ERP优化成本控制管理

企业生存的动力和最终的目的是为了盈利,创造利润。因此,企业必须保证企业生存公式:利润=收入-成本(成本大于零,且在一定的合理范围内)。因此,企业既要追求多创利的目标,增加销售收入,又要千方百计地降低成本,节能降耗。当企业与竞争对手的市场销售收入相差不大时,成本的控制则成为企业取得竞争优势的关键。

一、ERP在企业的广泛使用

但是在传统的手工管理模式下,企业的成本控制受诸多因素的影响,往往不易也不可能实现各个环节的最优控制。现代成本管理需要一个能协调地计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。ERP作为现代企业的内部管理平台,除了提供全套的物流解决方案,监控和优化企业的整个生产流程外,ERP也为企业资金管理领域提供了强大的控制和丰富的分析功能。目前国内已经有相当数量的企业开始运用ERP进行成本管理。ERP的一个重要特点是集成性,该特性使得在ERP平台上工作的人们用一个声音说话,他们所面对的是一套源头唯一而且准确的数据。例如在SAP-ERP的成本管理系统中,所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。

ERP是将先进的管理思想用信息化的平台表现出来,它在企业的实施过程不仅仅是信息化改造过程,更重要的是企业管理思想变革的过程。ERP的应用给企业带来的是管理上的规范化、标准化。同样,ERP的成本系统也不是仅仅停留在能够完成计算机化的成本记录、归档等传统任务,更多地贯穿于ERP成本管理中的其实是管理会计的原则和思想。

二、标准成本与实际成本的差异

当前大多成熟的ERP系统均集成了标准成本管理系统。由于ERP系统的高度集成的特性,各种因素对标准成本影响的结果需要耗费相关人员大量的时间和精力去分析,毕竟再智能的系统依然需要人的参与。

1.标准成本的差异类型

标准成本的差异的来源主要存在三个阶段,即采购、存储和生产。

采购过程的差异主要围绕订单、发票及收货环节的不配比造成。理论上三者的各要素应当一致,但事实上除了采购价格和标准成本的人为设置的原因之外,由于其他各种原因造成的差异因素千差万别。为便于控制主要因素,价格、发票、标准等差异几乎成为标准的设置。

理论上存储是静止的,但由于各种原因,实物与账面的差异始终存在。物流过程中,任何存放物料的地点都存在账实不符的风险。

生产环节可能由于各种原因造成的实际用料和物料单的不符,人工和制造费用也会由于标准费率与实际的偏离造成差异。

2.差异的分析控制

只有充分把握差异的来源和成因,才能从根本上分析成本的差异,并采取有效的手段控制成本减少异常的差异出现,以保持存货和成本的真实性与合理性。

采购环节的差异始终围绕订单、发票、接收三个环节产生。对于采购环节的差异,采购部门应逐月搜集相关信息,找到问题的根源加以解决。针对采购流程的全部作业活动的关键点实施跟踪控制,加强信息流的准确性和及时性。例如针对采购订单的下达和传递过程,应搜集采购员下达的订单信息和供应商收到的信息进行分析。通常由于控制的薄弱造成下单错误(数量、单价、单位、货币等),或者由于供应商的疏忽造成处理错误等。同时由于供应商用错误的订单信息会造成相应的发票,出货的错误。而事实上供应商财务人员的疏忽,以及发货的错误,同时接收人员的大意,都会造成差异的产生。如果追溯采购差异,上述所有环节均可能成为问题的根源。所以相应的控制流程必须清晰而且有效。采购部门应在财务部门的配合下,考核差异到订单,加强对于这些控制点的控制,加重在考核指标中的权重。

存储环节通常会由于公司管理的漏洞、库管人员的疏漏、物料价值的重估、BOM问题等造成差异产生。ERP系统中的记录的物料信息和实际的盘存差异,应由责任人员书面提请报告并批准后相应调整库存。由于物料价值重估产生的差异应用后进先出法在存货成本和销售成本之间进行分配。BOM错误会造成存货数量和价值的错误,制造企业应对BOM结构和版本进行审核和控制,避免由此造成的差异。

制造环节的差异通常由于BOM的错误、库存、订单错误、领料等造成各种异常差异和成本波动。公司应对生产订单的差异原因进行分析,并由生产管理人员牵头组织相关人员对差异原因进行剖析,找出原因并采取措施。

由于ERP系统的高度集成性,任何上游的异常业务均会造成差异的产生。公司应标准化各操作流程,加强对系统录入信息的质量控制,并采取差异负责制由责任人对差异负责,逐步从源头减少差异产生的几率,使得标准成本真正成为企业管理的利器。

三、举例说明

1.标准成本和差异计算的关系

标准成本(StandardCosting)是运用科学的、统计的方法,事先设定好成本,事后分析标准成本和实际成本的差异。借此,在责任会计制度(ResponsibilityAccounting)的框架下,以成本为中心对生产部门有评价,并对今后年度的预算制定进行反馈信息的作用。因此,重点不是在于单纯地了解标准成本下的成本是多少,而是在于分析实际和标准的差异,所以工作中侧重在分析和事后对策上。