人性化、高效率—浅谈办公室综合管理

【摘要】综合管理工作具有承上启下的工作性质，促进各部门间相互协调的重要工作之一，对整个单位的运行有着重要的地位。本文通过对办公室工作的分析，对人性化、高效率办公室综合管理进行解读，指出了办公室中存在的一些问题，并提出一些解决方案，对办公室综合管理工作有一定的借鉴意义。

【关键词】办公室；管理；高效率；人性化

1、前言

办公室综合管理工作，对一个单位中各项事务都有着重要的纽带作用，是整个体系运作的剂，能够有效促进一个整体的统一性和运转的流畅性。对于办公室管理，在长期以来所形成的办公室文化中已经形成一个较为完整的体系，但对于现在日息万变的外部条件下，综合管理文化也应与当今社会相适应。

作为一名办公室综合管理人员，对办公室的各项管理工作应当有一定的了解和掌握，通过对运行过程中产生的各种问题分析研究，不难看出，综合管理的高效率对于办公室的工作有着重要的推动效应，而综合管理的人性化对于办公室中的人员起着重要的调节作用。

2、综合管理工作实施人性化管理的作用

2.1能够提高服务意识，增强服务的主动性

综合管理的人性化，就是在工作中以人为本，以人作为出发点，充分考虑人在工作中的作用和感受。由于综合管理是在一项与人和事同时接触的工作，这就要求综合管理工作人员对于人需要有足够的热情，让相互间能够顺利接受，对于事要做到面面俱到，注重细节的把握。通过和人的接触，对于提高服务意识的作用尤其巨大，人性化综合管理下的办公室能够对于办公室中的人对待彼此有一颗相互理解的心，在人性化管理的体制下，能够使得工作人员对于彼此作也能够有足够的耐心，能够从小事入手，能够从人的角度入手，这就从人的层面对服务意识有所提高，主动进行对彼此服务工作。

这种服务意识的提高，对于人性管理制度的有效完成也是有重大促进作用的，通过提高综合管理人员的服务意识，增强服务的主动性，会在办公室成员之间形成一种相互关怀的气氛，对于人性化管理制度可以在人心中形成一个根深蒂固的思想体系，从而对综合管理体系构成有效的促进作用，对体系中各项工作的顺利开展起到良好的作用。因此，人性化管理对于办公室中服务意识的提高有着重要的相互作用。

2.2增进团结合作，形成团队效应

人性化管理中重要的一个部分就是相互协作，通过相互协作实现集体效应，从而从根本上提高综合管理的管理效应。综合管理中各项事务往往是由多个部门，在多个工作人员的共同作用下完成的，通过各部门各成员的集体协作，来保证各项工作的有序进行。而这一特点最核心的部分在于相互间的团结协作。这种协作关系的建立，往往需要各个成员间的相互配合和沟通。综合管理人员之间相互沟通的有效性决定着办公室工作能否够顺利进行，以实现对综合管理中各项事务的完成。人性化管理就是员间能够相互了解，相互促进，进行有效沟通，以实现形成统一整体的目的。这一目的实现正式对单位中一加一大于二的具体实施过程。

具体而言，在人性化管理的框架下，形成一个有效的相互信息传递链，对于相互间的消息能够在最短的时间内得知。此外，对于成员间自身的人际关系也能有效改善，对每个成员能够从多方面有所了解，从而对其本身的情况能够形成一个完整的了解，了解每个成员各自的优缺点，从而在任务安排上能够做到知根知底，面面俱到。

2.3提高个人修养，养成终生学习习惯

现代社会的竞争压力日益增加，社会变革也日新月异，在这样巨大的变化下，对综合管理成员的要求也在不断提高。个人的修养情况在综合管理运作过程中越来越起到重要地位，对公司整体的发展也越来越关键。在这样的情况下，人性化管理的作用就自然而然突显出来。人性化管理的框架就是以人为主要出发点，这不仅是以人的感受为出发点，更重要的是以人的作用的充分考虑。人的作用的根本决定因素是个人修养，这就包括了人的个人先天能力和后天能力。先天能力是与生俱来的，后天难以改变，对于大多数人来讲，先天能力往往差别不大，正常人在先天能力上不会形成明显优势。后天能力是人在成长和学习过程中不断形成的，是可以通过学习来提高的一种能力。这种能力往往是人与人之间形成巨大差别的根本原因，也是团队核心竞争力的重要指标，也是团队建设的重要因素之一。

