通过OA来加速电力企业审批流程的实践

时间:2022-07-18 12:20:10

通过OA来加速电力企业审批流程的实践

摘 要:电力企业中不同业务、不同部门之间可能使用多个不同的信息系统来管理数据,由于系统的使用频率不一,部分系统的审批流程往往会存在搁置、审批缓慢的情况。通过审批系统的数据库分析和简单的OA SMTP配置和.net开发的小程序即可完成审批超时的OA邮件提醒,从而达到加速审批的目的,此模式适用于数据库部署在省内的所有系统。

关键词:电力企业;审批流程;OA;SMTP;邮件提醒

中图分类号:TP311.52

电力企业是一个信息化集成度很高的企业,不同业务、不同部门之间可能使用多个不同的信息系统来管理数据,但相对的繁忙的工作,员工频繁的打开自己涉及的信息系统来查找是否有存在需要审批的相关流程成为了一项几乎不可能完成的工作,这就涉及到如何在一个常用的系统获取其他系统的重要信息的问题。由于OA的高使用率和新邮件弹出提醒功能,我们选取通过OA邮件的方式来通知相关的审批者及时的处理业务。

1 数据的来源

1.1 数据分析。首先我们要做的事情是如何确定哪些审批的流程节点是已经超时需要提醒的。

一般涉及到审批流程的系统会在审批相关的数据库表中留下如下记录:(1)C1实际项目名称;(2)C2项目类型;(3)C3审批节点名称;(4)C4审批人;(5)C5审批开始时间;(6)C6批准时间;(7)C7当前的审批状态。

上级的要求一般为某种类型审批流程(C2项目类型)的某个审批节点(C3审批节点名称)最长的容忍滞留时间为N小时,超过此时间的即为需要催办的审批节点。

1.2 模型分析。需要达到以上目的,只需要建立一张远程视图V1和一张数据表T1即可。

其中远程视图V1需要从被监控的审批系统中的审批流程表中映射出包含(C1、C2、C3、C4、C5、C6、C7)的内容,即为所有的审批信息。

而T1表需要维护每个审批流程(C2项目类型)的每个审批节点(C3审批节点名称)的最大容忍滞留时间N,既T1的行为(C2、C3、N)。

我们需要抽取的数据即为所有的审批信息中,当前审批状态(C7)为未审批的流程的审批开始时间(C5)若超过了该流程节点的审批超时时间N,即为需要提醒的流程,将实际项目名称(C1)等相关信息发送至用户(C4)的OA即可。为了规避重复的提醒和软件的性能,可以设置定时器每隔一个小时遍历所有的审批节点在最近一个小时内到达审批超时状态的流程(考虑到节假日和下班时间可以通过函数对时间进行加工),即为我们的数据来源。

2 数据的来源信息的传递

在内网的信息传递有很多方式,较为通用的方式是SMTP简单邮件传输,只要拥有邮件服务器用户的用户名密码,在已知目的用户和SMTP服务器地址、端口的情况下,编写邮件标题和内容即可发送,我们在公网做了一个简易的邮件发送程序使用sina邮箱(smtp地址端口25)进行测试,测试结果满足数据传递的需求。界面和测试结果如图1所示。

由于电力信息内网中Lotus Domino已提供了SMTP功能,只需打开SMTP服务(或SMTP Server任务)运行SMTP侦听程序,该侦听程序会检查和接收邮件。

故我们采用SMTP邮件传输的方式来传递超时审批的流程信息,其中OA的SMTP服务器为.cn,端口号为25,为了获取到目的邮件的地址,可以建立一张表T2来维护用户id(C4)和OA邮件地址的对应关系。

3 系统的架构

至此提醒审批的邮件发送系统已轮廓分明,系统的数据流如下:

(1)邮件发送系统由监控数据库抽取企业管理软件数据库中的数据后进行分析,获取审批时间超期或需要提醒的流程信息(包括流程名称,时间、审批人等);

(2)将获取的流程信息转化成邮件格式;

(3)传递至OA的SMTP服务器进行邮件发送;

(4)OA用户接收到邮件形式的审批提醒;

数据流图如图2所示。

4 系统的实现

系统服务器端的主界面(针对于系统内使用的某工程管理软件)如图3所示.

(1)Start按钮:执行每隔1小时的监控进程,获取超时限1小时内的数据并转化成邮件格式进行发送,非工作日不算在时限中。

(2)Stop按钮:关闭监控进程。

(3)Send all按钮:立即转化所有超过时限的邮件并发送。

(4)图示清单:需要发送邮件的流程节点信息列表。

(5)左下角图标:动态显示监控进程是否在运行。

审批超时的用户可以收到自动发出的邮件,如图4所示。

5 结论和研究方向

5.1 结论。通过审批系统的数据库分析和简单的OA SMTP配置和.net开发的小程序即可完成审批超时的OA邮件提醒,从而达到加速审批的目的,此模式适用于数据库部署在省内的所有系统。

5.2 研究方向。若需实现其他系统的流程监控,仅需建立该系统审批流程的远程视图即可。可以开发与省公司短信发送平台的接口,根据短信发送接口格式来实现审批短信提醒。部分通过IE打开的审批系统,可以通过编写邮件内容直接链接相关的审批页面,方便用户操作。

参考文献:

[1]张卫东.大型企业信息化综合业务管理平台(OA)系统的应用设计[D].天津大学,2012.

作者简介:徐敏(1983-),女,浙江金华人,工程师,从事信息管理工作。

作者单位:国网金华供电公司,浙江金华 321000

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