图书馆人力资源管理初期工作

【摘要】 图书馆在引入人力资源管理时要做的两个初期工作,普及人力资源管理观念以及做好本馆工作分析。

【关键词】 图书馆;人力资源管理;工作分析

21世纪是以电子化、数字化、网络化为主要表现形式的知识经济时代,人力资源已逐步成为一个国家经济和社会发展重要资源。谁拥有了高、精、尖人才,谁就会占领制高点。图书馆迫切需要转变观念,增强人才意识,运用科学人力资源管理理论,建立合理制度化和人性化管理机制,把人力资源潜在优势转变为人才优势。图书馆在人力资源管理方面要做好两个初期工作:普及人力资源管理观念和做好本馆工作分析。

一、图书馆人力资源管理现状

1.图书馆对人力资源主体性作用认识不够。受各种因素影响,在很长一段时间内,图书馆对人力资源特征、功能和影响缺乏深入细致地分析研究,对人力资源主体性作用认识不足,使得图书馆人力资源开发利用处于落后状态,大多数图书馆没有从根本上认识到人力资源管理重要性。

2.图书馆人力资源挖掘管理滞后,抑制了馆员主动性。以前图书馆受人事管理制约,限制了人才发挥。特别是在激励机制上不完善,不能使那些真正人才脱颖而出。虽然也在制度上确立了公开、平等、竞争、择优等原则,它只停留在文件上,缺乏可操作性,更没有落实在行动上。在薪酬待遇上存在严重平均主义思想,抑制了馆员主动性,不能真正体现人才自我价值。

3.图书馆人力资源开发利用投入严重不足。据统计,以前大多数图书馆只是象征性投一点经费用于馆员再教育、再培训,这使得馆员学习与培训缺乏连续性和系统性,人力资源尚未充分挖掘,这种状况严重影响了图书馆事业长久发展。

4.图书馆馆员质与量矛盾。由于图书馆馆员素质偏低,普通管理人员过剩,高层次管理、技术人员又严重不足。这种情况便造成了图书馆一方面大量低层次人群争着进来,一方面高素质人纷纷跳槽,这种矛盾还呈不断加剧趋势。如何解决图书馆引进人才、留住人才问题,是图书馆人力资源管理新课题。

二、工作分析

1.工作分析概念。工作分析又称职务分析,是指进行信息收集、分析、综合以及作出明确规定过程或一系列活动。具体讲,工作分析就是全面收集某一职务有关信息,对该工作从6个方面展开调查研究:工作内容、责任者、工作岗位、工作时间、怎样操作以及为何要这样做,然后将该工作任务要求进行书面描述、整理成文过程。工作分析是人力资源管理与开发工作基础,不仅为人力资源规划提供前提保证,而且为工作评价、选拔、考核工作、员工培训与发展、绩效管理、薪酬管理等工作提供有力保证。

人力资源管理最早是企业管理方法之一,西方国家早已运用于图书馆管理工作之中,并取得了显著效果。我国图书馆管理学从理论上专门进行研究探讨还处于初级阶段,付诸图书馆管理实践更是少之又少。必须高度重视图书馆人力资源管理理念引入,认清工作分析是一切人力资源管理工作基础,将工作分析经常化、战略化、超前化,充分发挥工作分析作用,不断增强图书馆人力资源管理适应性。

2.工作分析内容。一般来说,工作分析包括两个方面基本内容:一是工作描述。工作描述是通过对工作调查,在取得有关信息基础上,对工作物质特点和环境特点作具体说明,主要解决工作内容、任务、责任、权限、标准、工作流程、环境等问题。二是任职资格说明。任职资格说明就是找出工作岗位对任职人员各种要求,如技能、学历、训练、经验、体能等。任职资格说明对任职人员提出生理要求、心理要求及其它一般要求。

3.准确进行工作分析有效方法。

(1)面谈法。是人力资源管理人员和工作执行者面对面谈话来收集信息资料方法。面谈法类型包括个别员工面谈法、集体面谈法和主管面谈法。面谈时可以要求以上三个类型雇员叙述所作工作内容及他们怎样完成任务,然后,再用标准格式记录下来。面谈法优点是能迅速而简单地收集工作分析资料,适用面广,具体而相对准确。不足之处是访谈者在回答问题时会有所保留,可导致信息失真,这种方法不能单独用于工作分析。