通过人性化管理，可以在团队内形成终身学习的习惯，从成员被动的学习和提高过程中有所升华，形成主动的，有效的学习机制。具体来讲，就是在管理初期对成员的个人能力提高进行引导，对成员的主动学习进行鼓励。通过长时间的引导和促进，使成员能够在具体工作过程中形成主动学习的意识和能力，能养成一个终身学习的习惯。从而增加团队的核心竞争力。

2.4协调人际关系，消除相互误会

综合管理工作的顺利开展，除了各成员在工作中的作用外，还有一点十分重要，那就是对办公室成员间人际关系的处理。人性化管理的一项重要内容就是处理成员的人际关系，使人与人之间能够形成一个相互体谅，相互了解的和谐关系，从各个方面对成员的相互协作有所促进。人与人之间的人际关系对工作的影响往往是微妙而巨大的。成员间的人际关系能够对工作和相互的配合能够起到极大的促进作用，而在处理不当时，也能成为一项不可忽视的因素。

人性化管理就是对各个成员能够有所了解，从各个成员本身出发，在管理和做事方面有效配置成员，对有问题的成员及时进行沟通了解，通过相互认知，相互交流，消除相互间的误会，构成和谐的人际关系，在工作中能够形成一个完整的整体。

3、综合管理高效率管理的作用

3.1注重监督作用，保证工作落实完成

综合管理工作往往要处理多方面工作，具体工作较为琐碎，涉及到方方面面的内容，这就更加要求对工作的具体落实。高效管理就是要将综合管理中各项工作能够在具体实施层面负责到人，通过对具体工作的合理分工，来对各项工作高效完成，在有限的时间内完成更多的工作。高效率的管理，对于这一点来讲尤为重要，通过高效的，自上而下的负责制度，通过对工作的合理安排，能够实现每个人发挥其最大的特长，创造最大的价值。

而这种高效率管理方式，在对工作落实的促进作用方面能够从横向和纵向都起到促进作用。在纵向方面，通过对具体工作的层层分工，在每一级成员内对工作都有一个具体的实施方案，目标明确，任务清晰，在完成时能够具有高度的专一性。在横向方面，通过高效率管理，将任务分配明确，任务中的各个部分都有专人完成，相互协作能力强，完成上不会存在相互等待的空窗期，也不会因任务不明确而造成相互间任务完成上的冲突。

3.2利用先进手段，提高办事效率

随着科学技术的不断发展，尤其是计算机技术的不断普及，使得计算机成为综合管理工作开展的重要工具，对综合管理工作中的各项内容都能有极大的促进作用。随着近年来环境问题的日益突出，无纸化办公也成为当今社会的迫切需要，无纸化办公不仅对环保有很大的促进作用，对单位降低运营成本也有着很大的作用。因此，高效率综合管理通过对先进技术的使用，在办公室形成以计算机为平台，通过专业办公系统，利用办公网络而建立的高效办公体系。

此外，信息技术的不断发展对综合管理工作的促进也起着至关重要的影响作用。高效率综合管理借助现代信息技术，利用移动通信技术，广泛覆盖的网络技术以及内部电话系统，对办公室中的各项工作在工作地点上实现极大的解放，对办公室间的信息传递能够实现高效，准确送达，从而提高综合管理效率。

3.3精细化管理，强调细节

细节决定成败，综合管理中的许多内容都是取决于对细节的处理，而整个办公系统也是有一个个细节所组成的。高效率的综合管理能够在细节上对综合管理和运行工作进行完善，对综合管理中的各项工作有所促进，消除影响工作的各项因素。

具体而言，精细化管理就是在具体工作中，把握细节，对工作中的每一处小事能够准确把握，不放过任何小的差错。大处落笔，小处着眼，将工作中的每一个环节做好，提高综合管理能力，大幅改善工作效率。

3.4形成有效机制，实现自动办公

完善的体质对于高效综合管理来讲也是至关重要的，是高效率综合管理的一项重要工作。对于任何管理工作而言，都需要一个高效机制来保证，这不仅是对综合管理中各项事务处理方面能有一个指导，更重要的是对综合管理中的具体工作的准绳，规范办公室中各种的处置方法，在办公室中形成一个统一的思路和想法。

通过高效管理有效机制的建立，在综合管理过程中，对成员进行有效的指导和约束，从而在成员中形成一种特有的思想和办公室文化，从而实现能够自觉完成各项工作，实现自动办公。

