浅析计划生育档案管理的针对性和有效性

摘 要：随着人口和计划生育工作向法制化、规范化和制度化方向发展，对计划生育档案管理工作者的要求更高、更严、更新。本文分析了计划生育档案管理工作的重要性，提出了当前计划生育档案管理中的一些问题，包括管理工作人员的管理意识不高、管理手段落后、管理人员素质低、监督检查不严、管理制度不健全和计划生育档案管理资金不足等问题。最后，提出了提高计划生育档案管理的方法，首先要提高计划生育档案管理人员对档案管理的重视，实行标准化、规范化管理，提高管理人员的素质，加大数字化和信息化的投入，关键是要维护计划生育档案信息的真实性。

关键词：计划生育；档案管理；信息化；真实性

中图分类号：G271

一、加强对计划生育档案管理工作重要性的认识

1.1为流动人口提供优质的服务

通过具有针对性和有效性地管理计划生育档案，可以帮助政府及时掌握人口的流动数量和流动去向，也有助于流动人口的婚育掌握情况。建立高效的计划生育档案管理系统，能为计划生育的信息交流与共享提高平台，也能保证信息的正常交流。所以，加强计划生育档案管理工作至关重要[1]。

1.2计划生育档案可以为领导决策提供依据

在计划生育决策中，领导首先就需要对历史的资料进行分析，再结合当前的具体情况，制定出可行的解决方法，以便确定以后工作的重点，确保计划生育工作的顺利实施。这要求较好的计划生育档案管理作为基础，否则，会直接影响到领导决策的制定。

1.3计划生育档案使工作人员与群众信息互通

为了提高群众的满意度和计划生育工作的效率，需要计划生育工作人员与群众进行交流，只有通过人民群众的意见，计划生育工作人员才能为群众提供优质的计生服务。计划生育工作人员可以采取的措施如下：通过采集和记录信息，收集整理，然后将群众关心的计划生育、优惠政策、生育措施、生育指标、政策法规等方面的意见和问题进行归纳，整理成档案并做好管理工作[1]。

1.4计划生育档案可保证计划生育执法的严肃性

计划生育档案的真实性为计划生育执法的严肃性打下坚实的基础。根据《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》和《计划生育技术服务管理条例》等法律法规的相继实施，要求人口计划生育行政部门的监督执法任务越来越重。因此，具有针对性和有效性的计划生育档案管理能提高执法人员的效率而显得非常重要[1]。

1.5计划生育档案为民主管理服务

要搞好人口计划生育政务公开化，树立公开、公正的形象，维护群众合法的权益，促进人民群众自觉地实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。计划生育档案管理能提高人口计划生育工作的透明度，能赋予人民群众对计划生育工作的参与权、知情权和监督权，能防止和杜绝不公平的现象发生。因此，计划生育档案管理在实现民主管理中发挥了及其重要的作用[1]。

二、当前计划生育档案管理工作中存在的问题

2.1管理工作人员档案管理意识较差

在实际档案管理工作中，工作人员认为计划生育档案管理无关紧要。管理人员思想松懈，工作态度不认真，导致档案资料缺失甚至丢失等。在很多单位，计划生育工作中文件、资料和证明等造假的行为屡见不鲜。这严重破坏了档案资料的真实性和有效性，并给计划生育人口统计者带来了很多麻烦[2]。

2.2管理手段传统落后

在很多单位，计划生育档案管理还是采用以前传统的以手工为主的纸质模式，在工作中很少使用计算机等先进技术，管理手段跟不上时代的发展，这严重影响了计划生育档案管理工作的效率。

2.3计划生育档案管理人员素质不高

计划生育档案管理人员在学历、知识、技能和素质等方面普遍都存在问题，他们既没有管理经验，又没有较高的专业技术水平和良好的管理理念。并且在其工作后，在专业人才培养过程中，对工作人员的素质和能力两方面的培养液不重视。这直接导致了计划生育档案管理理念和模式与时代脱节[2]。

