浅析X学院教务精细化管理

摘 要：教务管理是高校教学管理的核心，精细化管理重细节、重过程、重落实、重质量、重效果，将精细化管理融入教务管理中，有助于教务管理水平的提高。通过分析X学院教务管理现状及精细化管理的优势，认为X学院实施教务精细化管理极为必要，并提出了实施教务精细化管理的措施。

关键词：教务管理；精细化；高校管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）15-0229-02

教务管理是高校教学管理工作的核心，管理对象多样、管理内容繁杂、管理信息多元、管理范围广泛，是管理和教学的纽带，既管理教学，又服务教学。教务管理水平的高低直接影响教学工作的运转、教学质量的优劣。随着高校招生规模的不断扩大、教学改革的不断深入，教务管理工作繁杂性加大、难度增加，教务管理人员面临更大挑战。“天下大事，必做于细”，精细化是当代教育改革的重要方向，是教育改革与发展的新理念、新策略[1]。将精细化引入教务管理中以提高工作效率、提升管理水平、保障正常教学，已刻不容缓。

一、教务精细化管理内涵

精细化管理又称精细管理、精益管理、零缺陷管理，最先应用于企业管理中，是指管理活动的精确化、标准化、程序化和细致化，核心思想是精、细、准、严[2]，是一个将管理责任具体化、明确化的系统工程，是一种由管结果升华到管过程，以最大限度减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式[3]。它提倡人们养成用心做事、重视细节、把小事做细、把细事做透的良好职业态度和职业习惯[4]。

精细化管理广泛应用于企业管理中，且成效显著。近年来，一些高校管理也开始引入这一管理方式。教务精细化管理是将精细化管理理念融入教务管理中，在教务常规管理的基础上，以精益求精的工作态度和细节决定成败的工作理念将管理工作做精、做细，认真落实教学细节管理，实现管理效益的最大化和最优化，追求管理工作的“精化”“细化”“优化”“深化”和“科学化”。

二、X学院教务管理现状

目前，大部分高校都实现了院系二级管理，教务处负责统筹协调，二级学院负责具体事务的实施执行。然而，X学院目前并未完全实现院系二级管理，16个系中仅6个系配备教务人员，其他10个系的教学事务全由教务部承担。X学院教务部教务工作内容繁多，包括教学管理制度文件的修订、人才培养方案的修订、10个系教学任务的落实与课程表的编排、课室管理、教材管理、学籍管理、考务工作、教学质量监控、全院性选修课申报与开设、教学实践管理、成绩管理、毕业资格审查、学位证和毕业证的制作与发放以及日常事务管理等等，而配备的教务工作人员仅10来人，工作任务之繁重难以想象，尤其是学籍管理人员需承担全院16 000多人的学籍管理工作。

由于教务部教务工作人员少，教务工作任务多，教务工作人员势必身兼多职，有些教务人员既要编排一些系的课程表、组织选订教材、管理一些系的日常教学事务，又要组织各系修订人才培养方案、制定和补办学生证并注册等，工作琐碎繁杂，整天疲于执行事务性工作，工作繁忙而绩效却不明显，时间紧、任务重，没有多余的时间和精力投入教学管理研究及自身业务能力提升，更谈不上寻求工作上的创新。长期琐碎、繁重的事务性工作，使得教务管理人员工作积极性下降，抱着“无过便是功”的心态工作，很难创下业绩，势必影响工作质量和工作效率，进一步影响学校的教学管理和教学秩序。

教务部任务重而人员少，导致一些工作分工不明确、负责人不固定，本应属于某位负责人的工作有时会因为其工作安排不过来而交给其他人去完成，而其他人需要花时间去熟悉此项工作，同时造成工作人员心理失衡，在工作中带有负面情绪，在一定程度上影响工作效率。

三、X学院教务精细化管理的必要性分析

教务管理工作涉及学生管理和教学管理，服务对象既有学生，又有教师，是连接学校、教师和学生的桥梁，管理内容繁多，工作中任何细小的失误都可能会影响正常的教学秩序。在繁杂的工作中，教务管理人员如何理清思路、合理安排工作，使得工作有条不紊地顺利完成，是教务管理工作的重点和难点。

精细化管理要求管理精确化、标准化、程序化和细致化，其重细节、重过程、重落实、重质量、重效果。精细化管理通过对工作的重组优化，并以标准化的流程规范各项工作，量化细节，保障工作有条不紊地开展，既提高了管理效率，又节约了管理资源、降低了管理成本。教务管理由粗放型管理转变为精细化管理，有利于用细致弥补缺陷、改善工作，有利于提高工作执行力、控制力和竞争力，有利于保障工作的时效性和准确性，有利于教务工作人员的工作重心由事务型转移为决策型，使得教务人员有充足的时间分析总结工作以提高自身素养，更好地服务于教师和学生。因此，在办学规模不断扩大、教学改革不断深入的背景下，X学院实行教务精细化管理极为必要。

