撰写文字材料的方法和技巧

摘要：按照撰写文字材料的内在要求，本文提出了五个问题，分别为基本步骤、提高途径、应注意的问题、材料结构的构建方法及一些小窍门，在回答这五个问题过程中，探讨了撰写文字材料的内在规律，并分享笔者自身的一些经验和心得体会。

关键词：撰写材料 基本步骤 结构 提高途径

工作中我们有时要撰写一些文字材料，材料是一个通俗的泛称，通常指在办公或生活中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称，为了方便，下面叙述中把文字材料统一简称为材料。每种材料有各自的具体要求，但一般来说有以下几项基本要求：一要意图清楚，即说什么，明确提出问题；二要结构合理，即怎么说，围绕问题怎么展开，提出解决问题的方案，有头有尾，有理有据，主次分明；三要语言流畅，即说得好，在前面的基础上，要把材料写得有声有色，回味无穷，切忌把材料弄得干巴巴的，倒人味口。材料的质量高低有时会左右工作落实，提高办公效率，甚至改变别人对你的印象。材料的好坏可以有高下之分：最基本的就是讲清楚，让人明白你在讲什么；再好点的就是讲到位，让人明白你讲的主题是什么，干净简练，该说的说，不该说的不说，不脱泥带水；最好的材料讲得美，不但让人明白你讲什么，而且引人入胜，如沐春风，别人爱看爱听，通过这篇材料学到了东西，得到启发。

1 撰写材料有哪些基本步骤

按照撰写材料的顺序，一般可以分为七个主要步骤，即：把握方向、领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。如同建房屋一样，把握方向相当于建房选址，领会意图如同确定房屋用途，理清思路相当于完成施工图纸，搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的主体结构，充实内容如同彻好每个房间，修饰语言如同室内装修，反复校对就是在装修过程中不断修改。

1.1 把握方向。方向比速度更重要。每个行业都有一定的规章制度和行文规范，特别是涉及到政治性问题尤其如此。撰写材料前一定要懂得国家法律和相关行业的规章制度，不能出现与文件和上级精神不符合的文字和语言。一般来说来，在把握方向上要做到合法、合理、合情。

1.2 领会意图。撰写材料都是为了说明问题，这就涉及到领导和上级的工作意图。有些领导会明确说明讲哪几方面问题，这样相对来说容易把握。有些领导没有明确说明，或者由于时间关系没有完整的思路，这就需要撰写人自己揣摩领导意图，一般来说要根据领导的办事风格来揣摩，要符合该领导一贯的行文述事风格。由于大多数领导事务都比较繁忙，往往交代一件事情后有时会遗忘，这就需要主动向领导汇报，征询意见，防止在材料出现较大的偏差。

1.3 理清思路。这是整个撰写材料的重心，需要占有整个撰写材料至少50%以上的时间，由于每份材料的要求不一样，思路到底怎样展开需要具体而论，但有几点需要把握，一是要结构清楚。如材料分为几个问题，第一问题讲什么，第二个问题讲什么，清清楚楚，明明白白。二是要比例合适。什么是重点，什么是次重点，什么是修饰，重点部分应该浓墨重彩，着重阐述，次要部分一笔带过。如果人的身材比例不协调，头重脚轻，哪怕五官再端正，也会变成怪物。三是逻辑顺序正确。先讲什么，后讲什么，要有一定顺序。

1.4 搭好框架。根据前面的思路，搭构好整个材料的框架，就和建房子是一样的，把每栋房屋比喻成材料的大点，一、二、三、四……把房屋的每一层比喻成材料的次点，（一）、（二）、（三）、（四）……把每个房间比喻成小点，1、2、3、4……依次类推，每栋房屋是什么用途，每层房屋是什么用途，每个房间是什么用途，这时要基本确定下来。需要说明的是，整个要点的语言结构力求相同，这样显得结构紧凑，思维缜密。

1.5 充实内容。对每个要点充实适当的内容，所有的内容必须能够受要点的约束和领导，不能混淆，切忌出现以下几种情况：不能统领：要点不能完全概括所属内容；要点冲突：要点所表达的内涵与所属内容相互冲突；内容交叉：各要点内容互相交叉。要防上出现以上问题，主要还是要理清思路上做文章。

1.6 修饰语言。唐代诗人贾岛为“僧推月下门”和“僧敲月下门”反复斟酌；也有“吟安一个字，捻断数茎须”的典故；还有文章“三分靠写，七分靠改”之说。房子建好了需要装修，材料写好了也得修饰。一看表达到不到位，二看通不通顺，三看精不精练，四看出不出彩。这里有个取巧的办法，就是把材料尽可能多给别人修改，“三人行必有我师”，换个人换条思路，材料经过多人修改后语言上一般比自己闭门造车要漏洞要少些。

