物资合同管理在供应链中发挥的作用

摘 要：近年来电力企业物资集约化管理的深度不断推进，在物资管理的工作环节中，物资合同的履约管理变得越来越重要，物资采购合同管理工作涉及面广，需要涉及的相关部门及各工程项目部门互相支持、密切配合、通力合作，才能确保物资采购合同履约执行工作有序进展。强化物资合同管理在整个物资供应链中发挥的巨大作用，为本单位后期生产工程项目的建设提供了强有力的物资保障。

关键词：物资；合同管理；供应保障；作用

一、合同管理概述

近年来电力企业物资集约化管理的深度不断推进，在物资管理的各工作环节中，物资采购合同管理工作涉及面广，需要在涉及的各工程项目部门及相关部门互相支持、密切配合、通力合作，才能确保物资采购合同履约执行工作有序开展，因此认真研究物资合同的签订、履约、变更等管理变得越来越重要。鹤壁公司在物资集约化管理中，认真做好合同履约的管理工作，通过强化合同签订、执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析手段，督促各供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，深化物资合同管理在整个物资供应链中发挥的巨大作用，为本单位生产工程项目的建设提供了强有力的物资保障。现将目前河南省电力物资合同管理的运作概况和工作流程简述如下。

二、合同管理流程

物资合同管理从集中招标采购定标后发出中标通知书开始，包括物资合同签约、合同履行、合同变更、资金结算和合同资料归档整个过程的所有环节。下面对各管理环节依次进行论述。

2.1物资合同签约：目前在国网公司的物资集约化管理中，需求单位所有物资采购均执行以“总部直接组织采购（即国直方式）”、“总部统一组织监控，省公司具体实施（即国委方式）”为主的二级集中招标采购政策。集中招标采购的中标结果发出后，各网省公司将合同信息维护到国网电子商务平台（ECP）中，供应厂商通过电子商务平台对合同信息进行确认，生成纸质合同，由省公司统一与中标厂家签订商务合同。地市公司物资部门可以根据省公司物资部下发的通知计划安排、项目实际情况通知项目部门在合同签订前与中标供应商签订技术协议。物资采购合同的技术参数、商务条款的确定主要依据采购文件及中标人响应的投标文件。合同签订时，双方对技术条件、商务要求，包括价格、交货期、交货地点等要素必须严格按照采购结果进行签订，不得对任何实质性内容进行修改。

2.2物资采购合同文本：随着国网公司物资集约化管理的深化，合同管理广度和深度不断拓展，为适用物资管理新形势的发展，提高物资合同签订效率和履约水平，国网公司结合系统各单位实际应用情况，编制了41类设备/材料专用采购合同文本、电力设备/材料通用采购合同文本、非电力设备/材料通用采购合同文本和协议库存物资采购合同文本。编制物资采购统一合同文本可以有效防范法律风险，为深化合同结构化、标准化和自动化管理奠定基础。国网公司系统内签订的所有合同均统一使用标准的合同文本。

2.3物资采购合同履约：物资合同生效后，地市公司配合省公司物资管理部门进行物资合同的跟踪、督促、履行，及时办理物资合同变更、撤销相关手续；反馈供应商的履约情况；监控物资合同履行中的异常情况，并组织项目部门商讨解决方案。在合同履约管理中，加强对合同执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析，督促供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，确保合同履约管理的及时、客观、公正。合同一经签订，具有法律效力，供需双方必须严格遵守。任何单位及个人不得以任何形式泄漏或不正当地使用合同中涉及公司的商业机密和技术秘密。地市公司物资管理部门根据前期物资需求计划日期及工程项目实际施工计划进度安排，向供应商发出供应计划通知单，供应商核对供应计划通知单并按要求将货物发送至施工现场或指定地点，完成物资配送。

2.4物资采购合同变更：物资合同履行阶段发生的变更，应由市公司项目部门提出，经省公司项目管理部门确认的书面变更申请报告，提交省公司物资部按公司相关规定，经审批后与供应商签订补充合同/协议。对采购结果中的物资类别、主要技术参数等实质性内容进行重大变更时，应撤销原合同，重新纳入计划采购管理。在合同执行过程中，由于设计、工程项目变更等原因，需要进行合同的变更时，市公司项目部门提报《变更单》，在合同约定的幅度内，经省公司项目管理部门确认，报省公司物资部批准后按照《物资合同承办实施细则》执行。物资合同在签订过程中发生的变更记录，应由与会相关代表签字确认，并作为物资合同的附件。根据物资合同签订变更记录，物资需求单位应及时在ERP系统中对物资需求计划进行相应修订。

2.5物资采购合同信息管理：地市公司物资管理部门应做好合同物资的催交催运、配送仓储、移交验收、现场服务、日常协调等工作，收集、汇总、分析合同履约的相关信息和资料，及时报送上级物资管理部门。合同供应商在履约中发生违约的，按《河南省电力公司供应商违约问题处理实施细则》执行。地市公司应及时将供应商合同履约情况收集上报省公司物资部，物资部建立信息周报，对相关信息进行通报。对在合同中出现的供应商质量问题、违约行为等进行处理，必要时可以采取一定的制裁手段，如限制授标、暂停授标和在评标中减扣分等。

2.6物资采购合同归档：物资采购合同档案的建立包括从物资合同谈判、起草、订立、履约和终止全过程生成的有关资料，包括谈判记录、商务合同与技术协议文本、会签单、变更申请单、信息反馈单、违约处罚通知单等内容。各级物资合同管理部门根据工作需要建立《采购合同台账》，主要由物资采购项目名称、合同签订时间、批次、名称、规格型号、数量、单位，供应商名称、联系人及电话、项目负责人等组成，并做好台帐信息的及时更新。物资合同管理负责按照《物资档案管理标准》要求，做好所有物资合同及相关资料的整理、归档、保管和移交工作。对物资合同档案的分类归档，可以将物资合同并入工程项目建设档案，做为项目资料一同移交档案管理部门。如无工程建设档案的，可以按年度分类整理成册，编制好合同目录。

三、结语

随着电力企业物资集约化管理的深度不断推进，合同履行在物资管理中的影响越来越重要，规范合同管理模式，加强对合同履约中的跟踪追溯对合同的顺利执行起到积极的促进作用，对于各供应商来讲，可以减少合同纠纷，增加诚信度，为建立良好的合作关系打下基础。

参考文献：

[1]《国家电网公司物资集约化管理》中国电力网，2012，12.

[2]《河南省电力公司市公司物资管理标准》豫电物〔2011〕237号.

作者简介：刘芸（1975-），女，河南新乡人，本科，工程师，单位：河南鹤壁供电公司，主要从事电力物资合同管理工作。

李卫军（1974-），男，河南滑县人，本科，工程师，单位：河南鹤壁供电公司，主要从事人力资源管理工作。