档案管理现代化的思路

1.建立规范化的档案管理机制。各种档案信息资源在录入计算机网络管理系统后，在数据库与数据库之间、数据字段与运行程序之间就有了相互依存的逻辑关系，它们共同组成了计算机档案管理网络化的依据，因此，规范化的管理机制关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性。

2.建立和完善档案管理制度。实现档案管理工作的现代化，必须有严格完善的制度做保证，通过完善制度、加强管理、明确责任、严格执行，克服职责不明、保管不善的问题，做到及时收集、按时归档， 严格交接、手续完备。

3.建立信息化的档案管理。目前，我国的档案管理各单位各部门各自为政，信息化手段、设备不统一，造成了很多数据不兼容，给档案管理信息化过程设置了障碍。因此，我们应配备统一的、专业的数字化设备和档案管理系统，利用这些设备进行字符的识别，以及自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，实行计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理等。

4.建立人才引进、培训机制。档案事业的发展关键取决于人才素质，我们应当通过各种有效途径，加快现代化技术人才的引进，同时加强现有档案管理人员的学习、培训，不断提高管理人员的综合素质，使之成为我国案管理现代化建设的中坚力量。

二、实现档案管理现代化的做法

1.加强档案管理人员素质，提高档案管理工作效率。要加速档案管理工作者自身专业知识的更新，使之尽快掌握现代技术、现代业务。同时，要大力加强对档案管理工作者的责任意识教育，增强他们做好档案管理工作的责任感和主体意识，使之以更加饱满的激情和专业技能有效地做好档案管理工作，推动档案管理工作的现代化进程。

首先，提高档案管理人员的专业水平，增强其工作责任心。档案管理工作是一种专业性较强的工作，档案人员必须有高度的责任感，和有一定的档案管理专业水平。档案管理人员只有通过不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高自身的综合素质，才能更好地做好新时期档案管理工作。其次，提高档案管理人员科学化、规范化、信息化的管理技能。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。再次，提高档案管理人员运用信息网络技术的能力。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。因此，我国的档案管理模式已经逐渐从传统手工模式，发展到单机数据管理模式、网络信息管理模式和知识管理模式，档案管理人员也必须具有运用信息网络技术的能力，才能更好地适应新时期档案管理工作。

2. 加强和提高档案管理基础工作水平，实现标准化、规范化的档案管理。 首先，全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步，只有剔除了重复或无查考价值的文件，才能避免在实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。其次，重新组合案卷，实现案卷的规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，这样可以优化馆藏、科学保管，实现案卷的标准化、规范化管理。再次，结合实际，规范著录工作。著录是实行计算机管理的基础工作，直接影响到输入计算机的数据、信息的准确性。《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据，各相关单位应当从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求，制定出适合本单位著录工作的著录细则。最后，统一和规范分类号、标题，保证检索的查全率和查准率。根据《中国档案分类法》制定出一些具体细则：⑴在分类的过程中应加强校审力度，以便及时校正分类时出现的错误，同时，统一认识统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理；⑵规范题名的原则与要点，在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

3.加强档案管理的信息化、网络化，推动档案管理的现代化进程。利用计算机管理档案可使传统的以纸质为载体的的档案信息对象转为机读档案，并通过光盘、硬盘存储，而不再是纸质载体储存，这样一个档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，通过数字化的手段存储在电脑里，便能很方便地进行查阅。因此，档案信息化、网络化管理是档案工作发展的必由之路，是档案管理现代化的必然要求。

首先，档案的录入要分清轻重缓急，循序渐进。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。其次，档案的录入要分级次著录，省时省力。分级次著录不但揭示了档案的主题内容和特征，而且也减少了著录条目和录入条目，节约了时间、人力与财力，提高了效率。再次，档案的录入要分门别类，充分利用档案原基础。分门别类充分利用了档案目录的原有基础，减少了著录环节，提高著录速度。

4.加强和完善创新机制，促进档案管理的现代化发展。首先，要建立科学的决策机制。实现档案管理的现代化是一项复杂的系统工程，必须立足于本地区、本行业、本部门的实际情况，从全局性、战略性的发展高度出发，做出合理的规划，统筹安排，协调发展。其次，要建立完善的人才机制。⑴要培养和引进一批专门从事档案管理现代化的工作人员，使之既掌握各种现代技术知识和技能，又了解档案业务，充分发挥现代技术在档案管理中的效用；⑵要通过技术培训手段，培养一批精通档案信息技术的管理人才，造就一支能胜任档案信息技术监督指导工作的管理队伍。再次，要建立创新的科研机制。各级档案部门应加强档案管理现代化的理论研究，形成系统的、科学的理论体系。

三、结论

知识经济的兴起与信息技术的发展，给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机，我们只有抓紧实现档案管理的现代化，才能缩短我国与先进国家的差距，使我们的档案管理工作更好地为人民和社会服务。

参考文献：

[1] 孙亚莲.实现档案管理工作现代化的思考[J].工会博览·理论研究，2011份（5）.

[2] 覃芬玲.计算机技术在现代化档案管理中的运用[J].计算机光盘软件与应用，2011（13）.