当前科技档案管理中的问题及对策探讨

［摘　要］　科技档案管理是一项专业性、技术性很强的管理工作。文章从科技档案管理的概念入手，结合工作实际，针对当前科研单位科技档案管理中存在的主要问题进行深入的探讨，并据此提出相应的改进措施及策略，以供借鉴与参考。

［关键词］　科技档案管理；对策

［作者简介］　龚霞，中国电子科技集团公司电子16所，安徽　合肥，230031

［中图分类号］ G272 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1007-7723（2012）03-0023-0002

科技档案是科学技术档案的简称，是指在科研过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式的文件材料；科技档案管理则是指对科技档案进行管理、开发、利用的一项工作。它包括两个方面的内容：一是对档案资源进行管理；二是对档案所含信息进行管理。科技档案管理无论在企事业单位还是科研院所都是一项基础性工作，为科研生产活动提供技术条件，为组织管理提供信息依据。

由于历史的、现实的各种原因，目前在很多科研生产单位的科技档案管理中普遍存在很多问题，本文对这些问题进行了梳理，并提出有针对性的建议。

一、当前科技档案管理中存在的问题

（一）单位领导重视程度不够

由于档案管理工作不能直接产生经济效益，并且处于科研生产流程的最后环节，所以导致各级领导将主要精力投入产品的研发和生产上，对档案管理的工作重视不够。从目前相关科研单位科技档案管理现状来看，部分单位领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对科研生产的促进作用。

（二）科研人员档案意识不强

部分科研人员归档意识薄弱，对档案重要性认识不足，缺乏归档自觉性、主动性，档案人员不主动催要往往延期归档；有些科研人员为了自己工作方便而不愿将开会带回或自己收到的文件归档；还有些人对档案管理者不信任，认为在科研过程中取得的成果属于私有财产，归档后就会成为公有财产，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。这样一来，一些应归档的核心材料都留在自己手中，造成许多珍贵材料遗失，严重地影响了归档时限性与档案完整性。

（三）档案管理人员素质不高

从目前来看，在各单位的档案管理部门，非档案专业的人员比例较大，档案、信息处理复合型人才更是少之又少。大部分档案人员现代技术水平偏低，这严重阻碍了先进技术在档案管理中的运用。这样一来，即使引进现代化设备，也不能充分发挥设备的作用，更谈不上档案信息化了。这就使得档案管理人员的自身素质成为制约档案管理现代化的重要因素。

（四）档案管理硬件设施不全

一般而言，档案库房应满足以下条件：配备相应的控制温湿度的机器，使温度保持14～20℃，湿度保持在50%～65%之间；具备防光保存条件，日常防虫等手段；做到库房、阅览室、办公室“三分开”。但目前很多单位的档案硬件达不到标准，有的甚至不具备最基本的通风、防潮、防霉、防盗、防火等档案保管要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。

（五）档案管理信息化程度不高

许多科研单位仍以纸质档案为主，电子档案为辅的管理模式，能电子化的档案仅仅局限于目录明细等，真正日常科研生产利用率高的档案文件还是纸质保存，不利于日常利用。此外，由于档案管理人员大多数是非专业人员，日常档案工作仅仅满足于收、发、管、藏，不损、不丢、不乱的低水准的管理状态，加之日常忙于重复性、事务性的简单劳动，因此很难抽出时间和精力去研究、改进档案工作，这与飞速发展的现化化办公手段形成强烈反差。档案管理信息化程度不高，制约着科研单位档案管理工作的顺利发展。

二、加强科技档案管理的具体措施

（一）强化全体人员的档案意识

各级领导要拓宽知识领域，改变现有的知识结构；研究如何增强档案人员的活力，开展激励机制；在工作条件和工资待遇等方面给予关心和照顾，解除其后顾之忧，以便形成最佳的人才结构。加强培训，统一认识，转变科研人员的思想观念和档案意识，使之真正意识到档案管理与科研生产同等重要。

把档案“四同步”管理纳入日常科研管理流程中。“四同步”即各单位在下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料的形成情况同步；评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。档案管理人员只有进入、参与每个课题的研制环节中，才能保证档案的完整性、准确性和系统性，提高档案管理水平，充分发挥档案在科研、生产中的作用。

档案管理人员应与时俱进，在新时期的档案管理模式下转变思路，跟上形式，转变档案部门“坐等待收，待摊待用”的观念，根据科研单位的实际情况，分清课题来源、课题方向，把握好科研节点，积极主动地上门服务、跟踪收集，并经常指导兼职人员，使之形成积极的档案归档意识。这样既可防止或减少日常文件流失，也有助于解决当前档案管理工作中人手少、兼职多、工作量大等问题，不仅拓宽了档案收集的内容，扩大了来源，丰富了室藏，促进了收集工作的开展，也为档案的利用提供了更大方便。

（二）加强档案管理的软硬件建设

要舍得投入财力和物力，配置与现代化档案管理相适应的软、硬件设施。作为上级主管部门，要积极地与相关部门进行沟通，共同提出解决办法，在政策上给下级档案部门创造条件，使档案管理工作更快更好的向前发展。

要加强档案工作者的政治思想教育和职业道德教育，使广大档案工作者自觉地努力学习档案业务知识；选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍，解决长期以来档案工作人员年龄老化、知识滞后、人手不足、管理落后的问题；增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设：一方面学习档案专业知识；另一方面，学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，提高管理水平，使档案工作跟上新技术革命和办公自动化步伐。

（三）加快档案管理信息化建设进程

在信息技术迅猛发展的当今社会，档案信息化和档案信息化建设已成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径，档案管理信息化已经成为档案事业发展的必然选择。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和档案信息化建设势在必行。

在以“信息时代”和“知识经济”为根本特征的21世纪，信息技术一日千里。科研单位的档案信息化建设，只能以符合单位长远发展目标、发展战略以及档案信息系统建设的客观规律为准绳，结合本单位面临的内外部环境，科学制定档案信息化建设的发展战略和总体方案，才能加速推进档案信息化建设进程。随着档案管理水平的提升和信息技术的发展，档案信息化建设一定会日益完善和规范。在随时随地进行网络信息资源共享的基础上，未来的档案信息资源服务将为科研生产提供更加快捷、方便、准确的信息服务。

三、结　语

总之，抓好科研单位科技档案工作，切实管好用好科技档案，不仅仅是档案管理人员的重要责任，同时也离不开单位领导和全体科研工作者的支持与配合，需要全体人员齐心协力，提高认识，加强软硬件建设。此外，我们还要清醒认识到，在今后还会遇到更多的新情况、新问题，需要我们直面问题，努力学习、不断探索，只有这样才能更好地适应现代科研单位快速发展对科技档案的需求，使档案管理现代化不断迈上新台阶。

［参考文献］

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