建立执法信息档案 推进城市管理法治化

[摘要]上海城市管理执法过程中，如何使队员的执法行为通过适当的程序录入信息采集系统，并达到对其执法的责任追究是实现城市管理法治化的重要环节。为保障好的制度条件能真正使城市管理行政执法产生法治化的效果，在调查研究后，我们以现行静安模式为参考，提出了有助于城市管理法治化推进的修正意见，以期能在全国范围内推广应用。

[关键词]执法信息　城市管理　法治化

[作者简介]李媛。上海城市管理学院法政系讲师，城市管理与监察研究中心主任，上海200233

[中图分类号]D92 [文献标识码]A [文章编号]1672-2728(2009)07-0117-04

城市管理行政执法工作开展初期，政府行政权相当大，而它受到的外部约束和控制又很薄弱，带有较浓厚人治色彩。当前，我国已经有了城市管理执法，但这并不必然导致城市管理法治的结果，而当我国法治的框架确立以后，也决不意味着城市管理执法一定是符合法治精神的，同样存在人治的行政执法与法治的行政执法两种可能性。因此，我们需要将城市管理执法牵引到法治的方向，沿着法治的轨道运行，城市管理执法信息档案建设就是推进执法法治化的重要环节。

一、执法信息档案建立的必要性

城市管理综合执法是行政体制改革后的一项新工作，由于工作内容广杂，个别领域工作难度相对较大，且无固定模式可循，所以执法人员容易出现“拖、跟、怕”的情况。“拖”即拖延办案；“跟”即跟在其他队员后面工作；“怕”即工作畏难情绪重，怕出错怕做事。考核的不够细化和明确，使“大锅饭”现象明显，因此，建立一线执法队员执法信息档案，激发队员的工作积极性势在必行。

执法档案的建设能约束“混、畏难、不会干”的工作现象。“混”指到岗但不尽责；“畏难”指怕做事；“不会于”一种情况是全面懂但是做不专做不出成绩，另一种情况是什么都不懂也什么都不专。人的惰性是难免的，如何来激励和约束就要看我们的制度设计。执法信息档案的建设能明确记录每个队员的工作量，并能从一定程度上反映队员的工作实效，每月公布一次队员个人执法信息，工作量的数据化能使积极工作的队员得到肯定，也能使消极工作的队员得到激励，这样不但能打破工作的“大锅饭”，还能打破责任承担的“大锅饭”。

执法档案的建设为考核提供依据，为个人档案建设提供便利。队员执法信息档案的建设使执法量化，能增加工作考核的可比性，工作实效的评价也能为上级考核提供参考，同时也能为执法队员个人档案建设提供便利。

执法档案的建设能为日常执法工作和人才培养提供指引。执法信息档案记录的执法信息能收集反映队员处理的各种案件类型，如此一来，各分队及大队能掌握辖区队员擅长的案件类型，一方面能在日常工作中根据各队员的长处优化小组人员组合，另一方面能辨识各队员的工作短处，使定期培训针对性更明显。

二、静安区城市管理执法信息档案建设基本概况

静安区城市管理行政执法信息档案(以下简称执法信息档案)，由区大队监察科(办案组)负责该档案的日常工作。

2003年静安城管大队开始文书统计资料的收集，执法信息档案是在此基础上逐步调整和完善的；随着城管大队工作的大力推进，2005年为充分调动区城管队员工作积极性，开始着手对执法信息档案的系统建设；2006年二三月相继制订《执法信息档案工作流程(2006年度征询意见稿)》和《上海市静安区城市管理监察大队关于建立城市管理行政执法信息档案工作的方案(意见征询稿)》；在工作流程和工作方案的指导下，2006年第四季度该项工作在全区全面铺开。截至2008年3月，静安区城管大队一线队员执法信息档案建设覆盖率已达100％。

三、执法信息档案的基本内容

结合实地调研资料分析后，笔者认为执法信息档案应主要收集三方面数据：案件基本情况、违章当事人基本情况和队员执法基本情况。

1　案件基本情况。记录五项内容：案件类型、查处日期、罚款金额、到账日期、记账月份。其中案件类型分一般程序案件和简易程序案件记录。一般程序案件基本记录信息包括整改单号、流水号和决定书号；简易程序案件基本记录信息包括整改单号、决定书号和收据号。

