图档管理系统的开发分析

摘要：该文主要讲述了信息化建设之图档管理系统的基本概念，针对我公司图档管理情况提出详细的功能及性能要求，详细阐述图档管理的计算机控制及网络管理模式。

关键词：信息化；图档管理；系统设计；系统性能

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）03-0525-03

1 图档管理系统概述

我公司图档管理信息系统的建设是公司在创建具有EPC总承包能力和经营模式市场化、项目管理科学化、业务范围多元化、技术装备现代化的国际型工程公司战略目标的大背景下提出的。通过信息化的手段和现代管理的结合实现资源优化配置、提高工作效率、降低管理成本、企业效益最大化，确保我公司企业信息化建设走向成功。

图档管理系统作为公司信息化建设过程“综合信息管理信息系统”的一个重要组成部分，是与设计管理系统正常运行的重要组成部分，还与其它业务系统有着一定的联系，所以图档管理系统是在这样的背景下提出的。

本系统将实现公司档案相关业务内容的信息化管理，实施过程中，将以档案管理的实际需求和个性化需求为核心，建立一套与其它业务信息化系统高度集成的、共享程度高的、与现有系统相互补充的图档管理系统。主要针对设计项目管理的设计成品、相关设计图文的档案信息维护、查询、借阅利用、作废、销毁的功能，并与设计项目管理模块集成，实现电子文件的快速、自动归档。实现项目信息的及时沟通、实现交换和共享，以及异地协同工作。

1.1系统范围

本系统建设涉及到的业务内容如图1。

1.2系统功能概述

图档管理系统的主要功能是完成技术档案、工程总承档案、文书档案、图书的收集、验收、归档、利用，以及财务档案库的管理。

1） 系统能够实现

① 管理各种电子档案和实物档案（图纸、文书档案、图书等）；

②网上查询检索和网上电子档案借阅。为用户提供各种查询档案文件的方法，如：工程项目、专业、设计阶段等查询。用户在查询的同时可以安全地浏览电子文档，对电子文档能够进行网络借阅；

③ 蓝图底图整编、蓝底图验收、借阅等档案业务工作，通过网络完成各业务之间的信息传递；

④利用数据库信息打印蓝底图帐、检索卡等；

⑤整编、蓝图、底图月及年工作量和档案统计工作；

2） 开发工具的选择与要求

开发平台：微软DOTNET开发平台。

开发语言：系统采用C#、、Javascript作为系统开发的主要编程语言。数据库：SQLSERVER2005 。

3 图档管理系统性能要求分析

3.1 系统处理的及时性要求

对于系统的及时性能应该从以下几方面考虑，达到相应的要求：

1）对事务响应时间的要求。

2）页面响应速度的要求，这是用户使用过程中最关心的问题，应该保证页面响应速度小于等于5秒。

3）吞吐量：对视图查询和普通页面查询都达到的一定的要求。

4）并发用户数：分别按登录用户，在线用户，同时发送请求的用户，能够达到不同的要求。

3.2 系统易用性要求

系统可用性要求包括以下几个方面：

1）提供相应培训，在线帮助及使用说明。

2）和设计流程统一界面风格，使大家操作和使用方便。

3） 到期提醒功能；对图档人员及时应该完成的工作给予必要的提醒。

4）对用户必填的关键数据记录要用黄色突出标记。

5）数据删除或修改给予必要的提醒。

6）针对不同的用户操作习惯和操作层次不同，分别设置的权限。

7）对于关键的流程，如主流程，避免用户因为误操作导致的流程丢失，应建立相应的事务回滚机制。

8）如果一个功能需要多步骤完成，需要通过向导的方式完成。

9）可修改性；对于新增、修改、删除等功能或特性引起的工作量，需要达到一定标准。

10）保证平均无故障时间；故障检测时间和故障的恢复时间做相应的要求。

3.3 系统健壮性要求

健壮性，是指软件对于规范要求以外的输入情况的处理能力。本系统中，对于任一情况发生的故障，保证系统不能崩溃，应该给出相应提示及恢复解决的办法。

4 系统功能特点分析

4.1 系统实用性

该系统的建设以满足档案馆和其他业务部门真正需要的需求为出发点，以简洁实用为目标。能为我公司设计项目管理的设计成品、相关设计图文的档案提供高效的服务，提供信息维护、查询、统计、分析、借阅利用、作废、销毁的功能，并与设计项目管理模块集成，实现电子文件的快速、自动归档，为我公司带来良好的效益。

主要满足以下几大实用功能：

1）项目归档

项目全部完成后，项目设计过程中产生的所有文件要进行归档。首先，针对各专业的设计进行输出，之后指定人员进行项目的归档工作。归档过程中，指定人员要检查设计文件是否齐全，之后系统会生成归档清单，填写归档信息，标识该工程已经完成。

2）图档查询

用户可以根据图档属性查找要需要的资料，如图框中的图名、图号、版本、时间、绘图者等等；系统还应提供精确查询和模糊查询两种方式，以及多图浏览等功能，以满足不同的用户需求；系统不仅要求快速响应，还应具有较好的查准率和查全率。

