关于城建档案管理工作的几点思考

摘要：档案管理现代化已经在国内取得了一定的发展，其中最主要的方式就是档案管理的电子化，利用高科技的技术手段将个人档案信息录入到系统中，无论何时何地只要登陆这个系统就可以查阅。这给社会的档案管理工作带来了很大的帮助。如何做好城建档案工作，充分发挥档案的社会功能，最大限度的发挥档案的价值，使之更好的为社会服务，为城市建设服务，是目前城建档案工作面临的重要问题。以供参考和借鉴。

关键词：城建档案；常见问题；解决措施

引言

随着科学技术水平和经济水平的不断提高和发展，计算机已经成为人们生活中不可或缺的一部分。同时，计算机的普遍化使得城建档案管理工作变得更加智能化和规范化。城市现代化的快速发展，促使档案管理工作面临新的挑战和机遇。档案管理是一种服务性质的工作，只有不断完善和加强城建档案管理工作的水平，才能更好的服务于社会。

一、城建档案管理的社会功能

服务：城建档案管理的最终目的是提供利用，服务于城市建设。

保障：城建档案管理部门要根据现行有关法律、法规，制定操作性强的规章制度，确保城建档案工作的顺利实施。

跟踪：对建设工程档案实行同步管理，是国家对重点建设工程档案管理提出的基本要求，主要是档案工作要与工程建设同步，它有着承上启下的作用。

监督：要做好城建档案管理工作，首先要建立健全管理机构和管理制度，管理机构的建立和管理体制主客观的健全，是城建档案管理工作的前置和保障，对城建档案工作的方针、政策、规定等贯彻执行情况进行监督，包括对贯彻执行科学技术档案工作的基本原则和国家制订的规章制度，对城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定，如果没有相应的管理机构，就难以有健全的管理制度，也就无法形成档案的有效收集和利用了。

二、城建档案管理工作的现状

（一）、城建档案利用服务工作不充分

我国城市建设飞速发展，城市建设档案的利用越来越广泛化与普遍化。政府机关、相关单位及个人对城市建设档案进行查考、借阅、查证等现象越来越频繁，城市建设档案的服务利用工作面临着新的挑战。城建档案数量广泛、形式多样，既有纸质载体档案，又有声像、电子等档案。在实际的利用服务过程中，工作人员通常将工作重点放在了只占城建档案一部分的纸质档案上，导致对其他载体、形式的档案利用不充分。档案查阅者普遍对档案的多样性不够了解，通常只查阅纸质档案。这些都导致了在城建档案管理过程中，服务利用工作不充分，档案价值没有得到真正合理、充分的实现，从而降低了档案信息资源的利用率。

（二）、城建档案资料保管分散

没有统一移交给档案室或资料室，档案室或资料室的管理人员不催收或收不回来。加上城建档案管理人员变换频繁，无任何交接手续或交接手续不完整，造成城建档案管理脱节。之前借出的档案无人过问，借资料的人不自觉归还，致使部分档案遗散在外，严重影响档案的齐全和完整。

（三）、缺乏复合型人才，制约档案事业发展

随着我市建设工程不断增加，尤其从2012年开始，年入库档案由之前的8千余册突破至2万余册，城建档案的接收、利用、管理工作都成倍增加，实际从事档案管理的工作人员无法迅速完成工作任务。并且今后要开展的档案信息化建设、档案编研等技术性工作都需要有知识、有技术的人员参与进来。因此，要想发展城建档案事业，复合型的人才就显得更加重要了。

三、对城建档案管理工作的几点意见

（一）、增强法制意识

完善的法规制度是城建档案管理工作的保障。任何工作的开展都需要相关法规制度的保障，有了相应的约束和制约，各项工作的开展才会井然有序、有条不紊，城建档案管理工作亦如此。加强行政执法力度，一方面，要靠执行者的自觉性，应该认清自身的权利和义务，依法认真贯彻落实各项规章制度，对档案工作进行强有力的监督，尽自身最大的努力，使法规、制度能够发挥作用，严禁违反规章、制度的现象出现，从而提高执法力度，保证执行力。另一方面，对那些因不重视城建档案管理而造成的档案损毁、丢失，或是没有按规定时间进行移交档案，应该依法作出相应的处罚，如“限期改正、通报批评、行政处分、赔偿损失等，构成犯罪的追究刑事责任”。

（二）、服务方式的创新

档案工作的核心是档案服务工作，只有通过档案服务，才能将档案工作的有效性提至最高，才能使档案管理工作与社会经济发展相协调，从而给档案管理事业注入新的活力和生机，使其可以步入科学的可持续发展道路。因此，我们需要消除以往档案服务中的被动观念，提升主动服务意识。只有这样，才能将档案管理工作发展到一个新的高度。档案部门在新时代的发展浪潮中，应找好自身的位置，将馆藏作为新的出发点，并对现有的档案管理模式和体系进行大胆改制，将现代化、服务化、信息化和开放性融入档案管理事业中，并在这几个方向大力改革，建立一套科学、可行、反应灵敏、灵活多变的新型管理模式，将以往的“重保管、轻利用”思想彻底抛弃，并将档案的资源数据等的开发利用作为新的重点开发对象，努力达到服务方式的多元化、社会化和优质高效化。

（三）、创新人才管理机制

城建档案工作的好坏、质量的优劣与城建档案工作人员的素质密不可分，要创新城建档案工作，高素质的人才是必需的。这就需要相关单位在选拔人才的机制上做到更加透明、公开、公平、公正，既要目标明确，还要建立合理的人才激励机制。只有这样才能更好地挑选出合适的人才，并且留住人才，使他们在工作中更好地施展才华。科技事业单位人事制度的改革需要结合当前的实际情况，以城建档案工作的实际需要为出发点，建立一套灵活的人才机制，将人才引进、人才奖励与人才稳定的一系列配套服务机制做好、做扎实，真正做到引进并留住人才，鼓励档案人员充分发挥主观能动作用。严格执行以岗位定人员，岗位要求要与人员的学历、职称、技术、才能相适应，在录用人员时不能滥竽充数、照顾关系，不能把与城建档案管理岗位要求不相适应的人员录用到城建档案管理队伍中来。

（四）、加快步伐，推进馆藏档案数字化进程

数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的纸质档案、图像照片、声像档案和缩微胶片等通过扫描、摄录、采集等手段转化成数字形式的计算机文件的过程。档案数字化是新形势下档案工作发展的要求，它能够提高档案利用效率，保护历史档案，规避安全风险，缓解库房空间的紧张，便于档案移交及档案异地备份，最大限度地发挥档案资源的价值。

结束语

每一座城市都有其独特的发展史，这些都是需要被记载在册的。而档案管理工作的存在为此提供了较为坚实的后盾，其对城市发展史的传承作出了卓越贡献。因此，应提升人们对档案管理工作的认知度和重视度，改变人们对档案管理工作的消极态度，提升档案管理工作人员的综合素质，制订档案管理工作的标准流程，提升档案管理工作的效率。

参考文献

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