谈高速公路竣工档案归档

内容摘要 北京高速公路工程建设飞速发展，其竣工档案的移交归档也成为城建档案馆的工作重点。

笔者从九十年代起即开始接收进馆高速公路工程竣工档案。总结这些年的工作，归纳出一些高速公路工程竣工档案的归档特点。一、高速公路工程竣工档案归档内容具有其专业特殊性。二、高速公路工程竣工档案的载体形式主要以缩微品载体形式为主。三、高速公路工程竣工档案采用化整为零的移交方式。做了多年竣工档案的检查接收工作，感觉依然存在一些需要改进的问题。

关键词 高速公路 竣工档案 移交归档 规程 纸制品 缩微品 载体形式

近年来，北京市高速公路工程建设飞速发展。“十一五”期间，高速公路里程新增355公里，达到903公里。“十二五”期间，北京市将全面建成国家高速和市级干道公路网。2015年底前，我市将新建、改扩建478公里高速公路。而负责高速公路建设的主要是北京市首都公路发展集团有限公司（简称“首发集团”）。首发集团于1999年9月成立，是北京市国有大型企业，负责北京高速公路建设、运营管理等。首发集团建设的工程项目包括：京石高速、八达岭高速、京哈高速、京沈高速、京开高速、京承高速、机场北线、机场南线、京平高速、京津高速、京包高速、机场第二高速、五环路和六环路等工程。这些工程历年来都是北京市重点工程。重点工程竣工档案的咨询、指导与检查、接收工作一直以来都是北京市城建档案馆的工作重点。我馆一向对市重点工程高度重视，都是派专人对工程竣工档案的编制与组卷进行具体指导。笔者作为档案馆的专业人员，有幸参与了这些工程竣工档案的咨询、指导、检查、接收等工作。笔者在每一项工程开工时即与首发集团联系，对工程参建人员进行竣工档案编制与组卷的交底工作，确保工程档案管理工作与工程建设同步进行。在工程建设过程中多次对参建单位档案人员进行咨询、指导，为工程顺利通过竣工档案预验收打好基础，最终使竣工档案及时移交归档。

笔者从事城建档案管理工作已20余年。从九十年代起即开始接收进馆高速公路工程竣工档案，至今已近二十年的时间。已接收高速公路工程300余项，6000余册竣工档案。总结这些年的档案管理工作，归纳出一些高速公路工程竣工档案的归档特点，和大家探讨如下。

一、高速公路工程竣工档案归档内容具有专业特殊性。

高速公路工程竣工档案进馆内容经历了一些变化。在京石高速、八达岭高速公路建设时期，工程竣工档案的编制与组卷主要是依据《北京市编制市政公用设施工程竣工档案的具体要求和做法》。城建档案馆竣工档案归档主要内容包括：基建文件、施工技术文件及竣工图。在那个阶段，基建文件主要是规划审批等文件，施工文件主要包括一些施工记录和试验记录等。当时由于工程规模较小，形成的资料较少，归档内容相对简单。文件的内容也都是手工填写，缺乏规范性、完整性。

随着2003年《市政基础设施工程资料管理规程》（以下简称《市政规程》）的实施，竣工档案归档内容进一步规范。城建档案馆竣工档案归档主要内容包括：基建文件、监理文件、施工文件及竣工图。基建文件按：决策立项文件；规划用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；开工文件；竣工备案文件等内容归档。对施工文件的要求也进一步细化，按照：施工管理资料、施工技术文件、施工物资资料、施工测量检测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料及质量评定资料等8类施工文件编制组卷。但在进行工程竣工档案咨询指导的过程中，笔者发现：由于高速公路工程是由北京市道路工程监督站监督，施工中形成的文件格式与《市政规程》中规定的有差异。高速公路工程用表是以《公路工程质量监督规定》、《公路工程质量检验评定标准》及《公路工程质量检验评定标准》为依据的。施工过程中形成的一些“施表”、“竣表”、“评表”等与《市政规程》中的文件内容类似，表格格式却不同。为了资料的真实性、完整性，也为了减轻施工单位的工作强度，我馆决定：此类表格依据《市政规程》中的归档要求编目组卷后即可归档进馆。而一些《公路工程质量监督规定》等未涵盖的表格，像《市政规程》中的部分施工管理资料、施工验收资料则必须依据《市政规程》的要求填写、编制。所以施工文件的格式，是以《公路工程监督规定》与《市政规程》的要求相结合。施工文件的内容要求计算机打印，手工签字，以适应档案缩微管理和计算机输入的要求。所以高速公路工程竣工档案的归档内容体现了其专业特殊性。

