对行政复议文档工作标准化建设的思考

行政复议的文档工作是行政复议工作的重要组成部分，行政复议决定书等法律文书也是政府文件的重要组成部分，行政复议档案在档案的保管期为永久保管，这是我们工作水平的历史见证，也是以后查阅、查证的重要性文件，因此，要高度重视行政复议的文档管理。行政复议的文档工作主要是行政复议的档案管理。关于行政复议档案包括的内容、归档的时间、档案案卷质量要求及档案的查阅，笔者提出以下几点粗浅的认识。

一、行政复议档案包括的内容、复议案卷内文书材料，应按照复议程序的客观进程或时间顺序排列，主要有以下几项：

（一）破损的材料要修补或复制；（二）装订部位过窄或有字迹的材料用纸加衬边；（三）纸面过小的文书材料，加帖衬纸；（四）纸张大于卷面的文书材料，按案卷大小折叠对齐；（五）需要附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉；（六）文书材料上的金属物要全部剔除干净。文书材料经过排列后，除案卷封面、卷内目录及卷底外，应逐页编号。页号编在右上角，一律使用阿拉伯数字。卷内目录应按卷内文书材料顺序逐件填写，标明起止号。卷宗封面所列项目，应使用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写要工整。其中，结案日期填写复议机关负责人审批日期。卷宗装订后，应在卷底装订前贴封纸，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。文书材料应在结案后整理立卷。承办人应根据《中华人民共和国档案法》的有关规定提出保管期限，经复议机关负责人审阅后，移交档案管理人员并办理移交手续。随卷归档的录音、录像带等声像档案，应在每盘磁带上标明申请人和被申请人的姓名（或名称），案由、案号、档案编号、录制人、录制时间、录制内容等，逐盘登记造册归档。归档的证物凡是能够附卷保存的，应装入证物袋内，并在证物袋上注明名称、数量、特征；不便附卷保存的，应另行包装，并在包装上注明申请人和申请人的姓名（或名称）、案由、案号以及证物名称、数量、特征，随同卷宗归档。文书材料一经归档，不得从卷内抽取；需要增添文书材料时，必须征得档案人员的同意，按立卷要求办理。

二、归档的时间、档案案卷质量要求及档案的查阅。

归档时间，是指具体案件承办人对需要归档的文件材料向本单位专门档案负责人移交的时间。审结的案件，案件承办人立好卷，本单位专门档案负责人在年底以前向档案部门移交。做为案件承办人，对办结的案件应随结随立卷，做到手中无卷。复议文书材料的立卷归档，由复议案件的承办人员具体负责。因为承办人对具体案件情况比较清楚，便于整理案卷。案件中申请人、被申请人、第三人提供材料要有目录。复议文书材料按不同年度和案件单独立卷归档。跨年度的复议案件，应是收案年开开始立卷，办结年度归档。案件办结后，应全面整理、检查全案的文书材料，补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料，案卷无重复多余的件。复议文书材料只保存一份。复议决定书再保存三份，以备查考。

下列文书材料，不必立卷归档：

（一）询问复议程序的信件、电话记录、谈话记录及复函；（二）复议受案范围以外来信、来访人的申诉、控告等书面材料、谈话记录，以及答复其他有关部门解决问题的信件或记录；（三）没有参考价值的信封；（四）未经签发的文电草稿；（五）法律、法规规定不应立卷归档的其他材料。

档案的查阅要做好记录，对于借阅的档案要记录借阅人、借阅期限、使用用途，使用后，要及时归还。