经济合同审计实践初探

【摘要】 经济合同审计是现代企业管理的一项重要内容,也是内部审计实现“寓管理监督于审计服务之中”的理念,以提高企业管理和效益水平为目标,以增加企业价值为中心,发挥内部审计监督、评价、服务职能,体现内部审计内向特征的一项重要工作。经济合同审计对于促进企业经济活动的开展,规范对外经济行为,降级成本费用,提高经济效益,以及防止不必要的经济损失和法律纠纷,都有着重要意义。

【关键词】 经济合同审计;效益;监督

一、经济合同审计的重要性

经济合同审计是现代企业管理的一项重要内容,也是内部审计实现“寓管理监督于审计服务之中”的理念,以提高企业管理和效益水平为目标,以增加企业价值为中心,发挥内部审计监督、评价、服务职能,体现内部审计内向特征的一项重要工作。经济合同审计对于促进企业经济活动的开展,规范对外经济行为,降级成本费用,提高经济效益,以及防止不必要的经济损失和法律纠纷,都有着重要意义。

二、经济合同审计重点

(一)审查合同的合法性、合规性

审查合同的内容和形式是否符合法律法规、政策的规定,有无损害国家利益、社会公共利益;是否遵循公平、公正原则,切实维护了本企业利益。签订经济合同,必须遵守国家的法律、政策及有关规定,避免签订无效合同。《经济合同法》第七条列出的无效合同有四类:第一类,是违反法律和国家政策、计划的合同;第二类,是采取欺诈、胁迫等手段所签订的合同;第三类,是人超越权限签订的合同;第四类,是违反国家利益或社会公共利益的经济合同。无效的经济合同,从订立的时候起,就没有法律约束力。审计部门在审查过程中应及时发现并阻止存在以上法律风险的合同。

(二)审查对方单位资质及对方当事人签约资格

针对这一点,要求合同经办人在签订经济合同之前,必须认真了解对方单位资质及当事人的情况。主要包括:对方单位是否具有法人资格、是否具有经营权、是否具备履约能力,资信情况如何;对方单位的资质资格,能否满足合作的要求,经营范围是否涵盖合作的业务项目,能否开具符合要求的正规发票;对方签约人是否是法定代表人或法人委托人,以及其权限如何。这样做到既考虑到自己企业的经济利益,也要考虑对方的条件和实际能力,防止签订无效的经济合同,确保所签订的合同的是有效、有利的。签订经济合同的当事人,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人。这里的“法人委托人”指的是,企业在某项事务中委托的代表,法人委托人在企业法人授权的范围内行事,超越权,企业可以追究其责任。法人委托人在授权范围内行使签约权,超越权限和非法人委托人均无权对外签约。审计部门在审查过程中应详细询问合同经办人以上各方面的情况,如有必要应当审查有关证照并存档备查。

(三)审查合同的格式和要素

经济合同应一律采用书面格式,合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。合同要素必须完备,合同要素包括:标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量、规格,单价、价款或者酬金,履行的期限、地点、和方式,验收标准和方式、支付方式、违约责任等主要条款。例如在实际工作中,审计部门发现有些合同缺少要素,比如没有注明材质、规格,没有验收、考核标准,或考核标准无法操作,或者没有支付方式,或支付方式不合理,象这样缺少要素的经济合同在执行过程中往往会产生问题,审计部门在审核过程中一旦发现应立刻予以退回并提出修改建议。

(四)审查合同相关审批程序

审查合同项目是否按照企业有关内控制度办理了审批程序。如审查合同项目有无年度预算,如果属于年度预算外项目,有无预算增补手续,有无经预算管理部门认可。一般来说,按照企业内控中相关财务预算管理规定,没有预算的项目是严禁列支;审查合同项目是否按照企业生产经营管理、投资管理、等制度办理相关立项审批手续,涉及投资及大额费用性支出的事项是否进行了必要的可行性分析或多方案比较论证等程序。

(五)审查合同的签订原则

经济合同的签订应当遵循平等互利、协商一致、等价有偿、择优签约的原则。从内部管理角度来说,合同的签订应当按照企业有关内部程序和制度,如招投标管理制度等内控制度的规定,合理的确定合同有关价格和费用,在保证项目质量和实施效果的前提下,尽可能地节约成本费用。审计部门应审查合作方的选择与确定、合同价款的形成是否符合企业内部相关管理规定。例如达到招标、比价金额起点的项目,是否在合同签订前,按有关规定进行了招标或比价。已经进行招标或比价的项目在合同签订时,是否严格遵循招标、比价有关结论,也就是说,是否按照招标、比价确定的最终价格、承诺条款与中标方签订。一般来说,招标及比价的有关结论应严格遵守,中标方及价格不能随意变动。比如采购一批礼品,在合同签订前,经招标或比价程序确定合作方为A公司,单价为100元,那么这个结果就是唯一的,除非A公司自愿放弃这次合作机会,招标方就不能够另外与B公司或C公司合作、和签订合同,合同价格也绝对不能超过100元。

