浅论工程档案的价值与作用

摘要：人们在进行各类工程建设及运行维护活动中，需要查考以往的建设、施工、改造及生产维护情况，研究工程的现状、发展规律，继承已有的成果，完善运行中的不足，那么工程档案就是十分重要的依据，有充分的利用价值并能发挥应有的作用。

关键词：工程 档案 价值 作用

工程档案的价值指的就是档案的利用价值，是档案能够满足工程需求的表现。当工程档案的原始记录性或如实信息性能够满足某个工程某些方面的需求时就形成了档案的价值。档案能够发挥其作用，就充分体现出档案的自身价值，也就是说档案的作用就是档案的价值体现。工程档案的价值作用及规律特点一般可以体现在以下几个方面。

1.价值与作用

1.1工程档案是建设单位及其他业务工作的查考凭据

工程档案是由建设、施工等单位在工程建设活动中形成的文字、图纸、图片、影音等文件资料，是工程建设各阶段活动的整体记录，反映了工程建设各阶段活动的全部情况。它是工程建设活动中不可缺少的重要工具，是处理业务和履行职能的手段，要了解工程建设活动的情况、规划决策、处理事务就必须查考和利用档案，尤其是进行工程续建、改造工作，工程档案显得尤为重要。否则，将会给后续建设工作带来一系列困难和问题。

1.2工程档案是生产活动的参考依据

工程档案来源于建设、生产活动，记录了该项工程建设各阶段活动及后续改造、维修诸多活动积累下来的宝贵的资料和经验，可以为工程建设提供重要的依据和参考，是企业现代化生产和科学管理的重要条件，在企业经营管理和提高生产力方面发挥着重要的作用。

1.3工程档案是科学研究的基础和条件

一切科学研究，无论是社会科学研究还是自然科学研究，都必须充分占有一定的材料资源，这是一个不可缺少的重要条件。在科学研究中，档案一方面能提供原始的记录供直接借鉴，另一方面能提供大量的实验和观察中概括的基础材料供间接参考。科学研究工作的发展，主要依靠人类的实践，通过不断地总结前人研究的成果，吸取有益的经验教圳，避免少走弯路或不走弯路。档案是记录前人研究成果的最原始的资料，其真实可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以档案作为基础和条件。

1.4工程档案是工程设计的基础和条件

任何工程设计，无论是新建工程还是改造工程，都要参考、借鉴一定的工程理论、实践经验，工程档案一方面能提供所需的资料为新建同类工程所借鉴，另一方面能提供大量实物和现状、隐蔽工程资料为扩建、改造、维修该工程所直接参考。减少设计收资时间，提高资料准确性，避免造成设计与现场实际不符的问题发生。

1.5工程档案是教育、培训的生动教材

工程档案的内容极其丰富，记录了工程建设各个阶段的全部过程，图文并茂、记录齐全，是职业培训、师带徒的生动教材、是科技创新、工作成果展示的有利素材，具有较强的说服力和感染力。

1.6以上可见，工程档案的作用是多方面的，但归纳可概括为两个基本方面，即档案的凭证作用和档案的参考作用。

1.6.1工程档案的凭证作用

工程档案原始记录的特性决定了档案的凭证价值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性。档案的凭证作用是由档案的形成规律和自身特点所决定的。这是因为：第一，从档案的形成看，它是原始形态的记录品，是当时、当地、当事人留下的，未经过任何人改动的最为原始形态的记录，比较真实地记录了当时人们的思想和活动，可靠性强，是令人信服的证据。其二，档案记录着形成者的历史真迹，如各种手稿、记录、合同、图纸、图片、录音、录像等，这些原始记录进一步证明了档案是确凿的原始材料和证据，是真实的历史凭证。

1.6.2工程档案的参考作用

由于工程建设活动的多样性，所以档案所记录的信息和知识也是丰富、多样的。档案中有成功的经验，也有失败的教训；有各种会议记录，也有安装、实验观察数据；有活动变更，也有生产试运行记录。与图书情报资料相比，工程档案的参考价值更具有原始性和可靠性。

工程对档案的需求是多方面的，工程不仅需要利用档案的凭证价值，而且需要利用档案的参考价值。不论是项目建设单位、设计单位还是施工单位、生产单位，不论是科技创新还是教育培训，都需要广泛地参考利用档案，所以，档案参考价值也是档案的基本价值之一。

2.规律和特点

档案发挥作用具有一定的规律和特点：

2.1档案价值时效律

档案的价值与时间的关系极为密切。档案价值的时效律，是指有些档案的作用是有时限性的，有的档案可能在一段时期内有较高的查考价值，且利用的价值较高，随着时间的推移，这种价值逐渐减小，甚至消失。

掌握档案价值的时效律.要求我们正确判断不同档案的时效性，适时地提供利用，以免因错过最佳的开发利用时机而丧失档案的部分或全部价值。

2.2档案机密程度递减规律。

随者时间的推移，某些档案机密程度不是一成不变的，档案的机密性会日渐减退，有的甚至失去机密性。一般而言，档案形成时间距今越远，机密程度越小；重要工程档案机密性相对较强。

掌握档案机密递减规律，有助于我们妥善处理好保密与开放的关系，及时有效地开发档案信息资源，发挥档案的价值与作用。

2.3档案发挥作用条件规律。

档案发挥作用受到一定条件的制约。档案的作用是客观存在的，而档案的作用能否发挥，发挥大小，取决于社会发展水平的限制、人们对档案认识水平的限制、档案管理水平的限制三个方面。认识这些规律，有助于帮助我们树立正确的档案价值观，搞好档案管理工作。

3、结语

通过上述对工程档案的价值与作用和规律与特点的浅论，希望对人们有一定的帮助，以增强全社会尤其是工程建设单位对工程档案的意识，创造条件，采取先进、有效的方法提高档案管理水平，为社会服务。