工程项目索赔管理

摘要：工程索赔是工程建设市场上承包商保护自身正当利益，弥补工程损失与提高经济效益的重要手段，许多工程项目通过成功的索赔能使增加的工程收入达到工程造价的10%--20%，有许多工程的索赔甚至超过了工程合同额本身，“中标靠低价，利润靠索赔”是国际、国内许多成功承包商的经验总结。关键词：工程索赔；索赔管理

中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：

1、关于索赔的定义，在LONGMAN(朗文)词典里是这样解释的：“索赔作为合法的所有者，根据自己的权利提出的有关某一资格、财产、金钱等方面的要求”。对于施工索赔来讲，即允许工程承包商获得不是由承包商原因而造成的损失。即是指维护施工合同签约者的合法权益的一种根本性管理措施，即对于施工合同的双方来说，索赔是维护双方合法利益的权利，它同各合同条件中双方的合同责任一样，构成严密的合同制约关系。

2、国内工程建设企业大多缺乏索赔意识，对索赔认识存在差距。多年来，国内工程项目也经常发生索赔现象，只是方式较简单，俗称“追加预算”，虽然也是要求对方补偿，但却是传统计划经济的运作模式，其实质不同。笔者收集并整理多本参考文献，综合总结了当今索赔工作存在的不足；索赔产生的主要原因；索赔的关键点；索赔应遵循的基本原则；索赔应遵守的重要程序以及采取的必要策略，继而希望对我公司乃至整个行业的发展做出微薄的贡献。

2.1、索赔工作存在的不足

当前，国内工程建设企业因其专业性强、封闭管理等行业特点，业主、承包商和监理大多没有充分体会到索赔是保护自身合法利益、约束各方履行合同、承担责任风险的重要手段，以至不能合理运用索赔来保护自己。主要表现在以下方面：

2.1.1、对索赔的概念存在模糊甚至错误的认识

索赔并不是无理要求，而是用合同来保护自己合法权益、降低风险的一种手段，索赔的性质属于经济补偿行为，不是一种惩罚。即使通过调解和协商谈判没能得到解决而提交仲裁来裁决，也是一种遵守条约的正当行为，其实通过法律途径来解决索赔引起的争端，正是将条约和维护合同的权利置于法律的保护之下。 2.1.2、对索赔的时限和索赔证据管理不充足

国际上通用的FIDIC合同条件对于索赔的时限有明确的规定，在索赔事件发生28天内，必须发出索赔要求，如果超过了这个时限，损失方对于该事件就丧失的索赔的机会，同时要求索赔事由必须有证据支持，证据必须真实、全面和及时。如果证据未能满足上述条件，索赔要求就很难被满足。2.1.3、索赔专门人才缺乏

索赔既是一门科学，也是一门艺术。参与索赔管理的工作人员既要熟悉有关法律的规定和各种条例，又要具有丰富的施工管理经验，能够全面掌握施工的各个环节，同时还需要具备一定的财会贸易、公共关系等多方面的知识，这样才会有理有据。我国现有施工企业，人才知识结构不合理，懂法律法规和经济管理的人才缺乏。

2.2、索赔产生的主要原因 对公路桥梁承包项目来说，产生工程索赔的原因多种多样，主要有以下几方面：

2.2.1、工程项目的特殊性

现代工程规模大、技术性强、投资额度大、工期长、材料设备价格变化快，使得工程项目在实施过程中存在许多不确定因素。而工程合同必须在工程开始时签订，合同双方绝不可能对项目中遇到的所有问题都作出合理的预见和规定，而且业主在实施过程中会有许多新的决策，这一切都会使合同变更更为繁琐。然而合同变更必然导致项目工期和成本的变化，这是索赔产生的主要原因之一。2.2.2、工程项目外部环境的复杂性和多变性

工程项目的技术环境、经济环境、法律环境的变化，也是索赔产生的原因之一。如地址条件变化、材料价格变化、货币贬值、国家政策、法律法规变化会对工程实施过程产生影响，使工程的计划实施过程与实际情况不一致，导致工程工期和费用的变化。