二、高速公路竣工档案载体形式以缩微品载体形式为主。

《市政规程》规定了竣工档案可采用：纸质载体，缩微品载体、光盘载体三种载体形式。高速公路竣工档案是主要以缩微品载体形式进馆。在2003年之前开工的高速公路工程竣工档案的载体形式主要以纸制品载体为主。2003年《市政基础设施工程资料管理规程》实施之后，由于《市政规程》中明确规定：属国家及北京市重点、重大市政基础设施工程项目的工程档案应采用缩微品载体形式(见《市政规程》1.0.4)。而高速公路历年来都是国家、市重点建设项目，所以2003年之后高速公路竣工档案一直都是以缩微品载体形式进馆。

而缩微品的首要要求是：用来拍摄缩微品的纸制品档案要求全部为原件，拍完缩微品后，纸制品档案可退还，由建设单位再做处理。所以在工程开工之前，确定进馆档案的载体形式，即可酌情减少一套纸制品档案的形成。其次、用来拍摄缩微品的纸制品档案在编制与填写过程中必须依据缩微品国标的要求，文字字号必须符合要求，图样清晰、反差明显，以适应档案缩微管理的要求。(见《市政规程》10.1.4)

首发集团一直都是按照《市政规程》的要求，积极配合我馆的工作，以缩微品载体形式移交工程竣工档案。

三、高速公路工程竣工档案采用化整为零的移交方式。

高速公路工程竣工档案的移交采用化整为零的模式。由于高速公路工程里程长、施工标段多，几乎每个项目都有十几、二十多个施工标段，竣工档案的移交是一个繁重的浩大工程。由于各个标段施工条件的差异，竣工时间也先后不一。例如曾经有一项工程的1#标由于拆迁的问题，竣工时间比其它标段晚了半年之久。我们针对这些特点，以施工标段为单位，成熟一个，移交一个。所以每项工程的施工文件及竣工图先行移交，而基建文件及监理文件由于形成的时间较晚，最后移交，作为档案移交工程的收尾。这种化整为零的移交模式具有诸多优点：一、便于竣工档案的咨询指导与验收；二、便于竣工档案的及时移交；三、便于档案馆对竣工档案的整编与提供查阅；四、便于建设单位的档案管理。所以这种化整为零的移交方式一直实施至今，同时也被其它大型工程借鉴，如：轨道交通工程竣工档案的移交等。

做了多年高速公路工程竣工档案的检查接收工作，感觉依然存在一些需要改进的问题。

首先：部分施工单位形成的资料差强人意。如：高速公路工程的建设是全国招标。笔者经常接触到一些外地的施工单位。他们通常是初次在北京施工，对我市竣工档案的编制与组卷要求领会不清。又如：施工单位档案人员的素质参差不齐，而且人员变动较频繁，造成竣工档案的内容不尽如人意。

其次：高速公路工程竣工档案中最重要的内容―基建文件，由于工程的性质造成部分建设规划、征地、拆迁文件等不够齐全，影响了工程基建文件归档的进度。又由于《公路工程竣（交）工验收办法》中规定了公路工程通车试运营2年后进行竣工验收，所以文件中缺少竣工验收的内容。如果一味强调档案的齐全性，基建文件的归档会相当滞后，甚至会遥遥无期。

针对以上出现的问题，笔者认真考虑，积极应对。当发现有档案管理工作薄弱的施工单位时，就重点加强对其的咨询与指导。在工程建设过程中，多次下到工地现场，对施工单位的档案管理人员进行具体检查与指导，发现问题，及时解决，为竣工档案的及时、顺利移交做好铺垫工作。而对每一项工程基建文件的移交，也是具体问题，具体对待。为了不影响档案进馆进度，将已形成的大部分基建文件接收进馆，对正在办理中的一些文件做出说明，进行甩项处理。直到后续形成的部分文件齐全再进行二次接收。根据工程的客观情况，灵活地进行档案的接收归档，即保证了现有档案移交的及时性，又保证了档案内容的完整性。

今年，京包高速公路（五环-六环）工程即将竣工。高速公路工程竣工档案的检查、指导工作仍是城建档案馆的工作重点。我作为城建档案馆的专职人员，将尽职尽责地工作，为我市的档案事业贡献自己的力量。