2　违章当事人基本情况。记录两项内容：违章性质、单独整改。填写违章当事人的单位(个人)名称，违章发生地点、违章的性质、整改情况。如对违章当事人仅给予教育并责令整改的行政行为，应当完整填写本项目，以此反映当天的工作情况，单独整改栏目中应当准确填写发放的整改通知书序列号码。

3　队员执法工作情况。记录六项内容：岗位、案件主办、案件协办、文书质量、分队督察、大队督察。

(1)案件主办和协办：1)根据每一起教育、查处的违章案件，如实记录案件的主办人员和协办人员，填写时应填写队员的全名。2)制作简易程序案件时，当场行政处罚书署名第一位的队员为案件主办，其他为案件协办人员。制作一般程序案件时，立案报告上署名的第一位队员为案件主办，其他人员为案件协办人员。3)案件主办为第一责任人，进行月度考评和年终考评时享有对等的权利和义务。

(2)文书质量：由大队监察科、大队督察组填写，准确填写每一起案件的奖(扣)分总数，内容包括文书制作情况、程序规范和法律适用情况、案件回访情况等。

(3)分队督察：各分队根据每位队员工作岗位职责，以道路实效、队容队纪等为内容，对每位队员的工作情况进行督察，根据大队考核要求，将督察情况对照扣(奖)分标准，确定每位队员每日实效考核奖(扣)分数情况，如实填写入统计表内。

(4)大队督察：根据每日督察情况，以分队为单位，对照每位队员的岗位职责，确定扣(奖)分数。

四、执法信息档案工作流程设计

1　分队队员完成每日执法任务、分队督察员在完成当天督察工作后，完成执法报表、勤务手册和督察记录工作。在结束当天工作前将相关报表汇总至分队统一的收发文件箱内。

2　分队内勤在每日10时前将前一个工作日内各类执法数据进行汇总并填写入《城市管理执法信息档案统计表》内，连同案件材料11时前报送大队监察科。

3　大队监察科在收到分队上报的《城市管理执法信息档案统计表》和案件材料后，及时进行审核。发现有不符合要求的案件和不完整的执法信息，将案件退回并责成分队将执法信息补充完整。

4　大队监察科每日10时30分前将前一个工作日分队上报的案件进行审查，发现问题的，及时记录并将奖(扣)分情况准确填写人《城市管理执法信息档案统计表》内。

5　大队监察科每日16时前完成前一个工作日各分队的执法数据的统计和汇总工作。

6　每月10日前，大队监察科作出前一个月的

分队月度执法信息汇总表。

在实地调研总结后，笔者梳理了执法信息档案建立全过程的简明流程图，详见图1。

五、执法信息档案建设的评价及发展建议

1　评价。静安区执法信息档案经过近几年的发展，在执法数据的明细化方面取得了较大成果，它将从前以分队为单位的月汇总数据和年汇总数据的要求。细化到了以分队每位队员为单位的数据汇总，这是一大进步，虽然数据采集的细化增加了相关部门的工作量，但从实效看，执法信息档案的建立利远大于弊。执法信息档案数据的记录和分析中，能以客观数据展示：

(1)每个队员的工作总量、该队员每类案件的总量、该队员处罚金额总量、该队员承担主要责任的案件数量、该队员文书制作能力，以上数据综合能侧面折射出该队员案件处理实效、业务长短处。

(2)分队管理区域内各类案件的总量和数量比，区域内多发何类案件，何类案件集中或多发于哪些街道、门牌号，何类案件频发于某几个或某类人员都一目了然，分队领导对本区域内的管理重点清晰，便于针对各类案件具体情况实施重点整治。