2.2.3、参与建设主体的多元化 由于工程参与单位多，一个项目往往会有业主、总承包、监理工程师、分包商、指定材料供应商等众多参与单位，各方面的技术、经济关系错综复杂，相互联系又相互影响，只要一方失误，不仅会造成自己的损失，而且会影响其他合作者，造成他人损失，形成复杂的经济纠纷，进而导致索赔和争执。

2.2.4、工程合同的复杂性和易出错性

建设工程合同文件多而复杂，经常会出现措辞不当、缺陷、图纸错误以及合同文件前后自相矛盾和意思解释上的偏差。容易造成合同双方对合同文件理解不一致而出现索赔。

2.3、索赔的关键点

承包商在履行合同的同时为减少损失，要抓住一切索赔机会。索赔可以说是一项斗智斗勇的工作，为做好索赔工作必须要抓住索赔的关键点。

2.3.1、充分论证索赔权

要进行施工索赔，首先要有索赔权，如果没有索赔权，无论承包商在施工中承受了多么大的亏损，他亦无权获得任何经济补偿。索赔权是索赔要求能否成立的法律依据，其基础是合同文件，涉及索赔权的一些主要条款，大都包括在合同通用条件部分中，尤其是实际工程变更的条款，如：工程范围变更，工作项目变更，施工条件变更，施工顺序变更，工期延长，单价变更，物价上涨，汇率调整等等。除去合同条款以外，承包商还可以根据工程所在国的法律或规定（凡是该国的法律、命令、规定中允许承包商索赔的条文）来证明自己的索赔权。2.3.2、合理计算索赔条款

在确立了索赔权以后，下一步的工作就是计算索赔款项，或推算工期延长天数。如果说论证索赔权是属于定性的，是法律论证部分，则确定索赔款就是定量的，是经济论证部分。这两点是索赔工作成功与否的关键。计算索赔款时应注意以下几点：

2.3.2.1、采用合理的计价方法。合理的计价方法可以降低索赔难度。

2.3.2.2、不要无根据的扩大索赔款项。在计算中不要有意的大量提高索赔款项，而应尊重事实，有理有据。

2.3.2.3、计算数据要准确无误，应该防止任何计算上的数字错误，对计算过程和成果进行反复核算。2.3.3、在合同规定的时间内提出索赔要求

在工程项目的合同文件中，对承包商提出施工索赔要求均有一定的时限。在FIDIC合同条件中，这个时限是索赔事项初发时起的28天内，而且要求承包商提出书面的索赔通知书，报送工程师、抄送业主。晚于这一时限的索赔要求，业主和工程师可以拒绝接受。因此，当发生索赔事态时，应立即请工程师到出事现场，要求他做出提示，对索赔事态进行录像或详细的论述，作为今后索赔的依据，并在时限以内尽早地书面形式提出索赔要求。2.3.4、编写好索赔报告

在索赔事件影响消失后的28天内，写好索赔报告书，报送给业主和工程师。对于重大的索赔事项，如隧洞塌方，不可能在编写索赔报告书时已经处理完毕，但仍可根据塌方量及处理工作的难度，估算出所需的索赔款项，以及所必须的工期延长天数。索赔报告书应清晰准确地描述事实，尽量避免混乱以及自相矛盾。在报告书的开始，以简练的语言综述索赔事项的处理过程以及承包商的索赔要求，接着是逐项地详细论述和计算，最后附以相应的证据资料。

2.3.5、提供充分的索赔证据

在确立索赔权、计算索赔款之后，重要的问题是提供充分的论证资料，使自己的索赔要求建立在可靠证据的基础上。证据资料应与索赔款计算书条目相对应，对索赔款中的每一项重要开支附上收据或发票，并顺序编号，以便核对。证据资料主要包括：图表、信函、变更指令、工资单、设备租赁费收据、材料购货单、照片、录像等。承包商在每项工程开始施工时，就要建立起严密的资料积累制度，以便在出现索赔问题时按需要摘取。在施工过程中应注意积累的证据资料，主要是：

2.3.5.1、施工过程中的记录资料，如:工地施工日志，施工进度记录，质量检查记录，气象水文记录，劳动力、设备和材料使用记录，施工过程中出现的技术问题或安全事故记录。