4、办公室管理存在的问题

4.1管理思想偏激

在长期以来形成的管理思想的影响下，在现代综合管理过程中仍有一下思想是处于落后状态，不能适应现代综合管理工作。在具体的工作过程中，往往存在一下偏激的管理思想。一些单位为突出自我，在实际工作中盲目制定工作目标，远远脱离实际，往往会造成目标要求过高，实现过程中困难巨大，难以完成。这就会对工作人员你的工作热情造成极大影响，严重打击工作人员工作积极性。而还有一些单位将工作目标制定过低，能在短时间内完成，这就造成工作人员工作拖沓，效率降低，久而久之，形成惰性。

4.2信息传递效率低

综合管理过程中的信息的传递是通过一层层的传递进行传达的，这就会造成信息的传递效率低下，信息传递的准确性也相应降低。具体而言，办公室间传递过程中，往往是通过一个部门向另一个部门以书面材料形式传递，这种传递方式落后，且效率低下，无论是对办公资源还是对人力资源都是一种浪费。而在上下级之间的传递往往需要一层层的专人筛选，不仅浪费人力，在时间效率上也难以保证。

4.3管理体制落后

综合管理体制是综合管理的一项准绳和指导思想，是一项随着综合管理水平不断成长，并不断改变的，与时俱进的系统。他在整个综合管理过程中是具有决定性作用，而一些单位在综合管理体制上墨守成规，未能与时俱进，造成了员工工作上的困难，并在一些新生事务上难以处理，严重影响了综合管理效率。

5、构建人性化、高效率的办公室综合管理

5.1形成有效制度，规范日常工作

构建人性化、高效率的办公室综合管理体系，对日常工作需要有一个高度统一的有效制度，在整个综合管理系统中能够通过这个制度来规范日常工作，并促进工作的进行。

首先是要形成有效的会议制度。会议是日常中作中所必不可少的交流方式，通过定期和不定期的会议，来反应办公室的工作状况和布置工作内容。而在传统的办公室会议过程中，往往是会议内容空泛，会议耗时长，灵活性差。因此，高效的综合管理就是要通过提高会议效率，完善会议内容，并在会议的举行时间上能够灵活处理，能够在必要时及时开展工作会议，对下一步工作进行安排，对遇到的困难进行处理。

其次是简历有效的沟通机制。综合管理的效率体现在信息的传递上，传统的办公室管理体系中，上下层之间信息传递效率往往较慢，经常造成实施层和决策层的交流不畅，造成相互间的不了解，从而使工作的安排和实施出现问题。例如文件各种通知的时候可以在办公网进行，待办时使用手机短信通知，从而提高办事效率。建立有效的沟通机制就是要建立一个完善的信息传递系统，各层间可以有效传递信息，提高信息传递效率，并能够准确送达有用信息，实现相互了解，相互沟通，形成高效率、人性化管理。

最后是保密制度的建立。保密工作是综合管理工作中一项不可缺少的部分，保密工作直接关系到整个单位的经济利益和各项工作的开展。在具体工作方面而言，通过对办公室中需要保密的材料进行专人专管，对办公室人员进行定期保密培训，形成一个责任鲜明、高效的保密机制。

5.2强调以人为本，做到人性化管理

人性化的综合管理是现代办公室管理的重要思想，也在长期的实践中得到证实，是一种行之有效的管理方式，能够对综合事务实现有效的促进作用。强调以人为本，就是在综合管理日常工作中从人的角度出发。

一是要增加对办公室成员的人文关怀。通过对办公室工作环境的改善，从外部环境中影响工作人员的工作情绪，对工作人员的工作舒适度以及工作时的心情进行改善，从而使工作人员能够乐观积极工作。

二是要形成有效的奖惩机制。从工作人员自身出发，以工作人员自身的利益为标准，对工作人员进行目的明确，赏罚分明的奖惩机制。对于这一机制的建立，不仅要从人性化的角度出发对工作人员进行奖励，更重要的是从人性化的角度出发对工作人员进行惩罚。这就要求在制定制度是充分考虑到实际情况，以实现对工作人员的规范教育。

6、总结

总而言之，人性化、高效率的综合管理思路是一种与时俱进的，适应时展的先进管理思路。通过人性化的综合管理，可以极大地促进工作人员的工作积极性，是工作人员得到适当的人文关怀，感到温暖。通过高效率的综合管理能够实现提高综合管理工作能力，提升整体办事效率，更好更多的完成工作。

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