论Adobe Acrobat软件在学校电子档案管理中的应用

在推进学校档案数字化管理进程中，我坚持使用Adobe Acrobat软件制作电子档案，既保持了原文风格不走样，又符合电

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2.编辑PDF、将PDF转换为Word、Excel、打印PDF。1.快速编辑PDF文档：在 PDF 文件中直接对文本和图像做出编辑、更改、删除、重新排序和旋转 PDF 页面。2.PDF 转 Word、Excel：将 PDF 文件导出为 Microsoft Word 或 Excel 文件，并保留版面、格式和表单。3.快速打印PDF：减少打印机错误和延迟。预览、印前检查、校正和准备用于高端印刷制作和数字出版的 PDF 文件。

3.创建富媒体PDF文件。将包括电子表单、网页、视频等更丰富内容制作为一个经过优化的 PDF文档，从而提升了效果。轻松自定义 PDF 包，突出使用者的品牌形象和风格。

二、Adobe Acrobat的安装

双击安装包中的setup.exe安装，按要求输入单位、使用人员名称、输入产品序列号，按照系统提示默认安装即可。因程序较大、占用系统资源较大，建议使用配置较高的计算机。安装结束之后，桌面会出现图标 ，双击即可打开使用。主要功能界面如下图1：

此时，再打开WORD会发现word中增加了相关功能（图2右侧）：

再打开“word-文件-打印-名称”对话框，会发现新增加了一个名为“adobe pdf”的虚拟打印机（图3）。

Adobe Acrobat正是使用虚拟打印机来实现将文本文档转换为PDF的。

三、将文本文件转换为PDF文件的方法

以“烟台艺术学校关于表彰先进集体和先进个人的决定.doc”为例说明。

方法一：先使用WORD编辑好文件，然后打开文件（图4）：

单击“word-文件-打印-名称”选择“Adobe PDF”打印机，点击“确定”，然后便会在原文件夹中生成同名PDF文件“烟台艺术学校关于表彰先进集体和先进个人的决定.pdf”。方法一适用于较低版本的WORD软件。

方法二：打开WORD文档后，点击如图2工具栏中的“ADOBE PDF（B）”-“替换为ADOBE PDF（C）”，就会出现如图5所示：

然后点击“保存”即可生成同名PDF文档。方法二适用于较高版本的WORD软件。

三、将纸质文件转换为PDF的方法

在学校电子档案整理中，会遇到需要将大量的纸质文件扫描归档。正确的做法是，使用扫描仪将纸质文件扫描成为图片文件，然后打开Adobe Acrobat，依次点击“文档-插入页面”注意选择对话框中的文件属性为刚刚扫描的图片文件格式，然后点击“选择”，之后再选择所要插入的位置，是第几页的之前、之后，就可以形成一个完成的PDF的文档了。这种做法的好处，一是改变了以往必须由多个图片格式组成一个文档的弊端，二是大大减少了文件的大小，节省了大量计算机存储空间。

四、将PDF转换为WORD的方法

Adobe Acrobat不仅能轻易地将WORD转换为PDF文件，也可以将PDF还原。比如一份上级下发的PDF文件，当我们需要下载修改时，就需要用到这个功能。比其他的转换软件更为优秀的是，它的高度准确性，不仅文字不会发生错误，就连字体、字号、排版格式都能一一还原。使用方法如图6：打开PDF文档，依次点击“文件-另存为”，在对话框的文件类型中选择“WORD文档”，再点击“保存”，一份完整的WORD文档就生成了，极大地方便了文件的重复利用。

综上所述，Adobe Acrobat软件的运用，极大地提高了学校电子档案整理的效率和质量，对推进学校档案数字化建设起到了至关重要的作用。