四、X学院实施教务精细化管理的措施

（一）完善相关规章制度

规章制度是教学工作的规范性文件，是教学管理的指导性文件，是实施教务精细化管理的重要依据，全面的规章制度有利于教务工作的精细化管理。尽管X学院有一套完整的教学管理文件，但部分制度不健全或规则不明确，无法满足教务管理实际情况，使得教务管理人员在执行某些事务时无章可循，只能按各自的意愿办事。譬如，X学院欠缺完善的人才培养方案管理制度，导致有些系不按规则办事，人才培养方案制定不够严谨，课程设置不够合理，变动时有发生，甚至因人设课，在一定程度上影响教学质量，且极易出现漏课、少课现象，造成工作失误，影响学生毕业。为了更好地推进教务精细化管理，管理部门需深入师生中了解师生对教务管理的诉求，做好细致的调研和需求分析，按照精细化管理思路，精确把握教务管理的各个细节和过程，在现有规章制度的基础上不断加以完善改进。

（二）培养精细化管理意识，提高管理人员素养

精细化管理是一种“用心工作、爱心育人、真心服务”的优秀师德在学校管理中的具体体现，其目的就是把大家平时看似简单、很容易的事情用心、精心做好[5]。与其说精细化管理是一种管理方式，不如说它是一种工作习惯，一种管理责任。精细化管理是对过程的管理，对人员的管理，它的实施需要人的推动，教务管理人员精细化管理意识的强弱、素质的高低是影响教务精细化管理实施的关键。这就要求教务管理人员首先要树立精细化管理意识，培养精细化管理思维，认识精细化管理所带来的效益，从细节做起，努力将小事做细、将细事做精；其次，加强对教务管理人员的培养，通过组织开展不同形式、不同类别、不同层次的业务培训，提高教务管理人员解决实际问题的能力，增强工作积极性；最后，优化时间管理，制定详细的工作计划，使工作更有条理和针对性，理清工作思路，勤于总结，善于从失误中反思，吸取经验教训，寻求改进的方式方法，不断提升自我素养。

（三）加快推进院系二级管理

院系二级管理是高校教学管理体制改革的必然趋势。目前，X学院教务部承担过多具体的教务管理事务，不利于履行应有的教务改革研究、教学过程指导与监督等职责，不利于教务精细化管理的实施。因此，X学院应加快推进院系二级管理，合理分权给各系。教务部负责制定统一标准，统筹安排各项教学事务，明确教务部与各系职责，从宏观上加强对教学及教务管理过程的指导与监督；各系在统一的标准原则下制定适应各系系情的各项教务管理实施细则和规范，以确保教务工作的程序化、规范化，同时负责各系具体教学事务的执行。教务部和各系分工合作，沟通协调，形成各司其职、高效有序的教务管理和运行机制，有利于学院对整个教学的宏观管理和调控，有利于各系发挥主体作用，有利于教务精细化管理的全面开展。

（四）规范工作流程

精细化管理关键在精、在细、在优，琐碎的教务工作需要标准流程加以规范，使得工作更加清晰明了，一定程度上提高工作效率。教务部需根据实际情况，结合师生建议，制定统一的事务办理指南，分发给各系并公布在教务部网站，使得学生、教师办理事情更加方便快捷，避免因不清楚办理程序来回跑动而浪费时间，提高师生满意度。此外，教务部统筹制定常规教务工作流程，统一标准，要求各系严格按工作流程办事，在一定程度上可以约束工作人员，防止权力寻租现象，有助于提高服务水平和工作效率，推动精细化管理。

（五）明确分工，责任到人

实施精细化管理的关键在于教务人员对学院规章制度的贯彻执行，各系教务工作人员的执行力水平决定精细化管理实施的好坏。明确的分工以及完善的责任机制和过程监控机制是提高执行力的有力手段。教务工作涉及的对象众多，一项教务工作分配下去后，往往很容易出现扯皮推诿等不良现象，严重影响工作质量和工作效率。因此，亟须教务部和各系负责人明确人员分工，实行岗位责任制，责任到人，实现责、权、利的有效统一，同时加强工作人员间的沟通，做到事事有人管，时时有人管。

五、结束语

教务管理是高校管理的重要组成部分，直接反映高校办学水平的高低。精细化管理作为一种管理创新，是一项循序渐进的系统工程。由粗到细，由细到精，“不断创新和改善”就是精细化管理的过程[6]。将精细化管理理念应用到教务管理中，有助于提升教务管理水平、维持正常的教学秩序、营造良好的教学环境，X学院应重视并推进教务精细化管理的实施。

参考文献：

[1]赵长勇.学校精细化管理的内涵及实施策略[J].科技教育创新，2008（18）：284.

[2]汤军，许希燕，邬于川，等.浅析精细化管理在高校二级院系教学管理工作中法人运用[J].四川生理科学杂志，2012，34（3）：134-136.

[3]朱维明.实现企业的精细化管理[J].领导科学，2007（12）：51-52.

[4]杨显贵，张昌民.精细化管理与大学管理精细化[J].上海管理科学，2008，30（2）：82-85.

[5]沈凤飞.通过教学教务精细化管理促进电大内涵发展[J].山西广播电视大学学报，2010（1）：18-19.

[6]吴志东.精细化管理从何而来[J].中外管理，2005（2）：92-93.