(3)大队根据分队汇总的执法数据能更细化地掌握住本区各分队、各分队队员工作的现状，便于更好的业务管理和推进。

(4)上报市局的数据有底可查，并能实现快速、准确率较高的上报。

据静安区大队反映，档案的建立使大队准确、全面地掌握本区城市管理行政执法业务工作，并能为大队领导的决策提供良好、可靠的参考。分队负责人员和队员反映，档案的建立虽增加了工作量，但操作规范化，实效明显；查档案就能清楚每个队员的业务量和业务长处，及本管理区域案件多发类型和地段，为分队整体性工作提供指引。队员对档案记录的数据态度肯定，对信息档案记录个人执法信息无异议，分队内定期公布队员执法信息能起到自省、自警之用，形成良性竞争，也为考核奠定了群众肯定基础。

2　存在的问题。执法信息档案发展推进过程中，虽然取得了一定成效，但是问题随着实际操作需要的发展仍显现出来。

信息档案数据收集实施前制定了两套表格供选，两套表格各有千秋。最后选择适用按照一般程序和简易程序分类，并记录当事人情况和队员情况的表格，另一套表格是记录管理区域内道路实效情况和文书质量情况的相关内容。两套表格虽均具有不同数据采集的优势，单一套的表格使用容易使数据采集具局部性。

突击性、阶段性工作开展时信息记录具有一定难度。为跨区域重大活动的需要，或者本区域整体管理的需要，各街道分队常常会出现突击性和阶段性的执法活动，如吴江路整治、夜排档等专项整治联合行动，对于类似执法活动在执法信息档案的数据记录中目前各街道分队有自己不同的处理方式，出现此情况的原因也是由于突击性、阶段性工作开展时可能跨越了执法区域、案件主办和协办无法区分、或者内容仅为协助其他行政主管部门的工作，按照执法信息档案目前的规范要求，该类活动记录具一定难度。

受限于区域内各街道分队硬件建设步伐的些许差异，个别街道分队数据的整理和传递相对具有滞后性。个别分队已经或者刚刚实现计算机网络连接。个别分队硬件配备跟不上，网络也没有连通，日数据的记录和报送人工耗费较大，数据的传递送达滞后。

3　进一步发展的建议。静安区执法信息档案的建设是推进执法法治化的良好尝试。实践已初显优势，笔者通过对全区实施情况的考察，认为其有利于城管执法的发展，是值得在全市和全国铺开的执法建设内容。笔者对执法信息档案的进一步发展提出如下建议，以期能抛砖引玉。

(1)适当前移执法信息档案数据采集规范化的关口。执法信息档案是以表格的形式记录执法信息，各分队按照大队下发的统一格式和记载内容要求进行采集，采集工作一般由分队内勤来完成。目前各分队实际工作中，如前述“简要流程图”所示，内勤在输入日数据到大队规范的执法档案表格之前，先由各分队内勤核查、记录日数据。内勤核查、记录日数据方法多样。各分队一般都有一套自己的记录内容和记录方式，执法信息档案建设工作开展较好的分队记录非常详实，可查阅项较全面，记录保存量大。建议执法信息档案工作的铺开过程能更具前瞻性，将信息数据采集规范化的关口适当前移至内勤记录日数据，以更有利于后续问题的处理。

(2)统一突击性、阶段性活动在信息档案中的记录口径。各分队根据分队情况对此类活动的处理固然行得通，但每个分队因处理标准的差异出现的信息数据差异，上报到大队就会造成数据的缺失而有损公平。建议在执法信息档案建设铺开之前，试点区大队能在全面了解各分队处理此类数据方式的基础上，汲取好的经验和方法，就这类数据如何记录到信息档案的标准上给出一个合理的处理口径，完全的“一刀切”只能在短期内解决某些问题，而长期则容易导致更多新问题的繁衍，因此处理口径的选择原则性不可失，灵活性也需兼顾。

(3)设法增强执法信息档案建设发展的研究力量。调研过程中普遍反映，由于城市管理综合执法工作担子重、责任大，执法信息档案建设工作又需要我们不断完善，其后续发展还需要时间来探索。目前虽然有些问题我们已经意识到了，也在积极寻觅对策解决，但由于各方面因素的影响。执法信息档案建设的研究力量远远不足，建议设法适当充实执法信息档案建设发展的研究力量。

[参考文献]

[1]《执法信息档案工作流程(2006年度征询意见稿)》。

[2]《上海市静安区城市管理监察大队关于建立城市管理行政执法信息档案工作的方案(意见征询稿)》。