完善高职学籍档案管理实现学籍档案价值

摘 要：完善高职学校学籍档案管理工作，实现学籍档案价值，对于提高教学管理和教学质量有着十分重要的意义。高职学籍档案管理是高职学校教学管理的一个重要组成部分，是学生在校期间全过程情况的记载，本文针对高职学校学籍档案管理中存在的现状及建议进行相应的分析和论述。

关键词：学籍档案 管理 作用 现状 建议

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（b）-0223-02

高职学籍档案管理是学校教学管理工作的一个组成部分，也为骨干校建设提供有价值的支撑数据，学籍档案是在学籍管理过程中生成的，这些学籍档案材料要求教务工作人员认真收集、整理、装订，并按照学籍档案管理的要求立卷归档送交学校档案部门永久保存。学籍档案除了能为师生提供使用，还要为教学、科研、行政管理和骨干校建设提供服务。

1 高职学籍档案管理工作的重要作用

随着教育体制的改革、人才的选拔、就业观念的转变，高职学籍档案在社会中得到越来越广泛的重视和应用。因此，完善高职学籍档案管理，研究其特点及规律，分析学籍档案管理中存在的问题，探讨对策，不但可以促进高职档案管理的发展，而且对于推进教学改革、提高教育质量和办学水平等都有着重要的意义。

学籍档案的形成有一定的过程和时段，文件之间有不规律时间联系，学生的学籍档案有明确的起始和终止时间，形成以时间为进程。学籍档案不仅影响到整个学校档案管理的完整性，更重要的是会影响到对一个人的全面了解和如何合理的使用人才，高职学籍档案包括录取新生花名册、新生登记表、学籍卡片、在校名册、学生成绩总表、毕业审批、论文答辩、学生学籍异动材料、学生奖励（优秀学生、奖学金等）材料、学生违纪处分材料等等，记载了学生自入学到离开学校整个学习和生活的过程，具备查考价值的资料档案。因此，收集和利用好高职学籍档案，是高职学校档案管理工作的重要任务，为了能让学籍档案管理为骨于校建设提供有价值的数据，应该采取有效措施逐步完善学籍档案管理。

2 高职院校学籍档案管理工作中的现状

高职学籍档案记录了一所学校自办学后所有学生的在校信息，与每位毕业生的切身利益息息相关，具有凭证作用及社会服务功能，前段时间，有很多已经毕业的学生回校查学籍档案，因工作后表现优秀，现要被选拔、任用、考核，需要在校期间的学籍档案，并要求复印，学校虽然有这些学生的学籍档案，但往往这些数据都存在填写内容不全，杂而很乱，造成档案资料的缺失。看到学生的无奈，我们深深地体会到： 高职档案部门必须抓好学籍档案管理，决不能再给学生留下任何遗憾。学籍档案包含的内容较多，随着高校招生人数的增多，高职的学籍档案管理工作压力越来越大，受传统的管理理念和管理方法的制约，目前高职学籍档案管理工作主要存在以下问题。

2.1 高职学籍档案管理制度不完善，标准不统一

虽然多数高职学校都按照教育部颁布的学生管理规定去进行学籍档案管理工作，但是没有一个统一的管理标准，都按照自己的理解和方法去管理学籍，没有建立一套完善的学籍档案管理制度，使高职的学籍档案管理工作不能落到实处，导致学籍的原始档案残缺不全或杂乱无章。导致学籍档案材料杂乱且降低了使用的价值。

2.2 职责范围不清，管理意识缺乏

高职教学管理人员认为学籍档案没什么实际用途，学籍管理人员缺乏应有的学籍档案管理意识，在实际工作中，有些学籍档案的填写错误或格式不统一，没有严格的按照档案管理相关规定对档案进行管理，使档案失去了它的真实性和应用性。教学管理有关部门职责范围不清，学生在校期间一些重要信息资料，如奖学金或竞赛项目获奖材料，计算机等级考试证书、大学英语三四六级考试取得各项比赛的材料和所受处分材料等等缺乏完整性，有的根本没有记录，使得学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性，给今后的管理带来诸多不便，也会影响高校学籍档案的质量，从而削弱了学籍档案的社会价值。