3）自动统计报表

系统提供自动统计报表的功能。用户对任何想统计的文件夹模块都可以快速的自动输出完整的报表。同时，用户还可以根据自己的需要选择要输出的表格栏位。

4）图文、实物建档

系统应提供针对电子图文和实物的建档管理。电子图文管理包括归档的图档、文件，以及用户输入的文件。实物管理包括图书管理、标准规范管理、期刊管理以及科技情报管理等方面的综合信息管理。用户可以方便利用原有的资料或简单输入工作，建立一个全面的档案资料库，管理企业的电子图文档、物品、蓝图等资料。

5）借阅管理

系统应提供完善的借阅、归还、删除等操作，灵活的查询、输出、打印等功能，方便快捷的统计汇总功能，以及保存图档借阅历史记录；并提供具有访问权限的人员的电子图档的下载功能。

6）设计过程直接与CAD集成

①登录方式集成：在CAD集成系统登陆，登陆后，可直接进入Web系统；

②与CAD进行无缝集成，在CAD中集成Web系统的任务，根据设计人UserId获取到设计任务（含设计变更任务），在CAD中选择对应任务直接上传图纸（可批量上传、也可直接在CAD中选择本地其他类型的文件上传）；

③当选择对应任务进行设计绘图时，系统可自动填充写入图纸属性、图纸条形码、电子签名等；在上传/提交图纸时，根据任务对应信息检测并验证图签相关信息。

4.2 系统的集成性

实现系统和其它业务系统（设计管理、市场经营等系统）高度集成，这样才能真正实现生产和管理的一体化。

4.3 系统和数据的共享性

系统不断提供给档案馆的业务管理人员实现日常的信息管理，同时也能通过的一定的权限授予其它部门业务管理人员、个人，使他们能够维护、利用（查询、统计）他们经常需要的数据，减轻档案馆相关管理人员的工作量。

4.4 系统和数据的准确性

系统应符合我公司的实际生产模式和管理模式，做到量体裁衣、量身定做，才能最大的为我们企业服务，并为我公司提供真正便利的网络化工作环境。由于图档管理系统的数据录入功能对于整个系统的功能和性能完成举足轻重。在系统开发过程中，必须采用一定的方法保证系统的准确性。

4.5 系统的开放性和系统的可扩充性

图档管理系统在开发过程中，应该充分考虑以后的可扩充性。由于如今企业面临的市场高速变化，企业的业务模式、管理模式也相应变化。所以保证系统的可扩展性非常有必要，从而保证系统的灵活性。我们还可以在这个系统的基础上开发新的应用，所以系统具备一定的开放性和扩展性才能够满足图档管理业务不断提升、变化的需要。

4.6 系统的安全性

在工程设计单位，知识就是财富。保证我们设计单位的各种信息的安全是非常重要的，图档资料是工程设计人员的心血，也是我们企业最重要的资源，所以系统的安全性尤为重要。

4.7 系统的稳定性

当我们使用图档管理系统进行生产、管理的时候，保证系统的稳定性是非常必要的，一个稳定的系统，才能保证我们单位工作的正常运作。

4.8 系统的规则性

图档管理系统的重点就是“档案管理”和“网络信息化技术”这俩个方面，怎么有机结合是重点，所以必须建立一套相关的规则，才能更好地使用系统。为保证图档管理系统的顺利运行，建立以下编码应用规则：工程信息代码、编码规则；工程设计档案编码规则；WBS编码规则；CAD制图标准规则；通用计算机标准规则；数据库管理规则；图档查询授权规则；系统管理、开发及安全备份规则。

5 系统接口描述

该平台是一个我公司综合管理信息系统的一个模块，和我公司目前正在运行的设计流程管理使用统一的应用框架，统一的接

口，统一的底层数据库，采用了统一的定制工具，如流程定制，表单定制，界面定制，参数定制，而且风格也一样，基础数据可以通用，增加了大家的可适应性。这保证了图档模块、经营模块、办公OA等模块在数据、流程和应用上可以无缝集成，用同一登录界面，风格和操作方法完全一致，我们后续还可以根据自己的实际需求分阶段部署不同的应用，为我们二次开发提供接口。

6 结束语

通过以上的综合分析，图档管理的建设，能实现我公司档案馆相关业务内容的信息化管理，可以建立一套与其它业务信息化系统高度集成的、共享程度高的、与现有系统相互补充的管理系统，可以大大提高档案馆的工作效率，与设计流程管理系统相辅相承，共同加快我公司信息化管理的进程。

参考文献：

[1] 张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005.

[2] 王秀英.SQL Server 2005实用教程[M].北京：清华大学出版社，2010.

[3] 张海藩.软件工程导论[M].3版，北京：清华大学出版社，2000.

[4] 薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设（21世纪档案信息化管理系列教材） [M].北京：机械工业出版社，2006.