三、常见的合同条款问题

(一)考核条款不合理

有些合同条款没有明确对合同执行结果的评估考核办法,或者有评估考核办法,但由于很多因素没有考虑到,造成实际执行中无法操作。例如有的评估办法中同时存在几项指标,但指标之间本身存在矛盾;还有的评估办法中考核档次不够细化,比如规定,考核得分达80分以上全额支付费用,80分以下的支付80%的费用,实际操作中发现这种考核办法不够细化,因为没有考虑到对方合作效果特别差的情况,例如考核得分不及格时,应当连80%的费用都不能支付,更严格的考核条款才能够对对方有约束力。

(二)付款方式不合理

有很多合同在付款方式中约定事前支付全部款项,这种情况不利于保护企业的利益。一般建议根据项目的进展情况支付进度款,例如按照30%、40%、30%的比例,或者双方认可的其他比例支付,或双方商定预留一定比例的尾款,在项目结束以后经考核评估没有异议才支付,这样做的目的是便于对项目执行结果的监控,也减少一次性付款带来的巨大风险,包括企业和个人都存在很大的风险。另外从资金时间价值的角度来讲,合理的延迟付款,也有利于企业节约资金成本,这是企业管理人员都应当考虑到的问题。

(三)违约条款缺失

例如有些合同漏掉了违约条款,这种情况往往出现在与长期合作的、比较熟悉的单位签订合同的时候,经办人往往认为不会出现问题,或者就算出现问题也有办法解决,所以就把违约条款省略掉了,但是实际上一旦出现问题,双方为了自己的利益互不相让反而更麻烦,应当在事前沟通的时候,确定双方都认可的比较合理的损失和争议的处理办法。

其他还有很多合同中常见的问题,就不再一一列举。

四、经济合同审计的方式

经济合同审计方式是审计部门对于不同类型的经济事项,进行不同方式的审计监督,笔者根据日常工作实践归纳为三种审计方式:

(一)年度一次性事前审计备案

年度一次性事前审计备案,适用于年度经济事项。操作方式:由业务部门按企业有关制度规定程序进行年度供应商的选择及价格的确定,审计部门参与有关程序的过程监督,并对年度框架协议或年度价格进行一次性备案,日常执行过程中如无调整变化则不再另行逐笔审计。对于年度经济事项办理一次性事前审计备案的目的是为了提高效率,简化审计流程,对年度框架协议或年度价格进行一次性审计备案后,审计结果在年度内可以重复使用。但是对于年度一次性进行了供应商及价格选择程序,并已经做年度备案的项目,年度中有未按照备案结果执行的特殊项目,应当单独办理审计,也就是说临时发生一笔事项,供应商或价格范围超出年度备案的,应当单独办理审计。年度执行中有调整的,也应当重新办理年度备案,比如由于特殊原因,年度备案结果无法继续执行,应当重新进行年度供应商及价格选择程序,按新的结果重新办理年度备案,年度中后续的业务按照新的备案结果执行。

(二)事后抽查审计

事后审计抽查适用于临时性采购事项等。操作方式:由业务部门对有关经济合同进行严格审核把关,报财务部门审核付款,审计部门不定期对此类合同执行情况进行审计抽查及评价。这种情况适用于应对临时性市场需求的紧急采购,因为如果严格要求办理事前审计周期比较长可能会影响到实际业务工作,这种情况可以由审计部门采取事后定期抽查的方式,比如季度或半年抽查,但这一种方式只是作为应对紧急情况的一种特殊审计方式。事后抽查审计的重点是合同前期的立项审批程序,采购程序,执行效果等等。

(三)事中审计

事中审计适用于除年度一次性事前审计备案、事后抽查审计范围之外的项目。操作方式:由业务部门在合同签订前将合同草案送交审计部门,审计部门对合同签订的立项、审批、内控制度符合性等进行审核,签署审计意见或建议。适用于事中审计的经济事项,业务部门在合同盖章生效前、执行前、付款前应当办理送审,也就是说办理完审计程序后才能加盖单位的公章,合同才能正式生效、执行和付款。

经济合同审计是加强企业管理,规范经济行为的重要途径。笔者认为,要做好这项工作,必须要不断完善经济合同审计办法,转变传统的合同审计观念,要以“事前防范,事中控制,事后评价”为出发点,把合同审计同企业的生产经营结合起来,通过合同审计规范企业的经营行为,维护企业的合法权益。运用合同审计工作平台,将内部审计触角延伸到企业生产经营各方面、各重要环节,发现和堵塞管理中的漏洞,帮助企业规避经营风险,以充分发挥内部审计“免疫系统”的功效。