2.3.5.2、财务收支记录资料，如：施工进度款项支付记录，工人工资表，材料、设备及配件采购单，会计日、月报表，贷款利息收据。

2.3.5.3、施工过程中的现场会议记录，工程师的变更指令或其他通知，往来函件，电话记录。

2.4、索赔的基本原则

索赔是一种涉及各方切身利益的对抗性工作，处理不好易产生纠纷，只有理智地解决纠纷才是上策，除保持头脑清醒，防止对立情绪，力争友好解决外，还遵循以下原则：

2.4.1、实事求是原则:客观真实地证明索赔项目的存在，认真计算所造成的具体损失和额外费用，并提供全面详细的索赔资料，只有这样才能保证索赔项目的合理性、合法性和准确性，以免被对方取消索赔或反索赔。

2.4.2、依据合同原则:工程建设活动非常复杂，任何合同文件都不可避免地存在一些缺陷，因双方的立场不同，对索赔的观点、金额计算等会有不同的理解，分歧往往很大，因此要依据当地的法律、招标文件、投标标书、 合同文本、市场信息资料来摆事实，找出双方都能接受的结果。

2.4.3、公平合理原则:对不可抗力、自然灾害等造成的索赔，不要漫天要价，要站在对方的角度上统筹考虑，以争得对方的理解、支持和同情，并严格按照规定进行索赔，记住 “公平公正、诚实守信”很重要。2.4.1、灵活机动原则:同一个工程项目因双方的期望值不同，索赔中发生摩擦再所难免，若长期纠缠不休，会影响双方长期合作，在不损害整体大局的前提下，做出适当让步、找出双方都能接受的解决办法，以小代价换取大利益是解决纠纷的主要手段。

2.5、索赔的基本程序

从索赔发生、承包商提出申请到索赔处理完毕，大致经过以下步骤：

2.5.1、承包商提出索赔申请:FIDIC条款第53.1条规定：承包项目在实施过程中，凡是非承包商责任造成工期延误和成本增加事宜发生后的28d内，必须以正式函件通知监理工程师声明对此项目要求索赔。正式提出索赔申请后，承包商应立即准备充分详细地证据资料，并在索赔申请发出的28d内提出。第53.2条还规定：若索赔事宜的影响继续存在，在28d内不可能准确地计算出索赔的款额和工程延误天数，经监理工程师同意，可以定期陆续提出索赔证据资料、款额和要求延迟工期天数。该索赔事件影响结束的28d内，必须提出全面的索赔证据资料和累计索赔款额报送监理工程师，并抄送业主。承包商索赔时必须要注意： 2.5.1.1、产生费用增加或工期延长的原因确实不是承包商自身造成的；

2.5.1.2、与合同相比确认已经造成了项目的额外费用增加或工期延长； 2.5.1.3、依据合同规定确实不是由承包商应该承担的风险；

2.5.1.4、承包商确实在事件发生有效时限内提出书面的索赔意向通知。若错过28d时效，就意味着承包商主动放弃了索赔的权利。 2.5.2、监理工程师审核索赔申请:监理工程师正式收到索赔信函后，立即研究承包商的索赔资料、确认责任归属问题，剔出其不合理部分，拟定出自己计算的合理索赔款额和工期延误天数。监理工程师重点审核以下方面：

2.5.2.1、承包商受损失现场的原始记录、照片及声像资料；

2.5.2.2、所引据的合同条款、文件、规范的内容，包括标书、图纸原件和经批准的修改图纸；

2.5.2.3、组成合同的必要管理资料，包括相关往来信函、会议纪要、工程检查及验收证明、各类监理工程师签证、有关付款凭证等。注意：监理工程师有权要求承包商完善证据或提出详细的补充资料，承包商要积极予以配合。 2.5.2.4、事件发生的现场同期记录材料，包括当时的气候条件、施工人数、设备使用情况和各分项、分部工程的验收签证资料等。 2.5.2.5、目前的施工进度和已经批准的财务报告情况等。 2.5.3、监理工程师与承包商谈判：索赔资料确认后，监理工程师约定承包商就具体问题谈判，（有时需谈