2.4监督检查不严

造成计划生育档案管理停滞不前的主要原因是检查监督“走马观花”似的检查形式。这就会直接导致检查过后工作人员的思想松弛，更加不认真去解决档案管理中存在的问题[2]。

2.5管理制度不健全，工作效率低

在很多单位里面，对计划生育档案管理都没形成统一的要求，管理方式随意放任，不能档案管理的基本原则规范计划生育资料的收集，造成档案信息不完整，更不能归档成为有用的资料。当政府部门需要计划生育资料来做出决策时，往往因为档案管理中某些内容的缺失，给计划生育工作造成了极大的障碍[3]。

2.6缺乏资金导致的技术匮乏

新时代是信息化时代，管理模式一定会着信息化的管理模式发展。因此，以大量的资金作为支撑，为计划生育档案管理配备先进的硬件设备很有必要。而且，即使有了先进的设备，在档案信息化建设过程中也会出现很多新的问题，例如：信息化专业高的设备如何使用、操作和维护等，这些问题将成为计划生育档案管理信息化过程中的非常重要的问题[3]。

三、提高计划生育档案管理的方法

3.1提高计划生育档案管理人员对档案重要性的认识

使计划生育档案管理认识到计划生育档案的重要性，可以不定期地做有关计划生育档案管理工作重要性的宣传工作。最好是让每个工作者都能参与到档案形成的整个过程中，让他们对计划生育档案工作有更加深入、更加全面的了解[4]

3.2实行标准化、规范化的工作程序

实行规范化、标准化的工作程序，促进计划生育管理效率，要求计划生育档案的收集、整理、归纳、鉴定、录入和保管等全过程，都要严格按照标准的档案管理的方法和工作程序进行。具体包括一下四点：第一，要全面普查档案，提取精华部分；第二，要重新组合档案，现实档案的规范化管理；第三，要统一分类，提高检查的效率；第四，要规范提名，保证检查的准确性[2]。

3.3提高计划生育档案管理人员的素质

要提高计划生育档案管理的水平，高素质人才的应用是关键。计划生育档案管理人员必须要掌握档案管理的工作理论基础和技术技巧，这会直接影响到档案管理工作的整体水平。所以，要重视高素质人才的培养，特别是在以信息管理为主要管理方式的时代，档案管理人员不仅要充分掌握档案管理专业知识和技能，更要具备较高的计算机操作水平和信息加工处理能力。因此，掌握现代信息技术的高素质人才是当前档案管理人员的要求，是提高计划生育管理工作的关键决策[4]。

3.4加大数字化和信息化设备的投入

计算机为我们的工作带来了极大的方便，在计划生育档案工作中当然也不例外，计算机业是计划生育档案管理工作中的主要工具，对推进计划生育档案工作显得十分重要。例如利用关键词代替主体词，简化查找时间，提高工作效率。

3.5维护计划生育档案信息的真实性

计划生育档案的真实性十分重要，不真实的信息会给政府部门进行计划生育管理带来一连串的麻烦。所以，要认真核实计划生育档案真实性情况，更不能肆意篡改信息，同时还要提高档案管理工作者鉴别计划生育档案真实性的能力[4]。四、总结

正是由于档案管理是计划生育工作中非常重要的组成部分，各级管理部门人员更应该重视计划生育档案管理，要不断加强计划生育档案管理人员对其重要性的认识，加强档案管理程序的进行，要与时俱进地转变管理模式，有必要加大对计划生育档案管理的资金投入，这有利于计划生育档案管理工作的正常进行。从而使计划生育工作法制化、规范化、制度化，进一步为我国人口计划生育工作的深入开展做出贡献。

参考文献：

[1]魏晓英.计划生育档案管理存在的问题和解决途径[J].医院档案，2013（4）：129

[2]王英雁.提高人口和计划生育档案管理水平的对策[J].人资社科，2013（9）：248

[3]张玲.提高人口和计划生育档案管理水平的对策[J].经济与社会发展，2007，5（10）：93-96

[4]王建国.计划生育档案管理存在的问题及解决办法[J].管理科学，2008，（6）：57