1.7 反复校对。这是文章最后一道工序，主要是防止出现错字、漏字，犯一些低级错误。试想，如果一份好材料质量再高，但出现几个错别字，就像吃一顿海鲜大餐快完才发现盘子里有个死苍蝇，那可是大倒味口，整份材料的档次也会大大降低。

2 怎样提高材料写作水平

这其实是一个非常复杂的问题，但同时也是一个简单的问题，说穿了就一个字――“勤”，只有勤奋才是提高材料写作水平的唯一途径，具体来说就是要做到“四多”。

2.1 多看。熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。多看书，多看别人写的比较成功的材料是一个提高材料写作水平的好方法，通过适当的模仿和借鉴，可以在短期内较快提高写作水平。“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”在一定程度上也道出了其中的奥妙。全盘照搬就是抄袭，适当引申叫借鉴。

2.2 多记。好记性不如烂笔头，必要的积累和整理对写作是很有帮助的，人从少年后感性记忆的能力就不断下降，这就需要通过书面积累来保持对某些知识的记忆。建立分门别类的摘抄本按照自己喜欢和容易记忆的方式积累，特别是对一些名言警句、诗赋歌辞等要顺手记下来，说不定有些场合或者材料就会引用，有时会产生意想不到的效果。

2.3 多想。古人云：学而不思则罔[3]。要用自己的语言表达你所学的内容，通过思考，把别人的知识变成自己的知识，最后内化成自己的思想，不能人云亦云。思考时可以有这样几种方式：反向思维，对文章提出批判性意见，反其道而行之，说不定有新的观点产生。发散思维，由一而二，由此及彼，触类旁通，不断深入，得出相关的或者相类似的观点，填补空白。归纳思维，在别人观点的基础上，总结归纳，进一步提炼观点。

2.4 多写。在陆地上永远学不会游泳，同理，如果不亲自动手写，永远提高不了自己的写作水平，多看、多记、多想都是为多写铺垫的，刚开始写肯定会遇到许多困难，但一定要坚持下来，可以先从简单的开始，由简就繁，一步一步提高，这个过程可能有点长，但深入其中后，你就会发现，原来写材料虽然很枯燥，但其中也有乐趣，成功地完成了一个材料后，那种喜悦的心情是完成其他工作所不能代替的。

正如国学大师王国维治学三境界之说：昨夜西风凋碧树，独上高楼，望尽天涯路（晏殊词）；衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴（柳永词）；众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处（辛弃疾词）。提高材料写作水平也必须经历过这样三个境界，初时困惑迷惘，不知如何下手；再者艰辛痛苦，四处探索；最后有所收获后感到欢欣和愉悦。

3 撰写材料通常要注意哪些问题

3.1 忌逻辑混乱。正常人的思维都是有一定的逻辑性，也就是有一定的规律，如同办事一样，有急事和缓事，重事和轻事，大事和小事，一般来说先办急事、重事、大事，后办缓事、轻事和小事。写文章就要搞清楚先写什么后写什么，不能乱了次序，这反映了一个人的思路清不清楚，具体在第四问题中详细阐述。

3.2 忌主次不分。一份材料的重点是主要的，其他都是为了说明这点而服务的，如果重点没有讲清，其他部分写得再好，也是喧宾夺主，主次颠倒，让人一头雾水，摸不清南北。正确的做法是主要部分要泼墨如水，毫不吝啬，洋洋洒洒千万言，次要的部分要惜墨如金，蜻蜓点水，绝不多说一句话。这样才能做到主次分明，结构合理，相得益彰。

3.3 忌重复罗嗦。语言讲究准确、简洁、优美，特别是领导干部需要审阅的材料尤其要做好这一点，因为领导干部通常不会有很多时间看一份材料。能够用一句话表达清楚，绝不用两句话，能够一分钟说完的不用两分钟，在表达准确的基础上，能删的删，能合并的尽量合并，前面说过的除非万不得已，后面就不要再提。

说到文章的简洁，古人做得比现代人好一万倍，看看流传下来的经典，哪些不是用简洁的语言写成的，诸子百家的妙语至今在启发着我们，唐诗宋词也是字字珠玑，更不用说我们现在还经常用的成语。

撰写材料一般会经历以下几个阶段。

第一个阶段：只会少，不会多。这是最初级的阶段，写材料时感到无话可说；或者自己想表达某层意思，但找不到合适的语言来表达。所以，写出来的材料只见枝干，不见叶子。与刚学绘画一样，只有粗线条或大致轮廓，没有具体的细部刻画，模模糊糊，看不清本来面目。

第二个阶段：只会多，不会少。到了这个阶段后感到想写的东西很多，文思泉涌，写完后什么都想保留，删了觉得可惜，语言堆彻严重。如同穿衣服，不管冬天还是夏天的衣服统统穿上，挂了很多饰物，都不想扔，结果弄得像小贩或者乞丐。

