海关信息化从控制阶段向集成阶段转型

通过诺兰模型和施诺特模型对海关信息化现状进行分析判断,海关信息化目前正处于由控制阶段向集成阶段转型。

近年来,中国海关大力推进信息化建设,已经逐步建立起以“电子海关”、“电子口岸”、“电子总署”为主要标志的海关信息管理系统,海关信息化水平不断提高,海关的执法水平和管理水平也随之不断提高。

那么,海关信息化目前处于哪一阶段?现阶段的主要特征和存在问题是什么?可能会向什么方向发展?

通过对照诺兰模型和施诺特模型对海关信息化现状和趋势进行分析,海关信息化目前正处于由控制阶段向集成阶段转型、由“形成可用的信息资源”到“为组织带来优势的信息资源”的过渡时期。

诺兰模型的时间维度分析

目前,海关信息化建设的蔓延阶段基本完成。它主要表现为海关各级部门开发了大量适用部门业务的应用系统,信息化程度高,应用领域广,这也是海关信息化先于其他政府部门的所在。

这些应用系统主要包括在业务操作类和管理类应用、分析类应用以及行政办公类应用方面,已经基本涵盖了操作及管理所需的功能。

在海关业务操作和业务管理功能方面, H2000系统、物流系统、行邮系统以及一部分围绕海关报关单等主题数据库开发的业务管理系统已经基本建成,覆盖了海关的主要业务。

在分析类功能方面,以风险管理平台、关税分析系统为代表,分析类应用初具规模。在行政办公方面,以网应用、HB2004项目为代表,基本满足了各级用户需要。

同时,蔓延阶段存在的突出问题也有显现。主要表现在四个方面。

缺乏项目控制。各单位之间相同功能项目重复开发严重。根据对科技项目管理平台中已备案的650多个项目分析,各直属海关项目中业务功能或通用技术支撑功能重复的项目较多。

缺乏整体规划。主要表现为关区级别项目多,总署集中项目少。

缺乏业务和技术标准。同样功能的代码不一致,具有通用业务功能或者技术功能的代码在不同项目中不一致,甚至是相同项目也存在不一致。

重复冗余信息大量出现。主要表现为海关一些主题数据库中的数据在很多项目中大量重复存在。

控制阶段基本特征

海关的信息化在经历了大规模开发的蔓延阶段后,现阶段符合控制阶段的基本特征。

诺兰认为,控制阶段是对蔓延阶段所产生的成本过渡消耗以及过程失控状态的反映,这一阶段组织信息化方面主要发生两个转变。

项目控制转变―组织内有了项目管理和报告系统,并出现了一些针对项目管理、开发过程、开发方法等方面的规范和标准。

开发思路转变―出现了从管理信息系统到管理数据资源的思想转变。主要原因在于试图通过对数据资源的规划和分析,增加对应用开发计划性、可控性的管理以及对开支的管理。

另外一点,在控制管理的要求下,试图通过应用的灵活性来满足变化。

目前,海关业务和科技部门将项目集中控制管理作为信息化管理的重点,包括采用应用项目集中立项评审、统一管理以及相关业务技术标准的制定等。

制定项目管理规范和使用项目管理工具。

在项目管理方面,通过制定《全国海关科技应用项目管理办法》,将项目立项、资金使用、项目实施过程以及项目建设过程中的文档标准等做了具体规定。

通过项目管理平台系统落实《全国海关科技应用项目管理办法》,有效管理项目建设的可控性,规范项目开发过程。

在项目开发过程上,通过施行CMMI3,使开发过程处于可控状态,从而保证应用质量达到相对稳定的状态。

制定业务、技术规范和标准。各业务司制定《海关业务标准化规范》、业务数据元标准;制定《H2000通关系统软件开发规范》,满足规范海关通关核心业务系统开发的要求等等。

同时,控制阶段存在的典型问题在海关信息化中也比较明显。例如计算机的数量不断增多、已开发的应用系统总是不能满足业务要求而不断调整等。

迈向集成阶段

按照诺兰模型理论,六个阶段又被划分成为两个时期,即计算机时期和信息时期。而集成阶段则是计算机时期和信息时期的分水岭,标志着信息时代的来临。

目前,海关信息化在控制上已经或正在采取战略总体规划、引入企业架构、制定更加具体严格的业务技术标准等举措。这些措施的实施,标志着海关信息化已经开始向集成阶段迈进。

制定战略规划。该阶段的主要举措就是战略规划和资源整合,是进行总体规划的最好时机。总体规划的提出,也预示着这个组织信息化实施方式的改变。战略规划是从上而下的全局统筹,既有国家的宏观发展蓝图,又根据自身政府部门的实际情况制定详细的实施步骤和实现目标,进一步实现政府信息化,实现真正的资源共享平台。

有一种“大集中”的建设思路,即注重顶层设计,统一规划、统一网络、统一平台建设,走集约化、低成本的道路。战略规划也是解决组织内信息孤岛最有效的方法,对各种应用统一规划、标准化,实现互通互连,构建组织信息资源库。

为推进海关信息化建设的要求,科学规划全国海关信息化建设的目标和任务,明确到2010年的发展方向和战略目标,实现海关信息化建设的科学、高效、安全、和谐发展,科技司制定了《海关信息化建设指导方案》。

引入企业架构。企业架构(简称EA)的概念是在企业信息化建设过程中提出来的。企业架构从企业全局的角度将企业管理模式、业务流程、信息资源、信息系统、信息技术创造性地融为一体,并与企业经营、战略目标相结合,指导企业信息化工作。

政府信息化与企业信息化建设有很多相同之处,美国等发达国家的政府,包括美国海关已经引入了EA理论,指导信息化建设。最近,海关总署相关单位正在组织各个海关业务技术专家,并引入HP公司的EA理论,制定《海关技术支撑平台建设指导意见》,完善平台整合思想。