(2)观察法。是指人力资源管理人员直接到现场,亲自对一个或多个工作人员有关工作内容、方法、原因、程序、目等信息记录并收集一种方法。观察法适用于体力活动为主工作,其缺点是不适用于脑力劳动为主活动。总之,观察法有助于工作描述,但难以提供工作要求方面信息。观察法经常和面谈法结合使用。

(3)工作体验法。是指人力资源管理人员通过直接参与某项工作,细致深入地体验、了解、分析工作特点和要求一种信息收集方法。这种方法优势是人力资源管理人员可以通过实践掌握第一手材料,可以补充了解一些观察不到内容,且有助于进行工作描述和工作要求。不过这种方法之适合于简单、短期可以掌握工作,对需要大量培训才能从事工作则不适用。

(4)资料分析法。是指利用现有一些书面材料获取工作分析方法。资料包括现有岗位规范或责任制文书,员工关键事记录等。这种方法应注意在收集信息时,要审慎分析这些书面资料实效型、适用性、客观性。

(5)问卷调查法。是通过结构化问卷来收集信息一种方法。通过在岗人员填写工作信息调查表来获取有关工作信息。这种方法在工作分析中使用最为广泛,其优点是节省时间、费用低、速度快,可以在大范围内对所有员工进行调查,加之调查表是一种标准化、格式化表格形式,一方面便于资料整理工作,另一方面可以用计算机处理。使用这种方法要注意问题是对试卷设计要求较高,问卷设计工作者应具备一定素质、经验和技巧。

人力资源管理人员可以根据所分析工作性质与特点,在应用时可以分析具体情况,选择一种或几种方法结合使用。无论采用那种方法,目是使收集到工作信息真实可靠,准确完备。

4.工作分析程序。是对工作一个系统分析评价过程。这个过程可以分为四个阶段:

(1)准备阶段。主要是了解情况、确定样本、建立关系、组成工作小组。

(2)调查阶段。根据调查方案,按选定方法、系统和程序收集信息,对所分析工作过程、工作环境、工作内容、工作人员等主要方面进行相关调查。

(3)分析整理阶段。这是工作分析关键环节。是对上一阶段所获取信息有关工作特征和工作人员特征进行全面分析,并初步整理出任职说明书。

(4)完成阶段。是用书面文件形式表达工作分析结果,就是根据规定和所得信息编制“工作描述”和“任职说明书”。

三、几个关键性问题

1.造学习氛围,树立终生学习观。图书馆要使自己成为学习型组织,树立为生存而学习理念,通过学习激活和提高馆员业务水平与工作能力。学习前人经验,工作中相互学习,优势互补,提倡理论与实践相结合。我们所处知识经济时代,已把学习渗透到所有工作和社会生活中,每个人都要积极探索如何把学习贯穿、融汇于自己整个工作过程中,有人曾说过,学习是防止人才折旧最好方法。当今学习要求永无止境,图书馆要在内部设立制度,奖励勤奋学习、成绩优秀,并能使工作进步馆员,激励学习,激发学习积极性。

2.建立竞争机制和用人机制,促进人才最优配置。最好办法就是在图书馆内部建立岗位竞争机制,根据岗位要求,合理配置人力资源。图书馆必须创造条件,唯才是举,用人唯贤。作为馆领导还要用人得当,根据每个馆员个性、知识、能力层次和差异,安排到适合它们具体工作岗位上,使每个馆员各尽其所,人尽其才。只有这样,图书馆才能靠良好“软环境”来吸引人才、留住人才。

3.建立健全科学合理激励机制。科学合理激励机制能最大限度调动全体馆员积极性、创造性和主观能动性。图书馆必须在建立健全岗位职责规范和加强人力资源开发同时,定期对馆员进行业绩评定和素质能力分析,根据个人能力高低安排、调换适当岗位,图书馆要用各种经济或非经济手段激励广大馆员,如用奖金、弹性工资给予物质上奖励;设立各种荣誉称号给予精神上奖励。在物质生活日益丰富今天,多一些精神上奖励,满足馆员在精神上需求,这样激励作用会更大。

参考文献

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