第三个阶段：想多时多，想少时少。这时写材料就有点随心所欲，该放开时能够放得开，该收拢时能够收得拢，指点江山，运筹帷幄，潇洒自如，不拖泥带水，不粘粘糊糊，颇有大将风采，主动权完全掌握在自己的手里。

第四个阶段：该多的多，该少的少。这是写材料最高的境界，材料的要求都符合客观实际表达需要，用“浑然天成”和“天然去雕饰”才可准确表达。也就是说，材料的主题确定后，就必须这样写才能达到最好的效果，当然，没下一番苦功是很难达到这样的境界。

4 材料的结构怎样构建

材料的架构是整个材料的重点，刚才在上面就已经讲过，一篇材料但如何搭建最佳的架构，方法很多，在这里，提供几点思路供大家参考。

4.1 按时间规律。有些材料按照时间发展顺序展开是比较合理的。如：要在家里请客吃饭，按照时间顺序，先要通知客人，然后要去买菜，接下来就是洗菜、炒菜、吃饭，最后客人走了以后还要收拾桌子，刷锅洗碗。同理，要开展一项整治活动，一般把活动分为几个阶段，第一阶段做什么，第二阶段做什么，依次类推，这就是按时间顺序展开。

4.2 按空间规律。这种思维方法在介绍空间结构的材料中经常采用，而且非常简便有效，符合读者思维习惯，也容易弄清。比如要介绍一个地方的基本情况，其中使用最多的方法就是按照空间顺序来介绍，先介绍省会城市，然后依次介绍其他城市和地区。

4.3 按思维规律。根据人的思维习惯来展开，可以尽快地抓住要点。比如，你处在某事故现场，在拨打报警电话时，一定得把地点、时间、人员等主要要素讲清楚，让救援在最短时间到达现场进行处理。

4.4 按客观规律。每项工作涉及到不同的内容，这是客观存在的。工程建设涉及到规划、选址、方案、招标、质量、监理等等。卫生防疫涉及医院管理、用药安全、医疗器材等。安全工作涉及到车辆、人员、重点要害、季节防汛等等。所以，在拟定上述材料时要充分考虑各自的客观规律，要充分占有第一手资料，才能少出纰漏，杜绝外行话。

5 怎样掌握提升材料质量的小窍门

5.1 适当引用一些名言警句。在材料中，借鉴一些成熟的语言，一方面可以提升整个材料的档次与层次，另一方面，由于名言警句都是经过时间的打磨，可以使整个材料显得比较简洁精炼。在材料的开头，可以起着高屋建瓴、纲举目张、提纲挈领的作用，增加整篇材料的气势。而材料的结尾可以给人画龙点睛、一气合成、余味悠长的感觉，引人思索，发人深省。

5.2 换一种文字表达方式。针对不同的材料文体、阅读对象、具体事项，要有不同的语言表达方式，一般来说，正规的文件材料的表达方式相对比较严谨，尽量少用口头语言，一些讲话材料用语环境相对宽松，把主要意思表达到了就行，也可以用一些富有感染力的词句，比如较长的排比句，现场冲击感要强一些。

5.3 勇于提升高度和深度。站得高才能看得远，写文字材料一定要具备大局观念和长远意识，有一定的思想余量。如果就事论事，局限一隅，整份材料显得小家子气，上不了台面，没有广泛的代表性。

5.4 注意各层标题的提炼和总结。在材料的构思阶段，区分各个大点时，各层标题要求结构严谨、统领得当，这样给人以深思熟虑、思维严谨、条理清晰、博学多才的感觉，让读者在阅读时或聆听时一下能够抓住要点，把握主要精神。这就需要在构思时反复提炼观点，细致斟酌，不断修改。

5.5 要富有时代气息。如果写出来的文字材料过于墨守成规，最后的就成为八股文，没有吸引力，打动不了听众和读者，发挥不了它应有的作用。一份成功的材料一定要紧跟时代步伐，把握时代脉搏，富有时代气息。要有新的东西蕴含其中，要有新创意、新视点、新思路、新发现、新结论，这样才能感染人、鼓舞人、启发人。

《孟子》：“山径之蹊间，介然用之而成路；为间不用，则茅塞之矣”（山径间的小路，经常有人行走便踏成了路，过一段时间没有人去走它，又会被茅草堵塞了。注：奥巴马在09年中美战略与经济对话中曾引用）。写材料也得靠勤快，一句话：勤能补拙，熟能生巧。

参考文献：

[1]贺中朝.勤学多练博采众长 深入基层善于思考――关于材料写作的几点心得体会[J].江西农业，2013（01）.

[2]仲海霞.撰写干部考察材料几点心得[J].中国人才，2006（17）.

[3]郭延强.写好材料是机关干部的必备素质[J].中国食品药品监管，2008（05）.

作者简介：张丽花（1981-），女，山东东阿人，琼台师范高等专科学校中文系，主要研究方向：中国现当代文学。