判多次）若对索赔项目的责任分担、款额或工期延误天数难以达成一致意见，则监理工程师有权确定一个认为合理的单价或价格，作为最终的处理意见报送业主，并通知承包商。监理工程师在权限范围内可就计算的索赔款额和延误天数发出变更指令。

2.5.4、业主审批索赔处理报告 依据事件发生的客观原因、责任范围、合同条款，业主审核承包商的索赔申请和监理工程师的处理报告，决定是否批准索赔报告。若业主不批准此报告，则只能通过仲裁机关来解决。一旦监理工程师的处理报告被批准，即可签发支付凭证。

2.5.5、承包商认可索赔决定与否

承包商同意了最终的索赔决定，索赔事宜即告结束。若承包商不接受监理工程师的单方面决定或业主删减的索赔金额或工期延误天数，则只能通过进一步的谈判协商直至上述仲裁机关裁决。 2.6、索赔的重要策略

索赔工作要尽可能地通过谈判、反复磋商解决，可以说，索赔成功的前提条件是索赔的准备工作和应遵循的主要原则，而主要原则的应用又依赖于索赔的策略。工程项目索赔工作一般要掌握以下策略：

2.6.1、握索赔目标的策略：在开始索赔之前，承包商必须算准自己的损失，对工料机运管费等进行科学计算，并确定两个索赔目标，一个是必须达到的目标，即承包商应该满足的最低实际需要，否则容易造成自己损失，另一个是可以放弃的目标，利用这一小目标的让步来换取对方的更大让步。要事先预测自己在索赔中得到的期望值，以便在谈判中处于主导地位，顺利地达到自己的目标。

2.6.2、说服对方的策略：索赔工作必须防止产生对立情绪，注意始终保持和谐友好气氛，把自己的意图清晰明确地传达给对方。避免一开始就讨论易引起争论的问题，要先易后难，尽可能把正在争论的问题和已经解决的问题联系起来，强调其中有利于对方的一面，如我方工程质量好、技术娴熟、信誉高等，让对方信服我方的优越条件，有利于索赔目标的顺利实现。

2.6.3、借用专家力量的策略：若索赔工作产生对立，双方又不肯让步时，解决的最好办法就是借助索赔专家的力量或委托专门的咨询公司来处理，以帮助承包商寻找国家的法律、政策和条令，整理有关资料，以增强承包商提出索赔要求的份量，这样有利于冲突的解决，并公正地处理索赔问题。 2.6.4、识别对方违约的策略：当承包商按照合同条款和实际情况、充分的证据与对方进行谈判时，对方寻找各种理由不予答复，想方设法违约，承包商要保持清醒的头脑，专心倾听对方的观点，以事实为依据，以合同为准绳，耐心地分析并解释利弊，因势利导说服对方，使其朝自己主张的目标靠近，从心理上拉近双方的距离。 2.6.5、人际攻关的策略：由于性格、环境、成长的经历都不尽相同，承包商将面对不同性格、嗜好、语言、生活方式的人，彼此之间存在很大差异。要仔细研究对方的背景材料，谈判时，热情而有礼貌，主动接近对方，寻找双方共同感兴趣的话题。在客观事实存在的情况下，有许多索赔工作的成功与否取决于监理工程师或业主的态度。 2.6.6、此外，有些监理工程师或业主还惯用“最后通牒”的手法来要挟承包商，即以最后一次机会，要求限期达成协议，否则就不得不中断谈判或者以另寻求合作伙伴为由来促使甚至威胁承包商让步。遇此情况，要把握大局，根据不同具体情况，采取不同的对策。

3、结束语

工程索赔是合同各方的正当权利，重视并认清工程索赔的原则和程序，严格按索赔规定采取有效方法来实施索赔，是工程建设承包项目管理的重要环节。承包商只有提高合同意识、风险意识和索赔意识，出现索赔事件不失时机地申请索赔，才能保护自己的合法利益，也有利于促进索赔工作的发展。 参考文献：

[1] 《土木工程索赔方法与实例》李建设，吕胜普人民交通出版社2005；

[2] 《建设工程百科全书》（工程建设监理）张自杰，方中平，侯渡舟中国建材工业出版社，1999；

[3] 《公路工程国际招标文件范本》（第一册）魏志祖 人民交通出版社，1999；