小议如何加强档案管理工作现代化的进程

摘要:计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。档案管理现代化就是把档案管理工作信息化、最优化。它包括管理思想和手段的现代化,管理方法、管理人员、社会环境的现代化等。

Abstract:It is known that computer as high efficient modern advanced equipment for dealing with complicated and enormous information and data, requires the original data information is accurate and scientific. Therefore the precondition of the computer management is to collect, tidy and record a series of basic work which meet the computer's technical requirement. File management modernization is to realize the file management informatazation and optimization including modernization of management thought and methods, social environment.

关键词:档案管理;现代化;要求;措施

Key words:filemanagement;modernization;requirement;measurement

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)03-0088-01

1我国档案基础较差的原因分析

目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多、时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则,再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范。没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录,以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码。如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱现象比较严重。如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一。有的一、二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大,存在的类似问题就越严重。

2档案管理工作现代化的要求

首先,要着眼于我国加入世贸组织的变化,实现档案管理由单纯依靠行政指导向宏观管理转变,使档案更好地为参与经济建设提供保证。大连新船重工有限责任公司重视档案的收集积累工作,在1998年伊朗30万吨超大型油轮招标过程中,档案资料为洽谈工作提供信息资源和技术支持,促使新船重工一举中标,结束了日本、韩国的垄断地位,标志着中国造船业的新篇章,也标志着档案在国际竞争中将日益发挥重要作用。

其次,档案工作者要着眼于信息化的飞速发展,积极采用现代化的信息手段,推进档案信息的数字化,适应时代要求,为群众服务。我国信息化建设要求的电子政务建设和数字档案馆的兴起以及相继建立,对档案工作者提出了新挑战。

三要着眼于全面建设小康社会为档案事业发展提供的新空间,实现由以前的保管档案为主向积极开发档案信息资源为社会提供研究利用为主的转变,推进档案开发利用的大众化。从档案的形成及其发挥的作用来看,档案具有社会性公益型和经济性收益型两种不同类型的属性,社会性公益型档案就服务对象和服务范围而言立足于国家政权和全社会之上,在宏观范围内起作用。收益型档案是社会服务部门以及社会团体和个人,在生产经营、业务管理、提供服务、日常社会生活中产生的记录资料,与经济收益有明显联系,是从事科学研究、技术创新、经营获利、家庭生活等方面的有用资料,是社会资源。将这两种属性的档案有机地结合起来,采取不同的方式、方法组织管理利用,就能在新经济时挥档案工作的优势。

四要着眼于社会主义市场经济体制的全面完善,实现由计划经济管理服务模式向市场化服务模式的转变,大力推进档案中介服务社会化,创新档案的新功能新作用,由单一的服务方式向多种服务方式转变。浙江省档案局自1992年创办了全国第一家档案事务所以来,各地档案中介机构相继建立和不断发展,逐步规范和完善,充分显示了社会价值和服务灵活的功能。

3加快数据准备推进档案现代化管理进程

3.1 分清轻重缓急,循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录,省时省力。在著录过程中,可以将案卷分为三个层次进行著录。即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案,进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案,如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础,可以减少著录环节,大大地提高著录速度。

3.4 用“关键词”替代“主题词”,简化查找时间,提高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维,归纳出揭示主题内容的词汇、关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。

近年来,我们在推进档案管理现代化的进程中。通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系,为实行计算机管理打下了扎实的基础。社会的发展进步,要求档案工作者要紧跟时代要求,不断建设和完善档案服务于大众的体系,努力创新服务机制,适应新形势,迎接新挑战,为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。

参考文献:

[1]王维利.档案管理要创新[J].山东档案,2000 (2).

[2]车风仁,吕晓霞.谈谈档案利用的综合效益[J].黑河科技,2000(3).