利用信息科技提升校园档案工作

学校档案是广大师生在长期教育教学工作、学校管理和学生学习实践等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、影像等不同形式的材料。它是研究改进、提高教育事业不可多得的宝贵史料。对这些资料的管理是学校管理工作中的重要内容，也是衡量一所学校办学水平的标尺之一。只有建立健全高效、快捷的学校档案管理体系，才能更好地为教育科研和学校各项工作提供优质服务。

档案管理工作和档案材料都是以各种材质的纸张为主，并通过记录和书写的方式来进行信息的保留和存储，但传统人工的方式进行档案管理存在很多不足：一是接触的人员较多，保密性较差。二是容易出差错，效率低。三是档案的查找、更新和维护困难。笔者认为，针对传统档案管理方式所存在的不足，学校应当建立起信息化学校档案管理体制——实现档案管理信息化。

信息化档案管理能否成功地应用在学校档案管理中，关键在于学校领导的支持和各部门主管的积极参与，尤其是领导思想认识的提高。要让学校领导充分认识档案信息化的重要性，认识到档案信息化对学校各项事业创新与发展的重要性，切实将档案信息化提高到学校发展与改革的高度来对待。将档案工作落实到实处，切实将档案工作纳入学校主要领导的议事日程，纳入部门的考核，纳入档案人员的职责范围，使档案管理有领导保证、人员保证、时间保证、经费保证。这是加快学校档案信息化的关键，也是学校档案事业生存与发展的根本保证。

档案标准化、规范化是实现档案信息化管理的第一步。信息化档案管理要符合档案管理的各项标准，包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面都要标准化和规范化。档案管理的各个环节、步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入计算机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。

信息化档案管理的前提是实现档案系统的办公自动化，只有建立具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统，才能够实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用的信息化管理。目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。要实现档案信息化，必须从文件材料产生开始就运用统一的计算机管理系统，完成撰写、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来，这样学校各部门就可以通过网络实现对这些档案信息资料的共享。

档案信息化建设依靠的主要是高素质的档案工作者。从目前学校实际情况来看，大部分档案工作人员都是一兼多职，对档案管理信息化十分不利。要改变这种状况，最简捷的办法就是改变队伍素质结构，适应新的工作需要，要加大档案管理人员的业务培训，使其领会现代化科学管理档案的内涵和特点，使档案工作人员具备以下五种能力，即档案信息真实性的维护能力、档案信息的获取能力、档案信息的鉴定和评估能力、档案信息的加工与提炼能力、档案信息的交流与传播能力，从而提高档案管理效能。

加快档案信息化的建设，就要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，实现档案网络化管理。要制定档案管理信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持。计算机的存储量丰富而广泛，由计算机编印出的文件分类、主题等目录，依托安全可靠的检索系统，无论是学校自身查找资料，还是其他查阅档案的人都会快捷而准确地实现查找。所以，学校应从实际情况出发，力争全用计算机管理工具联成一体，实现档案管理的信息化、网络化、自动化。

信息化时代，对学校档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的管理模式和理念向信息化管理模式和理念转变，要充分发挥信息技术在档案管理中的应用，使学校档案管理工作发挥应有的效能。