2.3 高职学籍档案归档质量偏低

学院教务处在整理2001级至2009级学籍档案时，发现学籍档案里错误很多，如填写内容不全、出现错别字、乱填乱改、文字材料纸张规格不对、学生毕业照片版面多样，并没有按要求的粘贴、材料没按规定传递或文件丢失、学生鉴定表填写雷同等等。以上原因都是因为教学管理部门收集资料缺乏监督检查和业务指导，导致学生学籍档案在收集整理过程中出现缺失和混乱，造成学籍档案缺乏，学籍档案无法为学生提供服务。

2.4 高职学籍档案没有充分发挥潜在价值，帮；原因是管理模式落后

学籍管理人员没有认识到档案管理与学籍管理相统一的重要性，工作中缺乏主动和创新性，高职档案管理工作随意性大，制度不严，管理的落后，使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中没有及时有效地发挥作用，高职学籍档案管理只是停留在收集、整理、归档的层次，没有对学籍档案进行深层次的信息加工，没为教学创新或教学管理提供有价值材料依据，也很少为骨干校建设提供有价值数据，无法实现学籍档案最大价值。

3 做好高职学籍档案管理工作的建议

高职学籍档案的内容包括学生在校学习期间形成的具有保存利用价值的信息档案，是教学档案的主体和核心。这些在学生成长与实践活动过程中所形成的文字材料，真实地反映了学生在校的全过程，对于学校、个人及社会了解学生具有重要的凭证作用和参考价值。那么，如何加强高职的学籍档案管理工作，使高职学籍档案的发挥最大价值，是目前高校管理者值得思考的问题。

3.1 明确认识学籍档案管理的重要性

学籍档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分，是为高职院校各项决策服务的，是为骨干校建设服务的，是为广大师生服务的。学籍档案是关系到学生自身前途有价值的资料信息，是学生步入社会留给用人单位第一印象。目前高职学籍档案分散于学工处、教务处、各院系等职能部门，各教学管理部门应加强沟通，形成良好的资源共享，这样就要求学籍管理人员必须认真履行岗位职责，加强学籍档案日常管理，注重对学籍材料的收集和积累。并对平时形成的学生各种学籍材料，规范的进行整理、登记、分类、编目并及时归档，管理人员要从思想上认识到学籍档案的重要性，明确归档要求和范围，并制定有关学籍材料归档的规章制度。

3.2 跟踪收集，实行动态管理

学籍情况一直处于不断的变化之中，这就要求各职能部门、各个环节负责学籍管理的工作人员，应根据新的情况变化对有关学籍管理的文件材料，随时收集整理，及时认真记载。一份学籍档案的形成从入学登记到毕业证的审批要经过几年的时间，跟踪收集就是对学籍异动学生的学籍材料进行后续补充收集，这些材料跨越时间长，不一定具有连续性，这就要求学籍管理人员高度负责、主动跟踪收集、补充归档，只有将各环节中的形成材料收集齐全并加以整合，才能确保学籍档案的完整性。

3.3 提高为学生服务的意识

学校领导、各职能部门领导要高度重视高职学籍档案工作，要结合实际，使全体师生增强对学籍档案的重视，支持高职学籍档案的收集、检查和整理工作。学生管理老师，特别是班级辅导员，要明确学籍档案对学生的重要性，使学籍档案收集整理过程走上规范制度化的道路。招毕办、学生处、教务处、学院办公室、各院系部要协作，保证学生学籍档案的收集、整理并及时、准确、全面的保证学籍档案工作的顺利进行，只有各教学部门联合起来，这样才能更好的为学生提供准确、有价值的资料。

3.4 加强高职学籍档案信息化建设，体现学籍档案价值

学籍网络信息化管理，使全体师生信息传输更加方便、快捷；各个院校的教务系统、学生管理系统、招生与就业管理系统和各系部应实行对接，建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。这就要求理顺管理部门的工作职责，使学籍档案收集按时、保质的按制度进行，学籍档案管理应分清责任并明细化。要达到这种管理模式，高职学籍档案管理人员就需要学校方方面面的理解和支持。同时，学籍档案的工作人员一定要与时俱进，充分认识学籍档案管理工作的新要求，积极探索学籍档案开发利用的创新思路和方法。

参考文献

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