引入控制标准。在开发技术上引入更具体、更严格的控制标准。该阶段要求有进一步的管理控制能力、各种具体的业务和技术标准制定引入以及项目管理能力。除了在形式上进行要求外,还需要对诸如文档的内容、标准的执行等方面进一步完善。例如全国海关信息中心从部门组织的高度对新建项目要求使用“公共组件库”,对项目开发的具体技术提出更为严格的要求和控制,这其实是在开发层面集成的体现。

另外,根据诺兰模型理论,该阶段有一个需要注意的关键点,即用户要求系统的在线能力。随着业务量的扩大,系统用户对系统数据处理效率有更高要求。

这种在线能力:一方面是系统本身的数据处理能力,表现在为满足业务量不断增大的现状,对系统的数据处理能力提出更高要求,从而使得海关核心业务系统硬件和网络不断扩容;另一方面,用户要求有相关的知识系统辅助日常操作层面和管理层面进行快速决策处理能力。例如建立面向现场通关人员提供归类、估价知识系统,对运维人员提供运维知识系统等,以及知识系统同业务操作或者业务管理层面的集成,提高操作层面以及一般管理层面的日常处理效率成为迫切问题。

施诺特模型空间维度的分析

对于施诺特模型在海关信息化的应用,海关作为通关管理的政府部门,应用管理系统一方面要强调效率,提供日常通关等高效服务,另一方面是要强调效力。效力既体现在日常的管理能力,更重要的是为高层提供重要的决策能力。通过这一空间维度思考问题,可以对海关信息化的理解更加全面。

按照施诺特模型,海关信息的资源利用基本处于“形成可存储的有用信息”阶段,以报关单数据为主的分析利用上,开始向第三阶段过渡。

根据科技项目管理平台中的统计数据,在650余个项目中,划分为决策支持类的项目有58个。

经过分析后发现这些决策类的项目有几个特征:从项目分析决策的力度上看,主要功能为查询和对比类的项目居多,深层次进行数据分析、挖掘的项目少;从项目分析决策的适用范围上看,关区级别的项目多,总署级别的少;从项目分析决策的用户上看,面向操作层面用户和中层管理用户的项目多,面向高层决策用户的项目少。

另一方面,以报关单数据为主开发的分析系统具有一定的分析深度,如选择查验、关税分析等系统,表明在海关核心业务数据上开始向施诺特的第三阶段推移。

值得思考的问题

根据诺兰理论,集成阶段是进行整体规划的最佳时期,也是该阶段核心工作,在规划上需要注意两点。

信息化规划需要学习和借鉴先进和成熟的经验。在引入先进信息规划理论的同时,要结合自身特点,并借鉴和学习国外同行业先进和成熟经验。如学习并借鉴美国政府信息化的做法,由注重具体项目、业务与资金配给的专项管理,转向通过引入绩效管理、制定业务规范、明确技术标准而将信息化纳入制度化运行轨道的例行管理。

信息化规划的全面性。在进行规划时要住注重从业务和技术两方面结合考虑,防止把信息化规划片面的理解为信息技术规划。

在施诺特的第二三阶段,需要着重注意三点:继续提高面向操作层面和中层管理层面的业务系统处理效率;结合海关业务实际,开发相应的管理控制系统以及面向高层用户的决策系统;需要加强业务与技术部门紧密的结合,不断提高海关信息资源的利用深度。

通过引入组织信息化发展规律的指导模型―诺兰模型和施诺特模型理论是信息化发展有力的指导工具;按照这两个理论分析结果,海关信息化发展现状和发展趋势与两个理论基本符合。

诺兰模型

上世纪70年代,美国学者理查德・诺兰在深入研究企业信息化技术应用过程的基础上,第一次提出了信息化技术在组织中的通用成长阶段规律:无论对于一个行业,还是对于一个国家或地区来说,信息化大体都要经历初始、蔓延、控制、集成、数据管理和成熟这六个发展阶段,各个阶段之间并非截然分开,也不能超越,因而形成了著名的诺兰模型。作为探索组织信息化自身发展规律的重要工具,该模型可使得决策者清晰地了解组织当前处于哪一生长阶段,对自身发展阶段进行定位,进而根据该阶段特征来指导管理信息系统建设和战略规划。

施诺特模型

诺兰模型主要体现信息技术在组织中的扩散规律,若仅通过时间维度来进行管理信息模式的选择,还有很大的局限性。美国信息技术专家威廉・施诺特从空间维度提出了一个有力的理论工具―四阶段推移说,从而对诺兰模型做了极大的补充。

施诺特模型的核心就是信息在空间维度的推移,随着信息加工的深入,信息的价值被不断地提升,最后成为战胜竞争对手有力的信息武器。此外,施诺特模型不仅强调了信息处理程度的差别在组织经营与管理中具有不同的意义,而且还突出了信息资源管理者(CIO)本身在组织管理信息模式选择中所处的特殊地位和作用。

从施诺特模型中,我们还得到了这样的启示,即现代组织中的信息管理应加强战略信息资源转化为竞争武器的速度和力度。

两模型的指导意义

诺兰模型和施诺特模型指导意义上的普遍性。两个模型都是对组织信息化过程中规律的归纳和总结。虽然有一些历史局限性,但已被证实在一般情形下是与组织的信息化及信息系统的发展历程是相符的。如没有哪个组织可以不经蔓延阶段,就直接进入集成阶段,因为只有当组织内部的IT技术普及,并且发现部门之间各自系统不兼容,系统集成才变成紧迫任务。

诺兰模型和施诺特模型指导意义上的全面性。两个模型分别从时空两个维度对信息化成长阶段进行归纳,符合事物发展的全面性需要。